新的一年,升级你的时间管理

西班牙-圣家堂

时间管理,让你步入职场后的工作更有效率,让你的工作起点比同龄人高出一筹。

大多数职场人都有一种叫时间焦虑的症状,就是有很多事情需要完成,被很多人催着,自己没有办法主动选择和安排工作,感觉时间不是自己的,从而异常焦虑,感到压抑。

今天,我就在众多的时间管理中给大家介绍三种方法,这三种方法存在层次的递进,熟练后可以交叉应用到一起,逐渐摆脱时间焦虑。

001 清单法,享受打勾的快感

清单法,即to do list,这是时间管理的入门方法,只为把清单的待办事项尽快按要求完成。

初入职场时,你会感到一整天的工作时间好像不是自己的,都是别人安排给你的各项任务。但清单在手,当你写下要做的每一件事时,你的头脑会一下变得格外清晰。

我刚工作那会,工作内容都是上级领导安排的,非常琐碎,还有时间要求。

那时我买了一个厚厚的笔记本,每天晚上或一早列好每日需要完成的任务清单,把时间节点靠前的列在前面,并把提交时间和任务要求也一并写在旁边。

看着自己在完成的事项前打勾,任务由多变少,直到统统消失。这一刻,会收获很确定的完成感,慢慢会形成对时间和任务的掌控感,从被动到主动。

002 四象限法,优先级你的重要任务

工作一段时间后,你可能会遇见这样的情况。你的工作里出现了长期任务,它很重要,但没有设置时间节点或者时间节点是在未来的某一刻。

这时的你每天都忙碌在清单任务上,根本没有时间、没有精力去思考这个长远的重要目标,你会突然发现清单法不管用了。这时,你的时间管理方法可以升级到四象限法。

四象限法就是将工作按照重要和紧急维度分为重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要和不重要不紧急四个象限。

你先将“紧急不重要和不重要不紧急”的任务用清单法快速完成。如果你有下级或实习生,可以把这部分安排下去。

而你需要关注到“重要且紧急”的任务上,专注高效的完成它,给“重要且不紧急”的任务留有往前推进的时间。

003 GTD法,专注把长期事情做完

在一段时间内,四象限法会缓解你的焦虑。但随着你职位的升高,任务越来越复杂,下属也多了起来。

这时你可能会出现忙不完的情况,比如会一直忙碌在“重要且紧急”的理事上,“重要且不紧急”的管人上,根本顾不上。

在完成“重要且不紧急”的事情上,我要推荐第三种时间管理的方法——GTD(Getting Things Done,把事情做完)。

GTD大致分为五个步骤:

1)收集。将一段时间内,比如在未来一个月或一个季度内的必须要完成的事情罗列于“待办事项”中。

2)整理。将“待办事项”进行分类处理,分为“立即完成”和“不可立即完成”两类。对于“立即完成”的立即行动,清空任务。“不可立即完成”的进入到下一步。

3)规划。将“不可立即完成”的任务再分为行动、委派和未来三种任务清单。

行动清单需要细化成更为具体、可立即执行的行动计划;

委派清单可以将任务委任他人去完成;

未来清单则是规划出未来某几个时刻的任务产出和对应的行动计划。

4)执行。按照清单开始执行,避免瞎忙的情况出现。

5)回顾。每周进行清单回顾、检查和更新,确保任务都正常推进,并保证下周任务按计划进行。

这种方法适用于在工作中有主动时间管理权的人,以较长的时间周期去进行时间管理,比前两种方法更具前瞻性。

由此可见,时间管理是相对的,但所面临的困难却是绝对的。

每一次时间管理的升级都意味着你站在了更高的地方经受考验,而你也在这考验中成为了更好的自己。

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