图书:《佐藤可士和的超整理术》
日本的设计创意大师佐藤可士和,是各大品牌——比如优衣库、朝日啤酒等品牌的创意指导,在其著作《佐藤可士和的超级整理术》中,他提出的核心论点是:整理空间、整理信息、整理思考。
整理空间,就会满目清爽,不会被乱七八糟的东西影响思考。
整理信息,就可以把纷杂的干扰信息排除掉,实际就是业务流程改善,通过信息和流程的整理,让我们一做就会。
整理思考,其实就是方针管理,把头脑里的思绪变成看得见的信息,一起思考未来我们怎样做得更好。
佐藤可士和的三句话其实涵盖了5S、PFK、方针管理。
丰田说“不会收拾的人不会工作”,“收拾”就是摆整齐、扔,其实就是“整理”、“整顿”的意思,丰田的科长手头基本没有文件夹,10秒能拿到任何需要的东西或资料。
我们非常容易产生“暂且保留”这种想法。尽管不是立刻要用,可视将来可能需要,所以与其舍弃,不如暂且保留比较安心。这样说服自己非常容易,然而,那个将来时不确定的遥远未来。试着逼问自己“暂且”指的是到什么时候?事实上,那是完全无法预测的。换句话说,想要暂且保留的,多半是重要性较低的东西。
除此以外,如果将食物归为“暂且保留”,就等于从整理对象中排除,只是每天带来带去,有时也只是在拖延最终判断,将来势必得再面对设定“优先排序”的问题,不淡浪费时间,也降低正确性。就结果而言,将导致工作水平难以提升。
【笔记】
前段时间整理自己的手机相册,发现当时截了很多图,是在看视频的时候看到觉得有用的东西,于是就截了个屏“留待后看”,虽然直到我清理相册的时候,才去看他、整理它。
回想一下,当时截屏的目的就是怕错过,其实也就是一种“不安”,害怕错过好东西的那种不安全感,于是截屏保存,而一旦保存,心中的那种不安也就消失了,于是也就没有动力再去看他了。这就很像我“收藏”的很多文章,当一篇文章被我收藏后,以目前的经历来看,再也没去看过。
我还记得我小学五年级的时候,每次上学、放学都拎着一个包里面放了很多书,但其实我每天都没有看这些书,但我就是拎着,拎过去再拎回来,这其实也是看这些书让我心安,其实我从来没去看过。到了初高中也是一样,每次周末回家、或者放假,我都会带很多书,觉得自己会去看,因为如果不带着会让我有很大的焦虑感,虽然每次带回去的书一眼都没看过。
有时候,真的是需要和自己的不安、焦虑作斗争。现在想来,非常佩服那些一放假,啥书都不带就去过节的同学,他们也许很清楚自己就是不会看,也不焦虑,就开开心心去过节了。
你会发现,“暂且保留”某些实体的物品也好,“留待后看”照片这种虚拟的东西也罢,都是在用这样的行为来让自己“心安”,一旦心安了,也就不会有动力去看了。所以,现在我给自己定的基准,就是相册里消灭“留待后看”,要么图片截下来以后立马就去看,该学习学习,该提取信息提取,然后处理掉——要么分类、要么删掉。
人类的精神极易受视觉左右,视野里的杂物一多,注意力就不免涣散。即使自以为可以同时做很多事情,终究只能一次做一件事。因此,我彻底排除视野里的杂物,好让自己专注于单一事项。
我上次看到华与华公司员工的办公桌,几乎没有杂物,底下还没有抽屉,就是让员工做出选择,只放工作需要的材料,不分散注意力。其实我们的注意力真的非常容易受到其他东西的印象,比如我在工作的时候,有时候也是很多材料都放在周边,受影响都是不经意的,你也不会觉得有什么,但是就会有一部分注意力就到那里去了。
不光是实体的环境,如果我们的手机里、电脑里的环境一样杂乱无章,那么我们一打开手机,原本在做这个事情,打开手机是要查一个资料的,结果看到别的app就打开看一下,或者浏览器有别的信息搜索上次没看完就再看一下,这都是很自觉就这么做了,但是工作时候的效率就下来了。
可能我们也不觉得有什么,但是一天下来成果物就是出不来。所以不光我们的办公环境周围要整理清楚,只保留当下工作需要的东西,其他一概或者扔掉或者收好,而且手机里、电脑里也一样,以免受到干扰,而且因为有些知识型岗位都是用电脑来工作,这个环境的整理可能还更重要,太多情况就是一打开手机,就忘了原本要干啥了,因为手机里的干扰太多了。
我要再介绍一个寻找观点的好方法:一旦迷惑,就试着想象具体场景。换言之,设定各种“时间、地点、场合”,思考该如何说明自己面对的事物,例如:在公司简报时、向女朋友解释时、受访答复时等等。假设的对象不能是使用“使用者”、“客户”这类缺乏明确性的人物,因为缺乏真实性,将导致无法掌握对象的价值观差异。
【笔记】这里讲的就是信息的整理了,我们在整理空间的时候,可以根据“使用频率”、“对自己重不重要”这种标尺来衡量,或者作为依据,但是整理信息的时候,我要依靠什么呢?就得依靠一个观点或者远景。
思考整理术:
将自己和对方的思绪置换成语言;
建立假说,大胆向对方提问;
思考时要对于别人的事情视如己出
这就是最难的思考整理术,其实比较简单的方式,就是将在头脑里甚至是潜意识层面流动的意识,整理出语言,这个过程并不容易,但是当我们能用语言来表示头脑里的思绪,也就真的是在做思考的整理了。