高效解决80%的常规任务，才能腾出手来推进关键任务

忙，救火，高效率，低效果

我们每天都很忙！

从一早到办公室开始，不是开会，就是邮件，不是微信，就是有人找你沟通！

不是领导给你派活，就是其他同事求助，作为下属，上级，同事的不同角色扮演者！

我们都疲于奔命，四处救火，回头一看，MDZZ，自己还有一堆活！

每天就是救不完的火，干不完的活！

真正重要的事情，常常一拖就是几个月，甚至2019年的计划可以直接在2018年计划上改个数字j就行了。

在家里，作为你爸妈的孩子，你孩子的爸妈，我们还承担着家庭的重任，不管是家务还是其他老人家和小孩子没法自己搞定的事情，都要我们来搞定；

另外，我们还有自己的需求，社交，娱乐，学习等等，于是，我们每天都很忙，上班忙，下班忙，忙不完的工作，忙不完的事情，忙得我们都被自己感动了：我都这么忙了，为什么还不能玩会儿，我都忙成这样了，为什么不给我加薪，我都快忙死了，你们还要怎么样？

这就是我们的画像，很忙，忙到自我感动，忙到渴望放松，忙到各种抱怨，但是生活和工作很多时候还是在原地打转，忙来忙去做的都是救火的，应急的，一次性的，无法积累的工作，那些真正重要的事情几乎都停留在计划中。

怎么办？！

我们需要改变，我们应该改变，想要要把主要的精力和资源投入到20%的关键事情中去，就必须先解决这些天天让你团团转的日常任务和突发情况。

我们应该如何改变，

第一步，任务分类

请出紧急重要四象限来帮忙，先把工作或者任务按重要程度和紧急程度分分类，

紧急不重要=快速搞定或者授权给别人搞定 重要又紧急=优先搞定

不重要不紧急=想都别想，让别人去搞 重要不紧急=每天都要投入去做的关键

其实重要又紧急的事情，大部分是我们以前没做好重要不紧急造成的，所以该补课要补课，除了补课，就要把现在的重要不紧急做好，以免以后又变成重要又紧急

第二步，设计一个GTD(getting things done）系统

分完类，知道要做什么了，接下来就该考虑如何去做了，通常来说这个时候就该PDCA出场了，计划→做→检查→修正，这个套路我们都很熟悉了，但是日常工作中间一定会有很多任务过来插队的，这个时候我们该怎么办？

我们应该设计一个更加柔性的系统来搞定这些日常的常规共走，留出时间对付重要工作；怎么柔性呢，我们需要一个接纳临时插队，或者刚刚生成的任务的容器，用陈老师的话来说就Inbox收件箱。当我们在工作时候，有新的任务进来，我们先把这些新任务放到这个Inbox或者说任务箱里面，记录清楚需要做什么，要达到什么目的，什么时候需要完成，当完成手头工作后，检查Inbox，根据工作实际情况确定先做什么。

第三步，落地执行

系统设计好了，那么我们就该开始执行了，按照PDCA的方法，我们先在笔记本上做计划，按照3things（重要不紧急），已知其他工作，Inbox，检查和复盘把页面如下分配

每天早上上班第一件事情，泡一杯咖啡，坐下来，认认真真花10-15分钟，做计划，

对于3things要确定做什么，投入多少时间，

对其他已知工作，要写上做什么，几点钟完成

对于Inbox就等待有任务来的时候填进去，也需要填写需要完成的时间

这种利用笔记本或者其他工具来做计划，记录的办法，最大的好处就是不要用自己的大脑去做详细记录，需要做的时候检查笔记本就好了，减少了不必要的记忆工作。

当然，现在也有很多关于GTD的软件和工具，看个人喜好吧，形式并不是关键，虽然好的形式也会有很大的帮助，但是好不好其实还是关键看执行。

以我个人的经验，用笔记本来做每日的GTD最大的好处有 一、一边写一边思考，印象深刻，比拍照什么的更容易记住，二 、做完一项就可以简单复盘，更有感觉，三、一周8页，一年430来页（52*8+12+年度复盘），看上去很有成就感

当然，也有缺点，比如内容很简单，复盘的时候不容易记录太多，时间长了并想不起来太具体的内容，没有手机APP或电脑软件的提醒功能等等，

关键的事情

一、要PDCA，具体到GTD系统就是要每天做好计划，认真执行，

二、坚持每天复盘，时间最好当然是当天结束，休息之前，但是关键是要复盘，我的习惯是每项完成后先记录一些关键词，每天下班前复盘

三、一定要专注于眼前的工作，尽量避免被新插入的工作打断你的专注