随时需要核对Excel数据的人,上辈子一定是折翼的天使。
尤其是面对各种清单数据,如果不会点数据核对诀窍。
那就只能脸上笑嘻嘻,心里哭唧唧。
不同的人在Excel中核对数据,都有自己的招式,可谓八仙过海各显神通。但是有一个清单核对功能——记录单功能,却少有人知道,因为这个功能不在默认的选项卡里,需要自定义添加。
记录单功能,可以将表格中的数据进行分组查看,避免看错位、看花眼,还能在记录单中进行数据数据筛选、添加,专治眼神不好这种病!
如下图所示,是一张库存清单,需要根据每个商品编号,核对商品的月销量、进价、售价等数据是否正确。下面我们将用记录单功能解决这个问题。
1.启用记录单功能
单击Excel的【文件】菜单中的【选项】按钮,在【自定义功能区】选项卡中,选中任意选中卡,新建一个组。然后找到【记录单】功能,添加到新建的组中。
此时就可以在新建的组中启用记录单功能了,如下图所示。
2.用记录单核对数据
启用记录单功能后,如下图所示,在记录单中将每个商品的数据以组的形式进行显示,妈妈再也不担心我核对数据时,将数据看错位了。单击【上一条】或【下一条】就可以一一核对每种商品的数据啦。
3.用记录单筛选数据
如果不需要一一核对数据,只需要核对某类数据,可以用记录单的条件筛选功能,将这类数据筛选出来进行核对。如下图所示,单击【条件】按钮。
输入筛选条件,如这里设置筛选出补货时长大于5天的数据。
输入条件后,按下Enter键,就可以进行数据查看了。如下图所示,将所有补货时长大于5天的数据筛选了出来,单击【下一条】按钮,可以依次核对所有补货时长大于5天的数据。
4.在记录单中添加数据
在核对数据时,突然发现少了一条数据怎么办?可以直接在记录单中进行添加。如下图所示,单击【新建】按钮。
输入商品的数据,然后再单击【新建】按钮,表示要将当前输入的商品数据添加到表格中。
结果如下图所示,上面步骤中新建的数据就成功添加到表格中了。