开会要设计,并不是聚齐了人,在一个房间里讲个事,就能是有效会议。
需要做到
一、明确地界定会议结果
自己是想要一个决定,还是想要一个行动计划,或者是仅仅为了更深入地引发讨论?
不同目的的会议,设计上是不同的。
二、设计会议过程
自己需要提前想清楚,需要通过怎样一个讨论的过程,才能达到自己预期的结果?
三、会议需要谁参加
需要提前考虑清楚,需要哪些人参会,才有可能满足会议过程的需要,并且能达到预期想要的结果。
因事找人,因人议事,这是开会的基本逻辑
所谓会议,无非就是一个群体沟通工作,开会是因为有问题需要协商,需要团队或相关人员根据问题,多方面地发表各种的意见,提出建议。
所以,根据会议主题的相关性来找人,是举得会议效率的基础,找到了正确的人,会议就成功了一半。
会议的ABCO流程
ABCO流程是一个有助于搭建会议架构,高效主持的工具。
A,来自于英文Action,“行动”
会议的主持人必须要在会议开始之前,预见到如何才能使每一位参加会议的人都知道,我们今天开会是要做什么,会议之后要有什么样的行动。
行动是最关键的一步。具体来说,在每一次会议开始之前,会议的发起者和主持人必须要想办法告诉与会者:我们今天要做什么事,我们要达到怎样的目标,而且还要让大家感到:通过大家的积极参与,这个目标是可以实现的。
会议主持人,是真要对会议的结果负责的人,他们要承担起会议设计、组织等等一系列的责任。
B,是Benefit,就是“好处”
会议主持者要请参加会议的人都能够意识到,达到会议所要实现的目标,对大家都有什么好处。
如果做一件事情,与自己没有关系,自己就不会深度参与?所以,开会也是一样,如果要让会议有效率,就一定让参加会议的人员通过会议能够获得直接,或者间接的好处。
C,是英文Challenge,意思是“共同面对挑战”,
由于参加会议的人,都可以通过会议获得好处,他们就具备了共同协商讨论、解决问题的动力。于是,我们将会遇到怎样的困难,应该如何协同资源、如何解决问题,这些就变成了可以放在会议室桌面上进行沟通的问题。
O,是英文Overcome是克服困难
克服困难,共同解决问题,有了ABC,很自然就有了O。
引导会议
既然自己精心设计了会议,最后能不能开好,就取决了会议现场的引导与控制。如果你想成功主持会议的核心,就是把握好引导的逻辑。
好的会议引导者会想尽办法使会议朝向自己预先设计的方向发展,引导者的细心、耐心、都是促成高效会议的关键。
三星公司开会的八个必须和三个公式
八个会议必须:
1.凡是会议,必有准备
2.凡是会议,必有主题
3.凡是会议,必有纪律
4.凡是会议,必有议程
5.凡是会议,必有结果
6.凡是会议,必有训练
7.凡是会议,必须守时
8.凡是会议,必有记录
三个会议公式:
1.光是开会,如果会后没有人落实,等于零
2.会议上布置了工作,但是会后不进行检查,等于零
3.抓住了不落实的事,同事追究了不落实的人,等于落实。