劳动合同是用人单位和劳动者就双方权利、义务达成的书面协议,根据《劳动合同法》第十条之规定,建立劳动关系,应当订立书面劳动合同。同时第八十二条还规定,用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者签订书面劳动合同的,应当向劳动者每月支付二倍的工资。基于此,实践中,用人单位也开始警觉并重视劳动合同的签订,但是由于劳动合同涉及的条款诸多,用人单位若不注意相关细节,仍然难免会因合同签订环节存在瑕疵而给用人单位造成用工风险,常见的相关风险和问题有以下几个方面:
1、未签订劳动合同:需向劳动者支付二倍的工资。
2、劳动合同未约定必备条款:劳动合同不成立,视为未签订劳动合同,需向劳动者支付二倍的工资。
3、签署空白劳动合同:实质属于双方未明确约定各自的权利、义务,未对劳动合同条款达成一致,未订立劳动合同,需支付二倍工资。虽然用人单位后期可以填补内容,但是如果劳动者有证据证明该内容是后期单方填补的,或者司法鉴定机构鉴定字迹是后期填补的,则无法免除该承担的法律责任,可能还会涉及虚假陈述,干扰仲裁或诉讼活动,面临司法处罚的风险。
4、他人代签的劳动合同:如有证据证明代签劳动合同取得了劳动者同意或者劳动者以实际行为表明接受所代签劳动合同的,不影响劳动合同效力,反之则视为双方未签订劳动合同,需支付二倍工资。
5、劳动合同约定禁止性条款:比如超期约定试用期、未经批准采取特殊工时制、约定单位不缴纳社会保险、设定无偿或不对等的竞业限制等。该部分内容将导致劳动合同无效或部分无效。劳动者可能会基于被迫辞职主张经济补偿金,也可能会基于遭受损害而要求单位损失赔偿。
除上述常见风险外,也有其他诸多不同类型的问题存在,这些问题的出现归根到底还是劳动合同签订流程管理不系统不规范。基于此,建议用人单位要严格规范公司的劳动合同签订流程,具体可以借鉴如下操作:
1、订立劳动合同前,人力资源部门应当确认该人员是否确定录用,是否已经明确了工作岗位/内容等,是否已经具备了签署劳动合同前关于劳动者身份信息的相关材料,防止与还没确认录取的相关人员签署劳动合同。
2、准备好合同文本和附件,包括劳动合同书、劳动合同补充协议、试用期补充协议等。
3、书面通知劳动者到人力资源部门订立劳动合同。书面劳动合同通知书是为规避有些劳动者自己故意不签订劳动合同而给用人单位带来的风险,所以劳动合同通知书中写明到公司签订合同时间,逾期不签订的法律后果,同时可附上拟签订劳动合同的基本条款内容:如劳动合同期限、工作岗位、工作地点、劳动报酬。
4、签订劳动合同过程中,做到:当面订立、不要通过传真、邮寄等方式,劳动者签字不能过于潦草,不能出现错别字,可要求按手印,落款日期和劳动合同的开始时间保持一致,如不一致,也不要超过一个月,劳动合同上不要随便增删涂改,有增删涂改的需签字按手印,等等。
5、将劳动合同等交给劳动者一份,并要求劳动者签署《劳动合同签收单》。
6、将劳动合同的订立情况建立《劳动合同管理台账》,且将劳动合同文本交由公司专门的部门或人员保管,防止丢失,被恶意毁损、篡改等。
7、劳动者拒绝签署劳动合同的,及时终止劳动关系,防止二倍工资风险。