工欲善其事必先利其器，作为一个工具控，我每天浏览APP store的次数不低于5次，几乎每天都能发现并下载一些好玩的APP，在同一个类别里，我会下载多个APP同时体验并应用，然后留下最适合自己的。我手机和pad里的APP除了基本的不可或缺，如微信、浏览器等，剩下比较多的是艺术类、设计类、社交类、电商类、工具效率类。

工具这个词其实有点匠气，以致于很多人会觉得过于注重工具有点low，是的，这点我完全同意，工具只是工具，工具是要被使用的，而你使用工具做什么，做的效果如何，这才是重点。也就是说，工具是我们达成结果的媒介，工具用得好不代表结果就会好。那么反过来，如果对工具的了解和使用不够，就有可能会降低工作效率，而这种低效，甚至在职场和学习中是被人忽视的。

举个栗子，做运营和做财务的人都会使用excel频率很高，因为涉及到很多数据统计。我对excel的使用，最开始是基础水平，因为那时还没有做大量数据统计的需求，后来工作中经常用到统计和报表，我开始学习使用excel中的各种公式、函数、宏等，使得效率大幅度提升。不过又过了一年多，我发现这些远远不够，在这个基础上还是有非常多的手工活儿，挺费时间的。我开始自学Python（或许跟这几年Python实在太火有关系，毕竟现在广告中宣传的是“Python应该从小学生开始训练”）。

如何自学？现在网络这么发达，学习资源真的不缺，反而泛滥到你必须花费很多时间去筛选哪些是够优质的。B站、慕课网、网易云课堂等平台上有很多免费的课程，另外现在有非常多付费课程比如风变编程、熊猫编程等。试听两节，找到适合自己的平台，然后一直学下去就可以了。因为我学Python的目的并不是将来写代码或做程序员，而是为了给数据统计工作做一些辅助，所以目的比较明确，只需要学习基本的代码结构和逻辑，使部分统计工作流程自动化，学一点点爬虫能爬到全网或部分网的一些竞品关键词和行业关键词进行对比分析就可以。自从会了一点Python，工作效率又得到了更大一步的提升。

有一说一，我再次强调，效率工具的作用，就是让你的工作变得“更快一点”，少做一些无用功和手工活。它加速的是过程，而不是保证好工具就能带来好结果。就好比，电脑打字取代了手写字以后，写字效率产生了巨大飞跃，但这仅仅说明你的打字速度快了，并不代表你能写出好文章，能否写出好文章最终还是取决于个人综合水平。

OK，明确了工具的作用以后，我重点推荐几个我平时使用率超高的工具。去年年底的时候，我拉了一个清单，是我所有的付费软件和付费服务list，不完全统计有34个（实际可能更多），这些是在“下载-试用-删除/保留”这个不断优化的过程中保留下来的，在这个基础上今年又做了很大精减，因为同一功能的工具，仅保留1-2款就完全够用了。工具的作用是帮我们提高做事的效率，如果陷入进工具的使用过程中就得不偿失了。

在我每天的工作和自我学习中，交叉使用最多的是：印象笔记、Xmind、滴答清单，如果再加一个的话，就是微信读书。

选择哪款工具不重要，重要的是适合自己。这三款是几年的实践中筛选出的最适合我的。工具是需要使用和体验的，一旦选定之后最好不要频繁更换，因为学习如何使用工具也会花费很多时间。在功能和如何使用上我会写得简略一些，如果你有兴趣建议多试用多对比一下，找到一个最符合自己习惯的来长期使用。

找到你的工作逻辑

在说每个工具之前，我觉得非常重要的一点是如何找到适合自己的工作逻辑和个人管理逻辑。以我为例，我是学艺术专业出身，在艺术界的专业机构工作了几年，后来投身互联网电商，刚开始是单干，后来开始带团队。在几年的工作经历中，我逐渐沉淀出一套适合自己的分类逻辑，也就是说，无论是工作管理还是个人管理，其实都是分区块的，而各区块的分类依据就是你自己最核心的关注内容和逻辑系统了。

我的电脑文件夹、印象笔记、滴答清单、Xmind、微信读书等，这些经常用到的工具，基本都遵循了同一套分类逻辑，而且这套逻辑是经过实践验证最适合我的，即使在后续工作中有需要调整的地方，也属于局部调整和增添。

在电脑中新建文件夹、在笔记本中新增笔记、备份某个重要邮件……这些是我们每天都在做的事情。我的习惯是在新增某个内容枝叶之前，先梳理出树干，后续添加的所有枝叶都能囊括进某个系统树干中。

举个栗子：

我的工作分类逻辑和个人管理分类逻辑是这样的，我会先在思维导图中进行规划，明确自己需要有哪些一级分类、二级、三级，尽量是能做到既全面又没有重复。然后再在相应的软件中进行创建，后续有调整的话，也是两边的结构都跟着动。不过事实上，稳定下来后变动的几率并不高。

这是我的电脑文件夹，我习惯放在桌面上，并且两台电脑、手机、pad之间通过iCloud实时同步，非常方便。桌面上有8个大文件夹，每个文件夹下的二级文件夹和三级文件夹都很清晰，每天需要存储的文件和资料，都可以装进这8个文件夹中的其中一个。

这是我的印象笔记APP中，笔记本组-笔记本-笔记，这三层结构。从中能看得出有很多分支是与电脑文件夹相对应的，因为针对同一个主题，有时我们需要在线记录一些东西，有时需要在文件夹中存储相关的电子附件。

在印象笔记中，一级笔记本组的顺序与电脑文件夹有所区别，这是因为我们使用每个工具的目的不一样，对于其内部的构成组件的调用频次也不一样，将使用率最高的放在靠上的位置操作更便捷。印象笔记最重要的作用是记录，而每天我们都会有大量的思路、灵感、资料、日报等需要记录，所以每日记录会放在最上面。

这是滴答清单APP中我的分类。印象笔记和滴答清单都是mac、iPhone、iPad实时同步的。滴答清单内可设置任务文件夹，文件夹下可设置不同的清单，是两级结构。在这两级结构之下还可以设置不同的标签来区分更细的类别。

从图中可以看出，滴答清单也是与电脑文件夹、印象笔记遵循同一分类逻辑。除此之外，在印象笔记的资料部分和读书笔记部分，以及电脑文件夹的学习资料和读书笔记部分，又是与微信读书APP相对应的。

这是我的微信读书APP中的书籍分类。这里面的书籍可以对应到印象笔记和Xmind中的读书笔记分类，这样便于以后查找和检阅。

三款效率工具

这里，对三款工具的功能我会介绍得比较简略，因为一来网上已有大量的使用手册类文章可供参考；二来，工具是需要自己体验使用的，文字介绍只是桥梁入门作用。

1. 印象笔记

我是印象笔记的资深用户了，第一次注册是在2009年，至今已经11年了，不过那时我使用的是国际版本，即Evernote，当时的国际版体验不知道甩了国内版多少条街。直到去年底，因为国际版本的模板功能经常连接不上，我被迫换成了国内版本的“印象笔记”。不过国内版本近几年的发展很快，功能更新也很快，使用起来并不比国际版差多少，甚至有了很多对中国人更适用的功能。

我使用印象笔记主要功能是两个：

1、记录

2、剪藏

印象笔记内的笔记本结构就是按照上文的思维导图结构创建的

展开笔记本组之后，就是上文思维导图中的二级分类，即笔记本。笔记本内是各个笔记。

印象笔记的功能实际非常多，光笔记类型就有纯笔记、思维导图、Markdown、桌面便签等形式。根据不同的任务需求，可以选择合适的类型。另外，多个笔记也可以一键自动创建成思维导图，并且带有原笔记链接。相当于把一组零散的笔记，一键生成系统结构，很实用。

此外，我讲几个对我很实用的小技能。剪藏、APP一键复制粘贴创建笔记、生成模板。

1）剪藏：

剪藏的功能很强大，在chrome浏览器中有印象笔记的剪藏插件，在网上我们经常看到好文章、好图片，停留在当前网页，点击剪藏按钮，这篇文章就可以直接保存到印象笔记的相应笔记分类中了。为什么我特别爱剪藏收集好文章，因为现在我们经常收藏起来待看的文章，说不定哪天就因为某种原因被作者自己删除或者被平台不可抗力删除了。。。也就是说，对于很多敏感文章，在它被404之前我们剪藏到印象笔记的话，即使原文章后来被删掉，我们已收藏的文章也是完好无损，可以随时查看的。

2）一键复制粘贴创建笔记：

这个功能我是近期才开始使用的，简直好用到飞起。我现在的阅读很大部分是在微信读书APP，微信读书APP上我做的标记、划线等内容，支持全部复制粘贴。而我点完复制以后，再使用印象笔记的APP快捷启动插件，可一键上传至印象笔记中生成一条笔记。

比如我读《参与感：小米口碑营销内部手册》这本书，在微信读书所做的笔记和摘录，在微信阅读内点击“笔记”：

然后全选所有笔记，点击“复制到剪贴板”：

回到手机或iPad的快速启动屏，就会看到印象笔记已经复制了我们所选择的所有笔记，这时只需要点击右下角的云上传按钮，《参与感》这本书我们所做的笔记文字就转移到了印象笔记中。完全不需要自己打字做摘录。

3）生成模板：

我们都知道，因为印象笔记非常强调书写的沉浸式体验和写作的纯粹性。所以在文字的排版和样式上，提供的选择并不多。有时我们需要让文章的文字间距和行间距拉大一点，或者我们需要一个样式好看点的小标题。这些在印象笔记内是不能提供的。不过模板功能可以很好的解决这个问题。

如果想省事儿、傻瓜一点，我们可以找一篇排版好的微信平台的自媒体文章，一键同步至印象笔记（同步的方法自行搜索），然后在笔记的右上角“…”中可以找到“生成自定义模板”的功能。生成了模板之后，我们下次做笔记或写文章，可以直接在笔记内找到这套模板嵌入，我们写出来的笔记就是模板中的排版样式了。我现在几乎所有的文章都使用模板，解决了文字挤在一起不美观的问题。

2. 滴答清单

我是用过的日程管理工具和任务清单工具，已经用两只手也数不过来了。在试用过这么多工具之后，我最后选用了滴答清单，现在已经稳定使用2年多。对于任务管理工具，我最看重的是这几个点：有日历视图、有清单视图、可用不同颜色标记不同任务、可做数据统计。

其他的花里胡哨的功能，其实用处并不大。日历视图可以让我直观地看到一周内我的整体行程安排是怎样的，尤其是对于一些有精准时间点要求的任务，比如会议、商务沟通、活动上线等。清单视图的好处是，可以把一天内的任务事项列出来，一条一条比较清晰，而且可以有具体时间点要求，也可以没有具体时间点，在今天内完成即可。用不同颜色来标记不同任务，主要应用在日历视图中，可以让我很直观看到不同类别任务的占比。数据统计功能可以让我在周末回顾一周任务时，清楚完成率是多少，哪些天完成率高，哪些天完成率低，哪些任务是一直拖延的。

这个视图中可看出，滴答清单的任务设置逻辑，也是与前述的文件夹、印象笔记等一致的。

除了清单之外，我们还可以设置标签。标签的设置维度因人而异，我是根据任务的紧急程度设置的，急事、要事、烦事、杂事，是根据四象限分配的。急事肯定是最先执行的，然后是烦事、要事、杂事。日程打卡，是指每天或每周重复的任务，比如每日学习英语、每日一张思维导图，我们没必要每天都去设置一个任务，只需要把该任务设置为每周或每天重复即可。

比如数据统计，能让我直观地看到我一周内完成率多少，以及比上周完成率是高了还是低了，对于以周为工作衡量单位的人来说，简直不要太实用。

3. Xmind

关于思维导图，我们听过的工具也是五花八门，我试用过n个，其中有付费的有免费的，最后我只保留了Xmind，刚开始我使用的是Xmind的付费版，现在使用的是免费版，因为我发现日常使用的话，免费版提供的功能完全够用了。

我每天需要使用Xmind做1-2个文件或构思。关于Xmind的使用，我不说太多，大部分思维导图的使用方法大同小异。我仅说一点：Xmind与印象笔记的互通。

因为我平时使用印象笔记频次太高了，如果Xmind能与印象笔记互通，那真是太棒的体验。在Xmind右上角的“分享”中，除了可导出为图片、PDF等格式，还可以导出到印象笔记中，导出到印象笔记的时候，你还可以选择导出源文件、图片、文本，或者三者同时导出。

我经常使用Xmind做读书笔记，或重要项目的思路整理，在Xmind做完以后可以一键导出到印象笔记，既方便存储，又增加了文本内容复制粘贴甚至充足的便捷性。

不知不觉又写了这么多字，关于工具的使用，我还是需要强调，工具只是提高速度的媒介，它的存在是为了减少我们做重复性事项所花费的时间，如果学习一些复杂工具的使用方法需要耗费大量时间，那就得不偿失了。我们可以探索和使用不同的工具，但是千万别变成工具的奴隶。

希望对你有帮助。

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张慧plus，艺术互联网人，毕业于中央美院，先后在艺术媒体、艺术社区工作，后转型互联网，担任上市电商公司运营总监。专注职场精进和个人提升，只写干货，不卖鸡汤。我喜欢自我批评和独立思考，交流可加微信: zhanghui_plus（备注：简书），想了解更多内容，请关注公众号张慧plus (ID: zhanghui-plus)