笔者前后在某事业单位一共做过3年外聘文员，面临的最大挑战就是项目结束后的文档整理工作，领导一般会希望你把文件做成目录，最好还能带链接直接点开。我们不说大型正在进行中的项目，单说当时还在谈并且还没有谈下来的项目，就有520多个文件夹、包含上万个文件。2013年，我每个月扣完保险之后，到手1400软冥币，这要是挨个做链接，那我就喝点洗洁精直接躺地上吐白沫子，谁爱做谁做去~~~
责任心使然，牢骚发就发了，当然不能干那种没品位的事情咯。下面是【干货】环节。
准备工作
想要在关键时刻给出厚积薄发的必杀一击，最关键并不是必杀，而是“厚积”。整理文件是一件看起来十分繁琐的工作，但是如果能在平时的工作中做好整理的话，最后归类总结就会轻松很多，夸张点说，整理文件这个工作99%都在平时积累。
一、文件夹和文件的命名
尽量把文档存放在一个专门的盘符中，然后每一级文件夹的命名都遵循统一的格式：
如图所示，“发件人”文件夹可以是个人，也可以是部门或其它单位，它的下级菜单包括几个经常出现的文件类型，比如合同、会议通知及记录、项目专业文件、邀请函等等，实在不好归类的可以最后放在“其它”，记住一定是归类工作的最环节后才考虑把文件放在“其它”里面，不然这个文件夹会变成一个混乱的大仓库，什么都往里放，失去其本来的意义。如果项目的时间跨度很大，我们就在最上级文件夹以年份命名，方便归档和查询。
另外文件的命名尽量详细，如果图一时方便命名成ABCD，那就真的呵呵了，我的方法是“标题 + 收录人+日期”，各位可以按照自己具体情况进行细化，只要能方便搜索就可以，因为领导找你要文件的时候，可能只会给你提供几个关键词，比如大概几月份开的什么什么会啊之类的，文件名详细点对大家都有好处，既给自己的查找带来便利，又不用让领导等太久。
当然只是这样还是不够。用过windows自带搜索功能的伙伴，肯定在用的时候都咬牙切齿的，如果文件很多的话，很可能你一杯茶都喝完，它还在努力查找，这时候我们就需要用到本文介绍的第一款软件：搜索神器“Everything”，网上有中文版，谁用谁知道，绝对速度与激情，让找文件变成一种享受！
Everything是速度最快的文件搜索软件。其速度之快令人震惊，百G硬盘几十万个文件，可以在几秒钟之内完成索引；文件名搜索瞬间呈现结果。它小巧免费，支持中文，支持正则表达式，可以通过HTTP或FTP分享搜索结果。
二、坚持
可能这部分说的有点多余，但是还是列出来讲一下。为了给今后的工作带来便利，笔者建议大家最好给自己定一个硬性指标，必须在每天下班前，或者每周的某一天集中处理电脑中的电子文档以及平日里积累的纸质文件，利害关系呢......就不说了，自行脑补吧同志们。
第二个软件
在整理文件时，会遇到一个问题，就是文件们在文件夹与文件夹之间频繁的复制粘贴工作，像我这样有几百个文件夹的人，要是从资源管理器里面挨个粘贴早疯了，那我们就来介绍第二款软件：Clover。这是一个给文件夹添上标签页的软件，轻巧方便，于无形中带给你便捷。
Clover能为你的 Windows Explorer资源管理器增加多标签页的功能，就像谷歌 Chrome浏览器那样方便好用。在同时查看/操作多个不同路径的文件夹时尤为方便，支持快捷键与标签页的拖入拖出。
相信使用Total commonder的小伙伴会对此表示不屑，但是不得不说，TC的学习成本相对较高，一上来就推送这个，难免会让小白产生抵触情绪。
开 始 做 目 录 ！
如果你已经把上文中的“准备工作”环节做的滴水不漏，那么到这一步，也就是水到渠成了，用一个excel制作的工具，10秒之内就可以达到目的。工具的作者来自excelhome技术论坛，本人未经原作者许可，不敢妄自转发，所以麻烦各位小伙伴自行去寻找啦。该工具完全免费，作者未加任何使用限制。
文件夹、文件名、大小、类型一目了然，简直不能再牛逼，在此借本文对该工具作者表示衷心感谢，如果觉得本文有所冒犯，可简信或留言联络本人进行删除操作。需要的朋友请看下图。
好啦好啦，我知道我是标题党，说是10秒，其实每天都要做很多，但是就像文章开头说的一样，总比挨个去做链接好一万倍吧？万事开头难，大家坚持住就好啦。
最后再给大家安利个神器，叫做office tab，可以给Excel和Word加标签，也挺方便哒！嘿嘿，表谢我，打赏就好！哇咔咔咔~~~
