计划沟通内容的七大步骤
步骤一: 写下目的
首先，把你希望达到的目的写下来，用到两个句子即可。把它摆在眼前，有助于你之后组织信息的内容，并避免离题。
步骤二: 收集信息
把你觉得需要提出的想法或重点全部写下来，尤其是如果你的信息篇幅很长的话，例如书面报告或口头报告。你可以写在白纸上、卡片上，也可以打在计算机上。在这个阶段，你要注意只选择重要的相关信息，不相关的信息全舍弃，不管你多想保留这些信息，先自问:
1）这跟我的信息真的有关系吗?
2）我的听众真的需要这些信息，才能理解我的信息吗?
3）这真的有助手我达到目的吗?
步骤三: 把信息分类
现在看看你列出来的信息，把相关的信息归为一一类。把各项信息按照类别重写一次，不妨再加上: 一个标题，每个类别稍后可能就各自成为一段或一节，而标题就可以继续当作标题使用，或是协助你撰写该段的“主题句”，因为它涵盖了该段的主旨。记住，一个段落应该只有一个主要的想法。段落中的其他内容是用来支持这个想法的例子、细节、说明等。
步骤四: 决定顺序
下一步就是把笔记 上的各个类别按照某种逻 辑顺序排列出来，方便读者理解。内容排列顺序的方式如下:
1）按照时间顺序 按照事件出现的时间顺序叙述， 是最常用的排序方法。在某些状况下，“顺叙法”是最合适的做法，但不要盲目采用。由于在商务场合上需处理的事务都有一个时间顺序， 因此我们很容易就想到采用顺叙法，没考虑到顺叙法可能并不是最合适的做法。所以，务必先看看各类信息之间是否存在其他的逻辑关系。
2）按照空间顺序 便于描述机械、建筑、家具、地理位置等。按照空间呈现各项信息，例如从北到南、从上到下、从左到右、从高到低、从内到外、从近到远等。
3）按照重要性 “重要性递减法” (或称演绎法), 先说明最重要的信息，引起读者的注意; 或是“重要性递增法”(或称归纳法), 先说明最不重要的信息。商务书信中通常不建议采用“重要性递增法”，除非是以说服对方为目的的书信，这时这种做法会很有效果。
4）复杂性递增法 先提出简单的信息，渐进到复杂的信息。
5）熟悉度递减法 从“已知”的信息渐进到“未知”的信息。
6）按照因果关系 “因.... 所以....”也就是先说明原因，再说明结果。
7）按照主题 有时候各类信息之间似乎没有 明显的逻辑关联，这时唯一的做法就是按照主题逐项说明。
步骤五: 制作大纲
完成前面四个步骤后，你其实就已经有一个现成的大纲了。但是如果你的内容很多，最好再把这个大纲清楚地写在纸上或打在计算机屏上。这样会使你之后撰写时更轻松，对方也更容易理解你的信息。
步骤六: 撰写初稿
现在你可以开始撰写了。把这篇初稿先写给你自己看，先不要担心风格和用词的问题，这部分可以稍后再修饰。不管是多长多短、多简单多复杂的内容，很多人都觉得下笔是最困难的一一步，但是，只要你按照这里说明的做法，并做好必需的准备与计划，像是先想想要在开头、正文和结论中要写些什么，就会发现下笔容易多了。
步骤七: 编辑初稿和完稿
初稿写好之后，就可以开始进行编辑，但是这时你要从对方的角度来阅读你的稿子。从对方的立场，看看有没有含糊不清、错误、用词别扭的地方，有没有恰当的连接词，例如“首先”“其次”“最后”“另一方面”“因此”等，以协助对方掌握前后关系。此外，在文字风格上，力求简洁清晰。以下是编辑内容时的要项与技巧:
1）变化句子的长度，不要让句子过长。
2）一个段落，只表达一一个主要的想法。
3）使用对方能够理解的词语。例如，不要对一一般大众使用行话、暗语。
4）避免不正式的口语说法。中文的“酷哦”“超赞”等流行用语。
5）省略赘字。
6）用简短或常用的字眼来替代冗长的单词或词组。
7）避免陈腔滥调。
8）避免重复同样的单词和词组，尽量使用不同的表达。
9）用词中肯，不要言过其实。
10）多用正面积极的说法，少用负面消极的说法。
11）多用主动式，少用被动式。
