目前所做的是业务跟单工作。简而言之,就是接到订单以后的一系列事情。它的基本流程就是安排生产,跟进进度,安排出货,对账开票,收款。
流程简单但琐碎细节却是无所不在。比如接到订单以后你需要查看库存,这包括成品,半成品,各种配件等。如果接到订单直接安排生产,有可能造成库存积压严重,如果配件不到位那就是直接影响交期了。
那在生产过程中要注意的是什么呢。当然是生产进度了。要不时去询问这些产品进度如何,生产中遇到了什么问题,是如何解决的,需要你这边去跟客户协调什么。这也有一个好处就是你知道了这个产品在生产中的难点是什么,能够掌握一手资料这样在跟客户讨论或谈判时可以有理有据。
生产完成了那就是要出货了。不要简单以为就直接把成品送到客户仓库就可以了。首先在出货之前需要跟客户确认送货时间,数量。有的客户是一次下单分批出货,有的客户是可以把多出订单数量吸收。所以提前确认比较好,可以避免一些沟通问题。比如,我跟过一个客户他们都是要求整箱出货。有一次我库存够按客户整箱出货,超出订单量16件.按以往习惯他们是可以吸收,客户正好客户换系统这16件不能入库。这样就会引起双方很多不必要的麻烦。
出货还有很多的细节,包装,装托要求,箱唛,托盘唛头等等这些都是需要在跟单的时候细心和仔细。
然后对账开票,这几乎是整个流程的尾声了。要求仔细把帐对清楚,开票时有一点,开票时需要跟客户确认开票名称和型号还有单位。不要以为这个不重要,如果按你内部叫的名称开票就会和客户系统名称不符,导致退票和无法付款。这代价就大了!
收款,首先明确跟客户约定账期是多久。账期过了以后需要去催客户付款。
这个过程中就涉及一个很重要的沟通协调能力。如何跟客户沟通,内部沟通,可以再起另一个专题讨论。