看板和站会,让渐进式变革变得简单

(旧标题:论看板与晨会的重要性)

当前金融科技,日新月异,我们总是期待着转变,我们相信团队拥有一切所必要的能力,我们与团队在当下共舞。团队现在会玩什么?站会和看板呗。好,既然团队在使用这两个实践,就证明团队对这两个实践的认可度还是有一些的,并且可以从这两个方向推进。

今天我就自身情况自身经验来说说,看板和站会的重要性,卡片的流动是敏捷的关键,而看板+站会真是极大的加快了流程。

一、看板软件给团队带来的变革

1、看板解决团队管理人员的痛点

一直依赖,多头需求并行,关注某些而忽略其它需求成为了管理者的一大痛点,作为大团队项目经理,平时团队管理已占用了管理者不少时间,同时还有各种团队间的会议需要参加,以至于很多时候只能掌握其能记起的部分需求,而另外一些需求具体进展如何,是否正常很难关注到,倘若相关需求负责人能及时汇报,还可及时掌握,若需求负责人也未及时反馈,很可能某些需求就会阻塞到某一个状态,一直锁在某一角落等待哪天被关注时重新被唤起。而看板软件给与了项目组一个实时全盘的项目工作地图(可宏观也可细颗粒度下钻关注),让管理者真正能随时掌控整个项目的开展情况。

2、看板给团队带来的作用

看板任务的建立并非一蹴而就,最开始需求任务如何按照时间段拆解,个人任务如何预估时间,卡片在何状态才可拖动,种种问题充斥于项目团队中,作为教练我并没有给出具体的看板改进意见,只是说出了一些原则,团队需要自己调整看板的结构并指导自己的工作,根据项目情况自己调整,目前经过近10轮的迭代,看板结构已基本自项目成员自上而下的得到统一,而且我作为团队的教练可以鞭策他们,提醒他们,鼓励他们,夸奖他们。

(1)收获迭代承诺

在每轮迭代回顾会后,团队成员都会就下一迭代进行计划,并给与完成的承诺,并对看板各项卡片进行描述。

(2)团队都是充满无限可能的

看板从最开始的工作展现,逐步演进为团队工作的指引,团队也从最初的各自为战、瀑布式的开发测试交接转变为协同作战,由被动分配转变为主动领取,团队更加关注集体目标的达成。坚信团队所有成员都是全力以赴的投入到工作,坚信能够一步一步产生最适合团队的看板。

(3)抓住奖励和鞭策团队的机会

团队将当前迭代卡片建立好后,我可以给他们鼓励,或点评。

(4)给予成长的空间

没有强制到底什么时候,谁去改进看板。思考题留给团队进行思考。

这么多的理论支持,其实对于教练来说,就是让一切回到起点,也就是使用看板的起点———团队的协作平台。需要让团队所有成员都去认可这样一个协作平台,如果团队都不认可这个协作平台的话,那一切的内容只能成为团队的鸡肋和累赘(可能之前只需要填写一个excel记录工作内容,而现在还需要去操作一个看板软件),建议内容可能也只会让团队感觉有些新鲜感而已,一段时间的采用之后,去除了新鲜感后,团队就又回到之前的做事方法之上。只有团队成员真正接受了这个协作平台,真正感受到了它带给工作上的提升和改进,这样才能真正让大家使用看板,这也就是我为什么非常避免自己给团队提出看板的具体改进建议(感谢专业教练)。

通过不断对看板的进化,定期回顾看板进化结果,团队的工作方法也不断得到进化,激励团队不断的寻求持续改进。

(5)受阻需求的及时处理

风险和问题的暴露也是看板关注的重点,结合每日晨会,每天在看板中发现任务受阻卡片,团队将及时协调资源进行解决,确认卡片持续流动起来。

让我们看看团队中使用的看板软件:


需求看板示例


系统任务看板示例

二、在每日晨会上,项目成员都将关注完成(项目组统一使用晨会汇报模板),昨日完成,今日计划完成,同时及时反馈受阻工作,项目经理能及时得知相关人员每日工作情况,同时也能及时就项目成员反馈的受阻问题及时进行人力资源协调,及时解决受阻,保持项目需求更好的流动。目前看板软件已经成为团队进行任务管理的主要方式,通过及时拖动卡片,团队的沟通得到加强、合作更加密切。同时通过不断对看板的改变,定期回顾看板改变结果,团队的工作方法也不断得到演变,团队时效得意不断提升。


每日晨会模板

纪律是高绩效团队的关键,而看板+晨会真是很好的项目管理工具,借用目标管理的方式,来进行细节管理,用好它真的能让项目管理更快更强更顺。

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