控制指标的同义词是“衡量”和“信息”,控制的同义词是“方向”
控制指标是手段,控制属于结果
控制指标针对的是事实,即过去的事件。控制针对的是期望,即针对未来。
控制指标是分析性的,涉及过去和现在的情况,控制则是规范性的,涉及应该是怎么样的情况。
从管理者的工作来看,控制指标只是一种手段,控制则是这一手段的目的。
1:在人——社会环境中,控制系统不是一个机器系统,而是一个意志系统。要使控制指标所提供的信息成为行动的基础,要有一个转化的过程,先要把信息转化为另一种我们称之为感知的信息。
2:社会机构中还存在第二种复杂性,第二种“不确定原则”,我们几乎无法事先判断针对某一事件做出怎么样的反应是合适的。
控制指标的特性:
1:控制指标既不是客观的,也不是“中性”的。对物流现象进行的衡量是客观又中性的,测量不会改变这个事件,也不会改变我们这些观测者。但是在组织这个复杂的感知环境中,我们的衡量既不是客观的,也不是中立的,而是主观的,并且必然带有倾向性,它会使事件和观测者都发生变化。
2:控制指标必须聚焦于成果。企业只所以存在,是为了对社会、经济和个人做出贡献,管理领域只涉及到成本,成果则是创业的结果。了解体现企业成果的企业外部,比了解企业内部要难得多,大型组织的管理者面临的中心问题就是同外界隔绝。因此,组织如今需要的就是对外界的综合感觉器官。
3:可以衡量的事件和不可衡量的事件都需要指标控制。企业和其他机构一样,有些重要成果是无法衡量的。企业中有一些可以衡量、可以量化、真正有意义的成果,都是采用经济领域十分独特的衡量手段——金钱来表示。可以衡量的结果都是过去已经发生的事情,是过去的事情。对于未来,则没有什么事实可言,可以衡量的是企业内部的事件,而不是企业外部的事件。在衡量和不可衡量的事件之间取得平衡,是管理当局面临的核心问题,而且是一个经常性的问题,是一个真正需要做出决策的领域。
控制指标的具体要求:
1:控制必须讲求经济性的原理。实现控制所需的努力越小,说明控制体系设计的越好,所需控制的指标越少,它们的效力就会越强。
2:控制指标必须是有意义的。被衡量的事件本身必须是有意义的,或者标志着有潜在重大意义的发展趋势。控制指标始终应该与关键目标以及重要目标相关,与“关键活动”和“良心领域”有关。
3:控制指标必须适合被衡量现象的特点和性质。我们选择的衡量指标不仅要正确,而且要合适,使它们既能反应真实的情况,又能成为有效行动的基础。衡量不能仅仅在形式上有效,它还必须能在结构上真实反应被衡量的事件。如果控制指标不能清楚的表明事件的真实结构,管理者就无法了解情况,通常就会做错事情。
4:衡量指标必须与被衡量的事件一致。管理者有责任考虑清楚,什么样的衡量指标是适合与所需衡量的事件的。
5:控制指标必须及时。控制指标的时间必须与被衡量事件的事件跨度保持一致。
6:控制指标必须简单。复杂的控制指标是不会起作用的,只会造成混乱。它们会让人们把注意力不是集中在所要控制的对象上,而是集中到控制机制和控制方法上。如果人们在使用控制体系之前必须了解它的使用方法,那就根本不可能实现控制。如果要坐下来研究才能弄清某个衡量指标的含义,那也不可能实现控制。
7:控制指标必须具有可操作性。控制指标必须以行动为重点,指控指标的目的是指导行动,而不是提供信息。控制指标不管是什么形式,都必须送到能够采取控制行动的人手里。衡量指标所采取的形式必须符合接受者的需要。
社会机构的控制指标面临一种根本性的、无法改变的局限性:社会机构既是一个真正的实体,又是一个虚体。
通过人员决策所表现出来的控制,是组织真正的、唯一有效的、终极控制。