我用印象笔记Everonte(二)项目管理

         对印象笔记的酷爱导致深究,深入才能知其然而知其所以然,深入才能发掘新的机会。

图片发自简书App


用印象笔记管理正在进行中的“项目”信息,以及总结整理、归档项目非常的受用,而且,通过百分之百的收集项目的信息,也可以有效的指导行动。

先说说我这里“项目”的定义

我所说的项目不是多么复杂的东西,只要是这个工作需要多步骤完成,就是项目。

笔记类软件管理一般可以做这几个用途:

首先,管理“正在进行中的项目”,尚在进行中还没有完成的项目。

其次,管理“归档的项目”,一个项目结束后,要进行归档总结,这样在进行年度回顾的时候就可以有章可循。

最后,管理“常规项目”。例如对于我来说“儿子的专注力”训练、“去新加坡旅游”都属于常规项目,可以和omnifocus的项目对应,项目之间有时候会有重叠,最终项目完成后,根据自己的使用习惯进行分类管理就可以了。

一)正在进行中的项目

我用印象笔记管理正在进行中的项目是以半为单位的,这是依据于叶武滨老师对时间管理的基础,我的3号笔记本组的名字就是“项目ing”,然后为每个进行中的项目都单独建一个笔记本,一般笔记本的命名原则就是“动作+项目名称+人员”这个比较好理解啦。

当一个项目开始启动后,未来所有和这个项目有关的资料都可以放在这个笔记本里。

例如,我准备“公司线上会议”项目,这个笔记本里就会包含很多信息

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开会前会议通知,发到部落里的文字信息

(PDF或word),会上要提供的个人的“周检视”,上周总结需要提供的相关文本页面,考核表,需要收集的其他工作人员的本周工作文件等等;

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会议中:与会人员提供的关于工作的相关信息,留言以及需要了解的内容;待处理、待讨论的内容等等;具体工作的方案等等;

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项目中后期:培训场地出行路线,飞机、火车、公交、地铁换乘方案、百度地图、联络人联系电话等各种和培训有关的信息

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会议后:会议反馈、会议评价、会议纪要、会议决议、会议跟踪等;

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还有其他的一些,例如睡着觉,突然就有什么想法了,拿起手机记录到omni focus,成熟的在用笔记整理;

当我们进行一个项目的时候,如果所有的信息都尽收囊中,那我们对整个事情的掌控程度就增加了很多。另外啰嗦一句,印象笔记的高级账户有“离线笔记”这个功能,项目进行中的时候,可以将整个笔记本在手机上设置为离线笔记(我用的是苹果版),这样可以随时调用信息,不用担心是不是上网,非常方便。

项目结束后可以取消离线笔记,节约手机的存储空间。

二)归档的项目

总结是计划的开始,如果需要做月度、年度计划,那就要对上月、年自己所做过的工作做一个总结。这事情如果等到月、年底在做,会很浪费时间,所以,平时当一个项目结束后,就养成归档的习惯,对梳理自己的工作非常有帮助。需要查询资料的时候,也非常方便调用。

一般,对于常规项目,可以单独为这个常规项目建立笔记本组,例如:我的2号笔记本组就都是常规项目啦,然后按时间来进行排序,整理总结。

例如:我最近加入一个麻辣美食群,超级多会做饭的大神,我不会做饭要学习,每一次活动我都建立一个笔记,这个笔记里记录和这次活动有关的信息,例如照片(我它建立了坚果云相册,所以存放一个链接就可以了,印象笔记存大量照片占空间)、大神的分享我按3333原则做成的PPT(正在整理中),当期的后记,大家的反馈等各式各样的信息,要使用时找任何一期的信息,我都可以在很短的时间内调出来。笔记的命名就是“主题+时间+事件+地点+人物” (例如 “20161224 可乐鸡翅慢生活@王瑞霞#美食群”)

三)进行中的项目转换成归档项目

一般情况,我会为所有进行的项目做一个笔记本,如果这个项目在进行中已经建立了笔记本,里面的信息已经包含很多内容了,在进行项目总结的时候,直接把笔记本移动过来就可以了,然后在进行总结的时候,把笔记补充上,例如,我喜欢参加各种学习班,培训结束后,一般我都会写一篇文章做为总结,整理笔记本的过程,也算是对整个学习进行一个总结、回顾、大脑输出的过程,收尾后,提升系统性。

         从查看的方便程度看,这种整理方法比在电脑里整理有很大的优势,反正每个月流量也多的用不完,有什么东西就往里扔吧。等到进行年度回顾和做下一年度计划的时候,这样的信息整理就显示出他的优势啦。

         PS:这是一项系统工程,我现在是按照这个方法做的,但是前面有很多信息还没有整理好,留了笔记本,化整为零慢慢整理。

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