上瘾SOP

4月19日,在好友阿雪,阿康和慧媛的助推下,我完成了自己的第一次线上分享《上瘾SOP》

如下是我根据分享草稿和实际的分享内容整理的草稿

---什么是SOP

SOP,是Standard Operating Procedure三个单词中首字母的大写即标准作业程序,指将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来,用于指导和规范日常的工作。SOP的精髓是将细节进行量化,通俗来讲,SOP就是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化化。

---为什么我会上瘾SOP

1、当我是一个新人,接手重要任务的时候,SOP帮我顺利完成任务

18年初,我刚毕业两年,作为部门资历最浅的成员,接手公司最大,最复杂的乘用车事业群分析工作;刚开始,我每个月出报表和报告的时候,很崩溃没少质疑自己为什么别人轻易做到的事情我做的这么费劲,还做不好,躲在厕所里哭。我如此下去,会辜负领导和师傅对我的期望,所以就开始想办法;把出报表所需要的数据支撑,如何获得,如何加工,在什么时间点做都在Excel表上写下来每个月都在插入四列,分别为开始时间,结束时间,耗时,卡点。成果,我前任用时6天完成的工作,我用了四个月不断地优化做报表的SOP后,用2天就完成表报输出;在我离开前司的时候,领导特地嘱咐接任我的同事,好好学习我这套工作流程

2、当我工作量很大,但又不想因此而舍弃工作之外的生活时,SOP帮我找时间

我所在的团队,今年年初经历了一次很大的人员流失,原本5个人的团队,一下子走了3人,只剩我和另外一个姑娘;人员紧缺的情况下,还碰上疫情,公司业绩下滑,管理层决策需要大量的数据支撑;如此情况,我们基本身兼3人的工作量,工作严重超负荷,怎么办?降低工作质量?连轴转不停歇的工作?面对如此困境,我们团队的解决方法是:把手工工作转化成一个标准化流程,让系统执行这套标准化流程输出我们想要的结果。对我个人来说,我的办法是把主要耗时的工作步骤都写下来,记录卡点,解决卡点;原本我需要用3小时才能做完的工资分析报表,现在只需要20分钟就完成。

3、当我在无序中试错的时候,SOP帮我提炼出关键路径,打造自己的系统

总结一下,SOP有如下优点

1、节省时间,固话的程序让我们不需要每次在执行前头脑里过一遍如何做,也不会因为跳步骤而来回试错浪费时间

2、避免犯错,因为固话的程序,我们能清晰地知道每一步操作的结果

3、站在外面,才能更清晰地观察你的人生

---如何DIY自己的SOP

1、判断,适合用什么样的SOP

      ①一次性的工作,用标准SOP,如常用的思维模型

      ②重复的工作,定制SOP

2、如何定制

      ①记录,回顾自己完成这件工作的步骤,写在Excel/印象笔记

      ②复盘,找出影响工作效率/质量的卡点,找到解决方案/记下容易出错的地方

      ③修正,不断调整以至完善

3、如何内化

      ①重温,每次开始工作前,都重温SOP,避开雷点

      ②更新,SOP制定完之后,定期检查,必要时调整

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