团队工作,往往需要同步文档资料、多人协作编辑处理。原生的工作方法是,拉一个工作QQ群或者讨论组,需要共享文件拽入群共享,大家再接收编辑,处理完再发送。
这种原生的工作方式效率很低,工作文件的同步很不方便,QQ传的文件很容易淹没在群聊记录中。一旦工作量增大、团队成员增多,工作效率非常差。
坚果云同步软件
为了解决这一问题,最早采用了金山快盘实现团队工作同步,现因金山快盘停止服务,故转向坚果云软件。这个问题的官方描述如下:
如果您和您的同事在一个项目或部门,需要频繁的交换文件,那么最好的方式不是邮件或QQ,而是坚果云。坚果云会把您的文件夹同步到服务器中,同时也可以同步到您同事的电脑中。
这样,您和您的同事电脑上都会有一个一模一样的文件夹。你在里面放进去一个文件,这个文件就会出现在您同事的电脑上。你的同事修改了里面的文件,你电脑里面的这个文件也会跟着修改。
其工作界面如下图:
更详细的功能介绍详见官网功能演示
有用的功能
坚果云的文件同步功能非常强大,一般团队工作中常用的功能有:
- 多人同步
团队多人在同步的文件夹下协作; - 权限设置
根据每个人不同的角色,设置四种权限:- 上传和下载(管理员)
- 仅下载(观察者)
- 仅上传(开发者)
- 仅预览(外围)。
- 文件分享
适用于通过邮件、链接临时分享工作资料。 - 版本恢复
版本管理功能可以保存全过程的文件版本,也就是不论发生什么,你都可以回溯到工作历史的任何一个状态。- 恢复已删除的文件
- 恢复文件历史版本
- 比较文件历史版本。
值得一提的是,坚果云的安全性很好,网页登陆可以设置微信或手机验证,可以确保账号安全,资料不外传。
多人同步方法
下面总结了多人同步具体操作过程:
团队成员均注册坚果云账户,下载安装坚果云客户端;
-
将文件夹同步到云端;
-
添加团队伙伴(联系人);
-
修改对方权限;
当团队成员众多,确定各成员修改权限非常必要,避免成果误删等错误操作。
-
添加后,团队伙伴会收到邀请邮件;
确认即可将共享文件夹同步到本地;