为什么我们的「年度计划」总是难以完成?

图片发自简书App

随着高考填报志愿接近尾声,才惊觉2019已经过半,你还记得去年底列的年度计划吗?它们执行的怎么样了?

现在翻出来看一看,是不是才发现:上面有些内容,竟然忘了当时为什么写下来。

别担心,你和大多数人一样,包括我自己也是这样,于是我就在想:为什么我们的年度计划总是难以完成?

直到我看了塞德希尔·穆来纳森和埃尔德·莎菲尔写的书,里面关于时间管理和拖延的描述和论证,结合我自己的经验,才找到原因:

我们总觉得年度计划可以用一年时间来完成,比起明天就要交的方案来说,时间实在是太宽裕了。

于是,明天有个方案要交、下周有个计划要做、下月初还有个主题要确定......我们的年度计划,被这些日常的「重要事」冲散了,以至于过了半年再拿出来看,有些都已经忘记了。

心理学领域有个概念叫做「管窥」,描述的就是这种现象,它指的是:当我们专注在一件事情上,往往会忽略周围其他的事,而这些被忽略的事,有些也是很重要的。

就像我们正集中精力通过一根管子看景色时,无法顾及管子以外视角下的景色一样。

说回我们的年度计划,情况也是一样的。

每天必须完成的工作、必须做完的家务、必须留给自己的时间、必须陪伴家人的时间,全部都在我们的「管子」里,它们之所以在里面,是因为这些都是亟待解决的事。

也就是说:

这个方案很急,我必须今天做完

6点了,我该做晚饭了

孩子想让我周末带她去动物园,这肯定要安排

每天得看会儿书,不然心里不踏实

运动不能停,否则将来受罪的是自己

......

这里面的每一项,都是因为「紧迫」才被我们放进每天的日程里。

我们的年度计划总是难以完成,归根结底是因为:它们不具备「紧迫感」、它们在我们的「管子」外面。

那么,如何制造紧迫感、把它们拉进「管子」里呢?我总结了3个方法,它们经我实操后,已经初见成效,在这里分享给大家。

1.把年度计划变个样子

变形年度计划的目的,就是想办法把它放进有限的管子里,要达到这个目的,最直接的办法就是:切割。

针对不同维度,主要有两个方法:

具体目标:把一个大目标切成几个小目标。

任务时限:把晚些时候才需要完成的任务,前置到当前的空闲时段来做。

分别来举例。

熟悉我的朋友都知道,我是个慢跑的狂热爱好者,跑圈里的大部分人都有一个共同目标:有生之年至少参加一次马拉松比赛。

我当然也不例外,定下半马(21.0975公里)这个目标后,首当其冲肯定要制定训练计划,二十多公里显然不可能等到比赛日就能自动跑完,训练计划就显得非常重要。

参加半程马拉松是个「大目标」,不切割显然无法完成,我当时做的第一件事就是:根据自己的现有实力,预估一周、一个月能提高的跑量,根据比赛时间,倒推训练需要的时间,确定训练的起始日。

这样,不需要每天都训练,也能在比赛前,练就跑完21公里所需的体能。

当然,直到目前我仍然没机会跑一次半程马拉松,由于国内马拉松赛事日趋火爆,近几年开启了抽签模式,在这件事上,我还需要一些运气。

但是,把一个大目标切割成无数个小目标的方法,已经让我顺利完成「零走步跑完18公里」的目标,离半马距离仅差3公里。在完成一个艰难任务的时候,这是一个非常行之有效的方法。

我刚开始学习写作的时候,在「定期更新」这件事上感到非常吃力,一方面是由于输入的东西还不够,另一方面在写作技巧上也还不得法。

经过大半年的挣扎,情况才逐渐好转,我进入了开始有「存货」的阶段,存货是怎么来的,就是我前面说的:把晚些时候才需要完成的任务,前置到当前的空闲时段来做。

随着写作熟练度的提升,我在每次完成自己制定的写作任务后,有了些余闲,我会开始思考下一篇文章的主题、结构、素材,如果还有时间,我会开始写,写多少算多少。

这算是对计划在时间上的一种变形:把原本另一个时间要做的事,变一个时间来做。

未雨绸缪的好处是:为将来留下更多余闲,用以应对突发事件对时间提出的要求。

2.让年度计划和「管子」里的事情建立联系

你可能会有这种感觉:每天时间太紧了,根本没办法往管子里再多放一件事。

我之前在一个国外网站上看过一篇博客,博主有个圈子很特别,他们也是一群跑步爱好者,同时倡导低碳环保的生活方式,想要通过跑步为保护环境出一份力。

于是他们做了件什么是呢?

他们在每次跑步的时候,除了平时要带的东西外,还会随身携带一个袋子,在跑步的过程中,随手收集地面的垃圾,既锻炼了身体,又美化了生存环境。

或许我们也可以借鉴这个方法,出卖一份时间,做成两件事。

所以,思考一下:你管子外的事情,有哪些可以和管子里的事情建立联系呢?是不是可以:

在跑步的时候想想写作主题?

在通勤路上听一听英文对话的录音?

把学到的决策模型用在下周的主题确定会议上?

......

这些,都是可以延展、联系的方向。

3.对比「完成事项清单」和「年度计划」

我知道很多人习惯列「待办事项清单」,用来提醒自己每天该做什么事,但这样会有一个问题:清单上的项目几乎不可能在你设想的时间里完成。

一方面是我前面说过的,我们没有留出余闲时间来应对突发事件,另一方面,可能是我们高估了自己的执行力--列了太多事项在上面。

无论哪种原因,「待办事项清单」对我们都有个非常不利的地方:它会对我们造成压力、进而一看见它就焦虑。

更好的做法是列「待办事项清单」,这一点我在之前的文章里也强调过。

我会定期(基本上是每晚睡前)在脑海里过一遍已经做完的事,知道自己过去的时间究竟做了哪些事,这样不仅不会焦虑,内心还很踏实,也很有成就感,你也可以试试看。

说回年度计划,你可能会忘记计划里的内容,但一定不会忘记自己写过年度计划,这里要做3件事:

把两个清单(完成事项清单和年度计划)放在一起作对比。

观察它俩重叠的区域。

发现未重叠的区域,用第1、2条讲的方法,增加它们的重叠面积。

今天的文章,分析了我们的年度计划为什么总是难以完成,也给出了一些解决方法,如果感兴趣,可以挑一些试试看,希望对你有用。

最后还是强调一点:年度计划宜精不宜多,否则,管子再粗也放不下。

我是@霖小姐慢半拍,关于成长,慢半拍没关系,但别停!

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