我为啥选这本书写笔记？

书还是读了一些，但选择《你早该这么玩Excel》这本书跟给大家分享读书笔记，主要还是因为以下几点原因：

1．书中说：“Excel能不能用好，关系到企业的生死存亡”，一开始觉得危言耸听，但高层得不到准确及时的决策报表、中层经常为收集数据带动基层忙忙碌碌，这难道还不严重吗？别把上述原因归咎为“软件系统的报表功能不好用”，Excel（超越）就是个非常优秀的报表工具。

2．该书提到了“懒蚂蚁效应”（请自行百度），在企业中可以理解为：一些人平时看上去好像无所事事，但他们花很多时间去思考和提炼，所以往往平时不显山不露水，但关键时刻往往能挑大梁（这句话说的不是我，请大家不要误解，我希望大家成为这样的人）。当你只有20个数据时，会不会Excel并不重要，但当你要处理2000个甚至上百万个数据时，你应该学会用Excel“偷懒”。

3．“技术”是客观的，放诸四海皆准。而心灵鸡汤类的哲理、甚至于某些管理知识，会因为不同的情景、不同的资源，会让不同际遇的人有不同的（甚至对立的）理解，所谓“不识庐山真面目，只缘身在此山中”。我担心“我的理解”会误导大家、带来误解，所以还是给大家分享“技术”。

设计一张正确的“天下第一表”

参考如下的截图：

图1销售人员销售情况表

图2办公用品领用统计表

在我们的工作中还有很多类似如上两张的表格，就不一一列举了。从中我们可以归纳出：使用Excel的最终目的，绝大部分都是为了出报表。

我们再以“图2办公用品领用统计表”为例，该表中规中矩，但“麻烦”在以下几点：

1．你是如何做统计的？从明细数据中手工统计（高级点的用vlookup函数+sum函数）？效率高吗？

2．如果新增加“文件夹”（行）或新增加“开发处”（列），你是插入新行、列，然后重复第一步的工作来完成吗？效率高吗？

3．如果要统计一个季度的，你怎么做？效率高吗？

4．老板有更高的要求了：“看A4纸全年每个月的统计（目的是看增量走势）”，这张表完全用不上了，你要新做。你拍着胸脯告诉老板：“我马上去做，2小时后给您”，效率高吗？

5．老板指着你刚给的新报表问：“A4纸在5月份量有点大，让我们看看明细找找原因。”，你小声的说：“我再去准备1个小时”，效率高吗？

6．老板又有要求了：“看财务处全年每个月的统计”，你委屈地告诉老板：“这可能还需要2个小时，而且我还有其它事情…，加班做给您”，这样好吗？

从上面的“麻烦”，可以分析出根本：

1．作为经营决策用的报表，即使在同一个业务范围内，统计维度、格式也经常要变化；

2．但在同一个业务范围，这些报表的数据来源——明细表，几乎是不变的，大致的字段大家都能猜到：领用日期、领用部门、办公用品类别、领用数量。

所以，“天下第一表”=“正确的明细表”，然后利用Excel提供的“数据透视表”功能，分分钟就可以变出各种各样的统计表。你完全不用加班，现场变换出各种报表，让大家对你刮目相看。

我是如何行动的？

关于如何建立“正确的明细表”，以及如何使用“数据透视表”，书中讲解的很详细。我在这里仅仅“以点带面”，就不敷述了。但大家可以看看我学以致用的效果。

首先，我做了一张“正确的明细表”：

图3技术开发室绩效明细表

其次，我用数据透视表，变化出各种不同维度的报表：

图4日历工时进度统计

图5分类工时进度统计

图6个人工时进度统计

除去上面三类统计，我还可以用数据透视表对单个项目进行统计，分分钟搞定，然后用客观数据来分析项目的问题点。

该书的其它亮点

还记得前面提到的“A4纸在5月份量有点高，让我们看看明细找找原因”吗？在数据透视表中，双击某个“汇总”项，马上Excel就调出参与该汇总的明细数据，你根本就不用去准备、筛选，这太方便了！类似这些技巧，在《你早该这么玩Excel》这本书里还有很多，我摘录一些如下：

>十宗罪进行时：明细表设计常见的错误，p17；

>乾坤大挪移：活用shift快速移动行列，p22；

>单元格一键批量录入：在选定的多个单元格中录入相同的数据，p33；

>拆分已经合并的单元格，p36；

>条件格式：突出显示你关注的数据，p71；

>玩转数据透视表：这是最强大的“超越（Excel）”，p86；

>更多：等待你的发现…

总结

比起Excel，软件系统的优势有：分布共享、实时性高、流程协作、权限控制、数据安全等等，因此Excel是不能取代软件系统的。我们更应该让软件系统能够导出明细数据，然后让Excel来完成各种灵活报表的制作。希望我用心写的文章，能够调动起你学习Excel的兴趣，进而带动企业员工的Excel技能，因为这也不失为一种报表类软件需求的建设方案。