文件和内容管理
1. 介绍
文件和内容管理
文档和内容管理需要控制对存储在关系型数据库之外的数据和信息的捕获、存储、访问和使用。它的重点在于保持文件和其他非结构化或半结构化信息的完整性，并使这些信息能够被访问。
2. 业务驱动因素
- 法律法规要求组织保留某些活动的档案
- 电子取证是查找可能作为法律诉讼证据的电子档案的过程
- 组织应对电子取证请求的能力取决于其主动管理电子邮件、聊天、网站、电子文件等档案以及原始应用程序数据和元数据的水平。
3. 目标和原则
目标：
- 确保能够高速有效地采集和使用非结构化的数据和信息
- 确保结构化和非结构化数据之间的整合能力
- 遵守法律义务并达到客户预期
指导原则： - 组织中的每个人都应该在保护组织的未来方面发挥作用
- 档案和内容处理方面的专家应允许参与制度和规划的制定
ARMA国际档案保存指导原则：http://bit.ly/2tNF1E4
- 问责制原则：组织应向适当的个人指派一名高级管理人员，采用政策和流程指导员工，并确保计划的可审计性。
- 诚信原则：信息治理程序的构建应使组织产生或管理的记录和信息具有合理、适当的真实性和可靠性保证。
- 保护性原则：信息治理程序的构建应确保对属于个人或其他需要保护的信息进行合理的保护。
- 合规性原则：信息治理程序的构建应符合适用的法律和其他有约束力的机构以及组织的政策。
- 可用性原则：组织应以确保及时、高效、准确地检索信息的方式维护其信息。
- 保留原则：组织应在适当的时间内保留其信息，同时考虑到所有的业务、法律、监管和财政要求以及所有相关的有约束力的机构的要求。
- 处置原则：组织应根据其政策以及适用的法律、法规和其他有约束力的机构对信息进行安全和适当的处置。
- 透明度原则：一组织应将其政策、程序和活动，包括其信息治理方案，以工作人员和适当的利益相关方可以了解的方式记录在案，并为其所了解。
4. 基本概念
内容
内容是指文件、档案或网站内的数据和信息。内容通常基于文件所代表的的概念以及文件的类型或状态来管理。
- 内容管理
内容管理包括对信息资源进行组织、分类和结构化的过程、技术和技术，以使其能够以多种方式存储、发布和重用。 内容的生命周期可以是活跃的，通过可控的创建和修改过程进行日常的变更；也可以是静态的，只进行小的、偶尔的变更。内容可以是正式的管理（严格存储、管理、审核、保留或处置），也可以通过临时更新的方式进行非正式的管理。 - 内容元数据
格式：通常数据格式决定了访问数据的方法
可搜索性：是否已经具备用于搜索相关非结构化数据的工具
自我描述性：元数据是否有自我描述能力
既有模式：是否可以采用或适配现有方法和模式
内容主题：人们可能在寻找的东西
需求：需要进行彻底和详细的检索能力 - 内容建模
内容建模是将逻辑的内容概念转化为内容类型、属性、数据类型与关系的内容类型的过程。内容建模有两个层次。第一个是在信息产品层面，它创建了一个实际的可交付品，如网站。第二是组件层面，它进一步细化了构成信息产品模型的元素。模型的详细程度取决于所需的复用和结构的颗粒度。 - 内容传递方式
推式：在推式系统中，用户按照预先确定的时间表选择传送给他们的内容类型。发布方创建内容并在多个地方将其发布。
拉式：在拉式系统中，用于通过互联网获取内容
交互式：需要在企业应用之间交换大量的实时数据。
受控词表
受控词表是被明确允许用于通过浏览和搜索对内容进行索引、分类、标引、排序和检索术语的定义列表。在理想情况下，受控词表应与企业概念数据模型中的实体名称和定义保持一致。自下而上的方法是收集术语和概念并把它们汇编到一个大众分类中。
- 词汇表管理
- 词汇表视图和微控制词汇表
- 术语和选择列表
- 术语管理
- 同义词环和规范表
- 分类法
- 分类方法和打标签
- 主题词表
- 本体
文档和档案
文件是包含任务说明，对执行任务或功能的方式和时间的要求以及任务执行和决策的日志等电子或纸质对象。文件可用于交流并分享信息和知识。档案可用于证明所做的决策和所采取的的行动是符合程序的；可作为组织业务活动和法规遵从的证据。档案通常是由人来创建的，但仪器和监控设备也可以提供数据来自动生成档案。
- 文件管理
- 档案管理
- 数字资产管理
数据地图
电子取证
信息架构
搜索引擎
语义模型
语义搜索
非结构化数据
工作流
5. 活动
规划生命周期的管理
文件管理的做法涉及对文件的生命周期进行规划，从创建或接收到分发、存储、检索、存档和可能的销毁，整个文件的生命周期。
- 记录管理计划
- 制定内容策略
创建内容处理制度
审核的范围和合规性
生命记录的识别和保护
保留记录的目的和时间表(又称保留时间表)
如何回应信息保留令（特别保护令）；这些是为诉讼保留信息的要求，即使保留期限已经过期，也
要保留信息；
记录的现场和非现场储存要求
硬盘和共享网络驱动器的使用和维护
邮件管理，从内容管理角度解决
适当的记录销毁方法（例如，与预先批准的供应商和收到销毁证书）。
- 社交媒体制度
- 设备访问制度
- 处理敏感数据
- 应对诉讼
定义内容信息架构
实施的生命周期管理
发布和分发内容
6. 工具
企业内容管理系统
协作工具
受控制词表和元数据工具
标准标记和交换格式
电子取证技术
7. 方法
诉讼应诉手册
诉讼应诉数据映射
8. 实施指南
9. 文件和内容治理
信息治理架构
文件、记录和其他非结构化内容对一个组织来说是一种风险。管理这种风险和从这些信息中获得价值都需要治理。驱动因素包括：
- 遵守法律和法规
- 记录的可辩护处置
- 主动准备电子取证
- 敏感信息的安全
- 电子邮件和大数据等风险领域的管理。
成功信息治理程序的原则包括：
- 为问责制提供高层支持
- 教育员工了解信息治理职责
- 根据正确的档案代码或分类类目对信息进行分类
- 确保信息的真实性和完整性
- 确保官方档案时电子档案，除非另有规定
- 制定制度，使药物系统和第三方与信息治理标准保持一致
- 存储、管理、访问、监控和审核已批准的企业存储库以及档案盒内容系统
- 保护机密和个人身份信息
- 控制不必要的信息增长
- 在信息的生命周期结束时对其进行处置
- 遵守信息的请求
- 持续改进
IGRM信息治理标准
信息的激增
管理高质量的内容😡
- 生产者：谁创造了内容，他们为什么要创造内容？
- 消费者：谁使用信息，出于什么目的？谁使用信息，出于什么目的？
- 时机：什么时候需要信息？什么时候需要信息？多久需要更新或访问一次？
- 格式：消费者是否需要以特定的格式来满足他们的目标？消费者是否需要特定格式的内容来满足他们的目标？是否有不可接受的格式？
- 传递：信息将如何传递？消费者如何获取信息？如何确保安全以防止对电子内容的不当访问？
