整天工作团团转,但效率又不高,是时候要掌握一项能力了

这是李小小梨的第37篇原创文章

你有没有发现,办公室里总有一两人,看着从早忙到晚,勤勤恳恳在上班,等到快下班时却就在抱怨着今天工作没干完。是工作太多忙不完?是效率不高?是拖延到快下班才开始干活?

谁不想如期完成当天任务,美滋滋地准时下班,但就是有一些人整天团团转依然没干完活。要怎样才能把自己从这种忙疯了的状态解救出来呢?事先预谋,提前规划。《礼记.中庸》里谈到的“凡事预则立,不预则废。言前定则不跲,事前定则不困,行前定则不疚,道前定则不穷”说的就是先准备,再执行,才能不拖拉,高效完成。

怎样才能做好提前规划呢?《规划力:如何清晰预见成功轨迹》这本书可以告诉我们答案。本书作者是日本作家斋藤孝,现任明治大学文学部教授。他的其它著作《阅读的力量》、《深阅读》、《如何打造你的独特观点》我都阅读过。阅读斋藤孝的作品,给我的感觉就是一如既然的真诚和实用。通过大量的实例,他会一步步引导你去发现问题,思考问题,实践技巧。《规划力》正是一本告诉你必须具备规划力技能的书籍。


《规划力》认为,每个人都有在某个领域擅长的规划力,只是我们没有觉察到而已。一旦我们把规划力灵活应用在所有领域,就可以高效处理各类困难。书中通过分析大量实例,解构了不同规划力,让我们明白规划力的本质及作用,并提供了11种实践规划力的实用技巧。规划力是一种能够分清主次,合理安排,抓住关键点,游刃有余执行的能力。

针对职场规划力,与大家分享下我的感悟:

1、带着规划力意识去上班

   当领导叫你安排饭局,你会怎么做?当你要组织一场会议,你会如何组织?当你接手一个新客户时,你打算怎么入手?当你手头要完成一份报告时,你要怎么开始?仔细回顾下我们的日常工作,有没有发现,一个好的规划就已经接近成功的一大半了。

   如果你去安排个饭局,你需要做些询问,问清楚多少人、有没有开车、需不需要叫代驾、喜好什么口味、大概几点过去,订好包间,列好酒水菜单,告知领导地点房号,这中间的询问、订房和反馈就是一种规划能力。

当你能够认知到这次的任务核心在于规划力,也就能够看出工作的本质了。一旦我们大脑存在“规划力”这个名词,在工作上就不容易丢三落四或者漏掉一些重要信息,也就不会出现忘记通知参会嘉宾的荒唐事了。

书中强调,“只要认识到‘自己是靠规划力吃饭’的”,那么对于规划组织的方法也一定多少会有一些意识的”。在工作中一旦我们带着规划意识去应对事情,避免无头苍蝇般乱转的尴尬,专业能力也就自然显现出来了。    

2、将工作时间用3种颜色分类

职场上每天要处理的事情很多,如何科学应对各项事务,就是一个职场规划力的体现了。

最近互联网公司的996工作制一直遭受大众热议。有人在责备公司苛刻,有人在感慨高薪果然不容易,有人在调侃能做996是种福气,而我比较关心的是,996工作制下工作效率能高吗?

如何才能合理安排工作时间,提高工作效率?斋藤孝提出一个时间规划的方法,以90分钟为一色块,用红、蓝、绿3种不同颜色划分一天工作时间。当工作任务是“非常重要,不做就会造成困扰”,用红色色块标记;当工作任务是“一般重要的事情”,用蓝色标记;当工作任务是“轻松简单,做起来让自己开心”,用绿色标记。以90分钟为一时间单位,可以确保在这段时间内集中精力处理完毕事情。当你把一天的工作时间用红、蓝、绿分区域圈出来,这就是一种时间规划能力。


区分色块,是为了让你有时间紧迫感,才能提高工作效率。哪怕当前色块的工作不想做,接下来的工作也得逼迫上来。如果当前色块工作完成不了,为了完成当天的工作规划,你也不得不中断,没有可逆的余地。这就类比攀岩,一旦开始,只能持续前进而不是后退。

所以,当你还在忙得不可开胶的时候,把你时间规划起来,事半功倍。

3、利用“空间位置”和“偏好地图”记住陌生客户

 有时候商务洽谈时,参加会议的大多数是陌生人,如何搞清楚谁是谁,如何开始对话,记住谁说了什么,这就很考验一个职场人的沟通规划了。

如果我们能够利用空间位置来熟悉周遭的陌生人,那接下来的交谈就会顺畅很多。首先,从自己所看到的空间位置来认识这群陌生人,画出他们的空间位置,记下人名,所属单位,职能,把他们的意见写在名字旁边,这样就会很清楚地知道谁发言了什么。等到我们自己发言时,如果能够叫出对方名字并引用对方观点,双方的认同感也能进一步提升。这就是沟通规划的基础。


同样地,当我们事先知道了对方的某些偏好,带着“偏好地图”开始谈话,会议氛围就会被调动起来,人与人之间的生疏感和防备感也会减少。空间位置如同定位仪,偏好地图如同润滑剂,带着这两种意识开展陌生人会议,一定可以找到良好的对话开端。

沟通的规划力在会议中发挥很大效果,好的规划能够节省双方交流时间,提高共识,促进合作。

一部好的电影离不开台前幕后的筹备,一道丰盛的海鲜大餐离不开食材的新鲜,一个游刃有余的职场人士少不了规划力。带着规划力的概念去工作,将规划力运用起来形成习惯,工作自然就会优雅应对,不再忙乱出差错。

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