对大多数公司来说，2020年原计划的“开门红”被这场突如其来的疫情打得措手不及。不得不在家办公的情况下，怎么保持我们自己高效运转，保持团队战斗力呢？
今天，著名商业顾问、「得到」作者刘润老师给所有需要在家办公的人和公司，紧急送来了“远程协作指南”，你不妨按下面的建议来做。在家办公最大的挑战，就是远程之下，管理和沟通的效率会大幅下降。接下来，我们就来拆解一下这个问题，先说管理和沟通效率为什么下降，然后再讲怎么办。
为什么在家办公会导致管理效率下降？这是因为你见不到员工，没办法快速地调整节奏、安排工作。员工在做什么工作，遇到什么问题，也没办法及时地向你请示，得到你的指导，协同上就会遭遇挑战。沟通上具体会遇到哪些问题呢？大家在一起工作的时候，如果遇到问题，一抬头就可以跟旁边同事说一声，需要协助就喊一声，大家还可以快速地召开会议，而这些事情在远程办公的情况下都做不到。
尤其是每个人都在自己家里，员工会不会因为心情焦虑，刷着疫情新闻而无心工作，你也无从得知，这些都会导致沟通效率的下降。为了解决这些问题，我从公司层面和个人工作的角度，分别提出三个建议，下面具体来说一说。
建议一：加强定期沟通
远程办公时，加强团队间的定期沟通尤为重要。那么，怎么样加强定期沟通呢？这里建议大家实行两个制度：早会制度，晚报告制度。这两个制度可以保障远程工作高效率地进行。在公司上班的时候，谁准时上班，谁准时下班，大家都能看得到。可是在家办公，你很难知道一个员工是不是准时上班的。
为什么说准时上班这件事很重要呢？因为大家都在同一个时间段上班，才有彼此协同的基础。远程工作，只不过是换了工作地点，工作时间段其实没有换。这意思是说，你在家里，依然要保持早上9点到下午6点上班的状态，这个时间段不能换，因为大家需要协同。怎么才能保证大家协同工作呢？
第一点，建立早会制度。比方说，早上9点，每个部门都在微信群里开个语音会议，沟通一下今天我们要做的事情是什么，每个人分别要做什么，每个人都在会议里简单地讲一分钟，说我今天大概要做这么一件事、两件事、三件事……简单地讲一讲就可以，最重要的是大家互相提个醒，我们开工了。
第二点，建立晚报告制度。早会既然已经提出了，我们今天要做这件事，其实就给了管理一个非常重要的依据。到了晚上，每个人需要通过钉钉或者企业微信，把自己的报告发出来，讲一下我今天做了什么事，每件事做到了什么程度，今天的工作，我可以交付给大家一个怎样的结果。所以，早会和晚报告制度，这两个制度是进行远程办公时很重要的基本管理手法。
建议二：把目标拆解为任务
这句话意思是说，公司要懂得把原本要在一天或者一段时间里要完成的目标，拆解为每一天要完成的任务。因为很多事情，工作周期可能是一周、一个月，甚至更长时间。为了避免远程办公时失去目标，我们需要把目标拆解为一个个具体的任务，也就是把objective拆解为task。目标要达成，首先要把每天的task，也就是任务要执行到位。
这里举个例子，公司要向客户交付一套非常大的代码，中间可能涉及到300多个功能。作为项目管理者，就需要把这个目标具体到这周干什么、今天干什么。
比如，今天的任务，第一，我要给客户打个电话，商谈项目计划，疫情期间在家里完成设计。第二，我要跟我的团队开会，这个会要确定我们节后三个主要提案的方向，并且由我的团队交付出来这三个方向的基本设计框架。你看，把目标拆解为以天为单位的任务，这其实也是在训练一个人的管理能力。
建议三：公司要准备好线上协作工具
我们今天的沟通工具已经非常好了，比如，微信、企业微信和钉钉这一系列即时沟通工具。但是，大家在办公的时候，经常要基于同一个文件、同一批文件协同操作，而即时沟通工具并不能传输大规模的文件。所以，给大家介绍以下几个工具。
文档类，大家可以用类似于石墨、Office365这样的软件，这些软件支持多人在同一篇文档上同时做出修改。有时候，写一个项目计划或者一篇报告，老板、助理、项目经理、策划员工，大家可能一直站在电脑面前说，这个人说这样改，那个人说那样改，最终一起把文书改好。这种情况下，通过石墨或者Office365，大家可以在线共同修改同一篇文章，从而达到协同的目的。
传输类，我推荐使用网盘。比如，大家把每一天的工作成果都上传到百度网盘，一天结束的时候，大家都可以看到彼此交付的成果，第二天再基于这个成果来做第二天的工作。百度网盘之外，钉钉和企业微信里都有类似的功能。
还有沟通协作类工具，就是大家完成一个项目管理任务的工具，比较典型的就是像Teambition这样的工具，我在《5分钟商学院》里面介绍过。还有开会怎么开呢？当然，依然可以用微信，但是要开视频电话会议的话，今天也有很多公司提供了基于互联网视频的一些电话工具，比如腾讯会议，大家可以在网上搜索去了解一下。
给个人的三条建议
下面，我再从个人角度分享一些建议。为什么在家办公，工作效率很容易变差？这是因为一开始你会觉得无拘无束，特别舒服。但过了一段时间，你就会觉得浑身难受，工作效率也会大大下降。那么，怎样才能提高在家工作的效率呢？我给大家分享几个经验。
第一，准时起床，穿戴整齐。
我经常在酒店的房间办公，偶尔也会在家办公。我会给自己提一个非常重要的要求：一定要早起，穿戴整齐。不要觉得穿着睡衣很舒服，穿着睡衣吃早饭，吃完早饭趴在餐桌上就开始干活了，在这种状态下，你会特别容易分神。你一定要当作正常上班一样，准时起床，换上正式的衣服，这是一种仪式感。这种仪式感会把你拉入一个工作的状态，很大程度上可以提高你的工作效率。
第二，一定不能在休息区办公。
反过来说，不要在办公的地方休息，在家里，要把做这两件事的场所分开。如果你家里有书房，就把书房当作你的办公室，早上起床，穿戴整齐，带着背包正式地走进书房，把门关上，就相当于你到办公室开始办公了，这个过程很重要，在这里把一切工作资料都准备好，注意，不要在这睡觉。
第三，清晰地区分好工作和休息时间。
在家办公，对公司而言，考验的是把目标拆解为任务的能力。对员工而言，考验的是区分工作和休息的能力。这是什么意思呢？就是你很容易工作着工作着，突然之间想要在沙发上躺一会儿。躺下来之后就想，那我打开电视看一会儿，休息一下吧……而一看就是很长时间。无法保持专注，这是在家办公带给我们的巨大挑战，但这也是很锻炼一个人的。
怎么才能区分好工作时间和休息时间呢？建议大家用番茄钟工作法，就是工作以25分钟为一个单位，这25分钟里，手机调成静音，什么东西都不要碰，告诉自己在这个时间里、在番茄钟提醒你之前，只能专心工作，别的什么都不能干。工作25分钟之后，可以休息5分钟，这5分钟可以去倒杯水、上个厕所，去翻翻其他书，休息结束再进入下一个25分钟。
中午的时候，你当然可以在家里自己做点东西吃，但也需要给自己设定好，12点到1点之间才可以做这件事情，这是你的休息时间。吃完之后可以戴上口罩，出门走一走，稍微呼吸一下新鲜空气，舒展一下筋骨，这也是很重要的。到了下午1点钟再回来上班，6点钟下班。下班之后，你就可以离开书房，进入下班状态。你告诉自己，我下班了，这个时候才可以把身上正式的衣服换成家居服。
只有清晰地区分好工作时间和休息时间，远程工作，才会既有效率，又能劳逸结合。如果公司里每个人都能做好这件事情，其实对公司的管理水平和个人的自我管理水平都是一个很大的提升。
以上这些建议，希望能帮到在家办公的你。
