企业效率的提升是所有企业都追求的目标。然而，很多企业习惯于外延式的发展，管理粗放，对于如何提高内部管理效率的工作做得并不好，对管理工具的使用也不够。
本文将着重讲解企业里面高频的管理动作之一：会议管理，特别是线上会议的开展。
会议管理
会议是我们企业里最经常见到的，但其实做得好的并不多，很多开会都是无果而终，而一次会议能否召开成功，会议的准备至关重要。
（1）明确会议目的
首先是需要明确会议目的，这次开会要达到什么目的，取得什么成果，目标越明确越单一，会议的展开往往越顺利。
（2）确定会议细节
会议目的明确了，接下来要明确会议时间、会议程序及参会人员。会议秘书要提前通知与会人员就会议主题做好准备。要提前布置好会议场所，准备好视听设备、白板、书写工具等。
（3）确立会议主持人
会议必须要有会议主持人，会议主持者的重要任务是掌控会议程序。在会议过程中，维护会议纪律，确保所讨论的内容是与主题相关的，并最终控制在预定时间内达成会议的目标。
（4）高效的会议公式
有一个高效会议的公式可以参考：高效的会议=70%的准备+10%的会议讨论+20%会后确认。此公式中准备工作尤为重要，因此，会议组织者要花费更多的时间和精力来准备会议。
线上会议的开展
现在，越来越多的企业开始采用线上会议的方式。但是，线上会议与传统会议相比，有很多需要注意的地方。
（1）准备好技术设备
首先，要准备好相应技术设备，如电脑、摄像头、麦克风、耳机等。确保所有参会人员都可以顺利地进入会议，连接到视频会议平台。如果可能的话，测试设备并确保它们正常工作。
（2）选择一个可靠的视频会议平台
选择一个可靠的视频会议平台非常重要，虽然现在很多视频会议平台可供选择，但确保选择一个易于使用、稳定可靠的平台仍然十分重要，需要确保所有参会人员都能够顺利使用该平台。
（3）设置会议时间和议程
在设置会议时间时，确保所有参会人员都可以出席。此外，确保会议时间和持续时间得到准确的安排。在设置议程时，确定会议的主题和议程，并向所有参会人员发送会议议程。
（4）测试音频和视频质量
在会议开始之前，测试音频和视频质量以确保参会人员可以清晰地听到和看到主讲人，而会议的视频质量往往与会议平台的选择息息相关。
（5）确保有一个良好的网络连接
良好的网络连接对于成功的视频会议至关重要。确保在会议开始之前，所有参会人员都有一个稳定的网络连接。
（6）提供必要的资料和支持
在会议开始之前，向所有参会人员提供必要的资料和支持，如会议议程、会议参考材料等。此外，确保在会议期间提供支持，以确保所有参会人员都能够参与会议。
协作工具使用
随着信息技术的快速发展，各种协作工具也层出不穷，如何正确使用这些工具来提高企业内部的协作效率也变得非常重要。
首先，需要根据企业的具体情况选择适合自己的协作工具，例如：在线办公套件、团队协作平台、在线会议工具等。在选择的过程中需要考虑到使用的人数、使用的频率、使用的稳定性等因素。
其次，需要建立完善的线上规范和操作流程，让每个员工都能清楚地了解如何正确地使用这些工具。因此，协作工具的操作性就显得很重要了，是否足够简洁便利，是否能够让每个人都流畅的使用，都需要企业管理者思考。
最后，需要不断地推广和宣传这些工具的使用，提高员工的协作意识和主动性，让他们愿意在工作中使用这些协作工具，从而进一步提高企业的协作效率和工作效率。
过去，元宇宙的出现更多的仅仅只是作为一个概念，人们对其看法还停留在游戏、头戴式设备、全息摄像等概念上。然而，随着开年之初ChatGpt等一众AI工具的爆发式出现，越来越多的人开始主动地去了解和使用这些新生的效率工具。
总之，从搜索到绘图，从写作到制表，从视频到文件制作……越来越多工具的出现正在倒逼企业融入互联网效率大战中。而企业想提高效率，究竟哪些方面能够直接有效，甚至暴力式的将企业会议效率提高一大截，才是企业管理者们优先需要了解的！
