开会少不了会议资料，想要把会开好，就得从高质量的会议资料做起。
所谓“高质量的会议资料”，并不是资料内容绝对正确那么简单，必须满足以下几个条件：
·清楚写明会议的主旨和目的；
·让人能在短时间内轻松读完；
·无论谁在何时阅读，都能获取完整信息。
为了在开会时用更短的时间做出更准确的决策，准备会议资料时就要力求满足以上这几个条件。
1、 会议资料要以文章形式呈现
亚马逊的会议资料不能只写要点。亚马逊规定，会议资料要以文章形式呈现。因此，主讲人多用Word文档撰写资料，提前打印出来，开会时分发给与会者。这些资料通常是在会议开始时分发的，与会者不必事先预习。因为亚马逊认为，高质量的资料必须让人当场读完就能迅速理解。
2、PPT会降低会议的效率
用PPT撰写会议资料是比较容易的。主讲人不用在意页数，只要把自己想说的要点列在PPT上就是了。等到开会当天，对着PPT进行口头说明，不想说的内容也可以当场跳过。这样的会议资料就算临时抱佛脚糊弄一下也能完成。
撰写大量文字材料却是一项艰巨的任务。要让文章既严谨连贯，又短小精悍、切中要害，主讲人必须在动笔之前考虑到整体性，以免让人在阅读时遇到前后逻辑不通的情况，行文过程中也必须再三斟酌用词，不断增删信息，力求完善。
3、 写作技能不过关，就无法加入亚马逊
早在招聘录用的过程中，就已经把写作能力列为筛选条件之一了。
4、“1页纸”是亚马逊的基本资料模式
要将发言的要点总结在1张纸上，并且只允许单面有内容。
除了在开会时用来辅助提案之外，“1页纸”还可以作为简单的总结报告，在日常工作的方方面面灵活使用。比如说，某个项目出了问题，导致数据异常。如果负责人认为不能立刻口头说清，还需要进行调查分
析，那就可以在事后用“1页纸”来汇报调查的结果，写明问题的详情、产生的原因、实际采取的对策，以及最后结果。
下文的“1页纸”示例是一个关于情人节促销计划的模拟资料。从这个示例中可以看到，项目的背景、主旨、对应的行动计划，以及最后想达成的目标，都要简明扼要地写在1张A4纸上。
“1页纸” 示例
情人节促销计划
市场企划部
××××年××月××日
背景
情人节是每年固定的促销季，但近来，客户需求越发多样化，女性向男性赠送情人节礼物的传统习俗逐渐淡化，造成销售额一直未能较往年有所突破。故今年希望通过开发新的主题，让促销活动更贴近消费者的需求。
问题
近年来，女性碍于情面在情人节给身边男士送“义理巧克力”的情况大幅减少。相反，女性为自己购买巧克力作为礼物的消费需求却在逐年递增。因此，现有选品无法确保完成销售任务。此外，由于健康意识的增强，许多消费者都开始有意少吃甜食，年轻消费者
更是对巧克力避之不及。这使得我们失去了原本最主要的客群。随着互联网的发展，更多日本人了解到欧美人过情人节的方式，于是，由女性向男性赠送巧克力的习俗被打破了，男性也向女性赠送巧克力，朋友之间，甚至其他社交关系中也开始互相赠送“友情巧
克力”。但巧克力的平均单价却由2017年度的1970日元，下降至2018年度的1850日元。
对策
为备战2020年情人节促销季，现考虑落实以下项目：
1.开发高单价商品，充分挖掘消费者为犒劳自己而购买巧克力的需求，扩充高级进口巧克力的选品，力争增加人均单笔购买金额。目标：平均单价+60日元
2.开发以健康为导向的商品，针对健康意识较强的顾客，大力推荐可可含量较高的巧克力等商品。可以制作送给父亲的礼盒套装，借此挖掘面向中老年男性的送礼需求。
目标：售出1000份礼盒套装（礼盒单价2000日元）
3.开发除巧克力以外的其他商品，借鉴国外男性在情人节向女性赠送鲜花的习惯，以20岁至30岁男性为目标客群展开鲜花促销。
目标：鲜花销售量+100%
整体目标：情人节相关商品销售量+8%
5、“6页纸”
大型报告要控制在6张纸以内除了“1页纸”之外，亚马逊还有另一种形式的会议资料，那就是“6页纸”。
写资料时除去附加材料之外，所有的信息必须被归纳整理在6张纸之内。
就拿新项目提案来说，如果只是提出想法，那么用“1页纸”就足够了。然而一旦想法获得通过、要拿出具体计划，“1页纸”就不够用了。
因为此时需要说明的不仅有项目概要，还有为起草收支计划而收集的财务信息等各种详细内容。
“6页纸” 的内容示例
服务的定义和概述
预算前景
时间表（预计实现盈利的时间）
商品定价
预想的消费人数
团队成员编制
应急的后备计划
财务信息
ROI（投资回报率）
6、 写出好读文章的两个原则
原则1：结论先行
美国人被灌输的写作方法是先阐述结论，然后再进行说明。
原则2：多用句号
东亚各国和地区的职场人在写作方面还有一个问题：爱用逗号，句子拖得很长。
“要简洁地写出你想表达的内容，多用句号。”
文章要简短。这一点请务必牢记。
7、用于提案的资料要以逆向思考法来推敲
亚马逊使用的逆向思考法是将这个过程完全倒过来，
先确定最终目标，再反过来思考如何达成目标。
直接把“将销售额提升10%”定为目标，再考虑现状与目标之间的差距，进而研究缩短差距的方法。在这种思维方式下，更容易诞生突破性想法。
8、每个项目都有自己的“信条”（tenets）
每个部门和各个项目组自己决定的：信条
例如，某个项目的内容是推行新的配送方法，那么该项目组的“信条”可能就是“我们要为客户提供最便利的配送服务”。根据这个“信条”，再利用逆向思考法，推导出什么样的配送方法能让客户在最需要的时候拿到他们最需要的商品。
“信条”还有一个作用——统一项目相关人员对目标愿景的认知。这样一来，在遇到问题时就会有明确的应对标准：符合“信条”的就是正确选择，不符合的就是错误选择。“信条”就是要让项目相关人员在理念上达成共识。这种由各部门和项目组设立的“信条”无疑也能提高开会时的效率。
9、 推出新项目时的说明资料要以新闻稿的形式撰写
新闻稿是能让方案更容易被接受的万用模版.
这里说的“新闻稿”，就是大家日常看到的、企业向媒体发布信息时使用的文书。
逆向思考应用模版:
问题 想要解决的问题是什么？
问题 客户（也包括公司内部客户、贸易伙伴等）的痛点是什么？
问题 现有商品或流程足以解决这些痛点吗？为什么？
问题 如果不能，还有什么别的办法？
问题 靠自己公司的技术和组织能力，能否解决问题、实现商品化？
问题 如果本公司无法解决，有没有能提供解决方案的供应商？
问题 新商品的具体优势是什么？
问题 如何利用新商品的优势来解决问题？
问题 这是不是最简单的解决方案？如何可以更简化？
问题 客户对解决方案的满意程度是多少？
新闻稿形式的资料包括哪些内容
整理好思路之后，要将这些内容放到新闻稿样式的文档中。下面罗列了新闻稿形式的资料中应当包含的内容，还提供了一则以此架构撰写的示例，供大家参考。
参考示例后就能发现，撰写新闻稿形式的资料，要以外部视角，也就是客户视角为出发点进行构思。资料要解决的问题不是“我们想做些什么”，而是“客户会有什么样的感受，如何才能接受提案”。因此，必须尽可能避免内部视角。
除了新闻稿形式的资料之外，通常还会准备常见问题与解答和用户手册各一份，作为附加的补充材料。常见问题与解答是针对客户可能提出的问题进行预判，并给出相应的答案。要准备好这份资料，就必须想
象客户在接触到新商品或新服务时所处的状态，细致地思考客户所处的场景。这也正是逆向思考法的一种实践。
新闻稿形式的资料应包含以下内容:
标题有关商品的简短说明。
副标题：目标市场
谁将从这项服务或商品中获益。
第1段：商品概要、优势
简要总结商品或服务的概况及优势。第1段非常重要，要让人即使不通读全文也能理解主旨。
第2段：要解决的问题
明确地陈述要解决的问题。
第3段：解决办法
清楚地写明问题的解决方案。点明解决方案的亮点。
第4段：负责人之声
在亚马逊，负责人要向客户传达商品所提供的价值。
第5段：过程易如反掌
让人了解启动这个新商品或新服务的过程有多简单。
第6段：客户之声
从客户的角度表达产品或服务的优势。
第7段：总结和补充
提供链接，导向商品详细资料及其他补充信息。
10、不断进化才是不变的原则
亚马逊不设置固定模版
亚马逊非常看重新闻稿形式的书面资料，但也并没有规定员工一定要按照这个格式来写。
亚马逊规定书面资料只有“1页纸”和“6页纸”两种，但在具体的写作方法上并没有严格的规定。
02
决策会议的原则和方法
1、 项目主管就是会议的负责人
会议负责人负责：发起会议、邀请与会者、掌控议程、推进讨论。
项目负责人：完成会议记录（也可委托他人代劳、确认会议的实施进度，会后跟进。）
2、 用“3个W”让与会者对会议目标达成共识
会议前后要产生变化.
用“3个W”有效地设定会议目标，即：
·任务（what）
·人员（who）
· 时间节点（when）
会议负责人要在召集会议和会议开始时让所有人明确目标，这是避免决策会议无疾而终的第一步。
3、会议从“沉默”开始
用15分钟进行默读.
在主持人明确会议目标、说明议题的先后顺序、确保与会者都拿到资料后，还有一个特殊的“仪式”。
就算事先已经通过电邮将资料发送给与会者了，会上也会留出一定的阅读时间。“1页纸”的阅读时限是5分钟，“6页纸”是15分钟。浏览资料期间一定要保持会场安静，不接受任何提问。
4、 会议负责人的三项职责
调动所有与会者:灵活调动所有参与者的智慧，让大家参与讨论。确保所有人目标一致，达成共识。
时间管理：开会时负责人不仅要推进讨论，还要分配好时间。
撰写会议纪要：会议负责人要撰写会议纪要。但如果实在无法在主持会议的同时兼顾记录的工作，也可以请其他与会者代劳。会后发给与从所有人。
