会议的定义

会议的定义：开会就是多个人就一个议题同时展开讨论，或是做出决策，或是拿出想法。

会议分4种：

1. 旨在做出决定、对事务达成决议共识

2. 旨在提出新措施、新服务等的创意发掘会议

3. 旨在汇报情况、共享信息的信息传达会议 （亚马逊认为应该尽量避免这种类型的会议）

4. 旨在跟踪并确认决议落实状况的进度管理会议

高效会议的通用方法

方法一：减少信息传达会议，增加一对一面谈

【原因】

信息传达会议的缺点：

1. 如果群发邮件就能起到传达信息的效果，非要开会会导致浪费时间

2. 与会者大多容易处于“休眠”状态，沉默不发言或者分神

3. 往往只是因为惯例而定期举行的会议，起不到作用

一对一面谈的好处：

1. 可以促成密切的沟通

2. 不受时间和场所的制约

3. 有利于对下属做出评估

方法二：会议资料要以文章形式呈现

【原因】

PPT形式的会议资料的缺点：

1. 资料上列出关键词、宣讲时再做口头说明，这样资料的准确性就难有保障

2. 会后再读资料，很难正确理解字里行间的意思

3. 撰写者可以临时抱佛脚糊弄过去，不想说的内容也可以当场跳过

4. 制作PPT常常为了追求美观而花大量时间，而且这些都只作用在了展示形式上，而非内容本身（通常存在一些华而不实的精力和时间成本）

文章形式的会议资料的好处：

1. 要写出严谨的文章，必须反复斟酌整体的统一性，这样就能提高资料的准确性

2. 任何人在任何时候读到，都能获得准确的信息

会议资料决定了会议的成败

高质量会议资料的标准：

1. 资料内容要正确

2. 清楚写明会议的主旨和目的

3. 让人能在短时间内轻松读完（在亚马逊，资料通常是会议开始时才分发，它认为高质量的资料必须让人当场读完就能迅速理解）

4. 无论谁在何时阅读，都能获取完整的信息（不能只写要点，与会者需要理解上下文，没有上下文容易产生主观差异）

亚马逊将会议文章分为1页纸和6页纸两类，小型项目、提出新想法使用1页纸，大型项目使用6页纸（通常要花2天到一周时间），附录无限制页数

1页纸资料的内容包括：背景、问题、对策、整体目标

6页纸资料的内容包括：服务的定义和概述、预算前景、时间表（预计实现盈利的时间）、商品定价、预想的消费人数、团队成员编制、应急的后备计划、财务信息、ROI（投资回报率）

写作时的2大原则：

1. 结论先行

2. 多用句号（这样才能简洁地表达内容，这是针对英文而言，中文可能不容易出现这样的问题）

方法三：使用逆向思考法，而非叠加思考法

【原因】

叠加思考是以现在的状态为起点，推测出能够达到的目标。这样具有极大的局限性，限制了未来目标的可能性。

逆向思考是先设定一个目标，再考虑现状与目标之间的差距，进而研究缩短差距的方法，为达到既定的目标，现在应该采取哪些行动。这种思维方式下，更容易诞生突破性的想法。

使用逆向思考的代表性问题：

1. 想要解决的问题是什么？

2. 客户（也包括公司内部客户、贸易伙伴等）的痛点是什么？

3. 现有商品或流程足以解决这些痛点吗？为什么？

4. 如果不能，还有什么别的办法？

5. 靠自己公司的技术和组织能力，能否解决问题、实现商品化？

6. 如果本公司无法解决，有没有能提供解决方案的供应商？

7. 新商品的具体优势是什么？

8. 如何利用新商品的优势来解决问题？

9. 这是不是最简单的解决方案？如何可以更简化？

10. 客户对解决方案的满意程度是多少？

亚马逊推崇新闻稿形式的资料，新闻稿形式的资料应包含以下内容：

1. 标题。有关商品的简短说明。

2. 副标题：目标市场。谁将从这项服务或商品中获益。

3. 第1段：商品概要、优势。简要总结商品或服务的概况及优势。第1段非常重要，要让人即使不通读全文也能理解主旨。

4. 第2段：要解决的问题。明确地陈述要解决的问题。

5. 第3段：解决办法。清楚地写明问题的解决方案。点明解决方案的亮点。

6. 第4段：负责人之声。在亚马逊，负责人要向客户传达商品所提供的价值。

7. 第5段：过程易如反掌。让人了解启动这个新商品或新服务的过程有多简单。

8. 第6段：客户之声。从客户的角度表达产品或服务的优势。

9. 第7段：总结和补充。提供链接，导向商品详细资料及其它补充信息。

10. 附上常见问题Q&A

实际上亚马逊在这方面不设固定模板，只对字体种类和字体大小有限制，因为担心僵化的模板会被束缚，无法适应不断变化的商业环境

有关决策会议的建议

决策会议的原则：

1) 会议前后要产生变化。会后要让大家对后续行动达成共识，即使讨论结果与会前预想的不同，只要达成共识会议就算有成果。

2) 会议负责人要在召集会议和会议开始时让所有人明确目标，即“3个W”：任务（what）、人员（who）、时间节点（when）。

3) 会议结束时也应该要让所有人对任务、人员、时间节点和完成目标的客观标准达成一致。

4) 与会人数满足最少必要即可，减少不必要的与会者可以提高效率

会议负责人要履行三项职责：

1. 调动所有与会者

2. 做好时间管理（当出现偏离整体的讨论时，可以使用搁置区，将问题写放到里面留待下次再讨论）

3. 撰写会议纪要（或者委托其他人来写）

亚马逊的一种特殊做法是在开会时前15分钟让大家默读材料（即使此前已将资料以邮件形式发出），以有助于避免无谓的提问。（1页纸的阅读时间限制是5分钟，6页纸是15分钟）

为什么亚马逊的会议要从沉默开始？

【原因】

常见会议的缺点：

1. 如果明明资料都有提及，没读资料就发问，容易造成时间上的浪费

2. 反正需要口头补充说明，这就导致在准备资料的时候容易偷工减料

3. 最终带来的结果就是会议时间被拖长

亚马逊的会议的好处：

1. 由于大家都是阅读完资料才开始讨论，所以一开始可以先集中注意力阅读资料

2. 文章要能让人在短时间内容易理解，所以对资料制作的要求就提高了

3. 最终带来的结果就是会议高效推进，不浪费时间

有关创意发掘会议的建议

原则：

1. 不求完美，但求效率，先以数量为重。想到什么说什么，迅速拿出大量的点子，然后再细细斟酌完美的点子。

2. 让不同背景的人参与其中，不要把将具有强利益关系的人放在一起。

3. 运用成型的理论框架将点子进行分类整理

4. 主持人在头脑风暴会议中是辅助角色，不要过多介入以免影响大家发表意见

技巧：

1. 头脑风暴会议的人数控制在5-6人

2. 使用白板将大家的意见记录下来，并方便所有人看到

3. 可以让大家分头写自己的意见，而不用逐个提问，这样可以节省时间提高效率

4. 可以选择外出会议，去离工作场所较远的地方，隔绝工作相关的事务（物理位置的改变可以影响思维角度，这一点不仅仅对开会适用）