想起这个话题,是因为突然在公司的内部论坛里看到了关于开会的吐槽与讨论,适逢周末,也谈几个关于开会的理解与认识。
无冲突不开会,无结论不散会。
还记得黄金圈法则么?what,how,why层层递进,就容易从外挖掘到内,而从内再向外发散。召集若干人议事谓之开会,那么为什么需要若干人召集议事呢,其实是因为一个人解决不了,什么事一个人解决不了呢,那就是需要让大家来决策的事情,所以开会的因,其实是由横向和纵向不统一的矛盾和冲突所产生的,正所谓无冲突不开会。
除了因,我们还可以看看果。开会有什么好处?推动事情的前进,节约沟通成本,拉通信息对称......就笔者而言,开会最大的好处,其实是在群体的见证下高效决策,降低决策成本。也就是说,如果没有形成结论,基本等于需要再开会。开会的本质,是一个以时间换结论的过程。反过来说,如果时间没有换到结论,过程基本就属于浪费。但同时,并不意味着每一场会议都能完全得出结论的,所以在这一点上,我们只需要明白我们的会议都是为了最终得出结论而已。
会议会议,先会后议,先看结论,再看执行。
这句话是笔者对于会议的理解,其实我们大致将会议分为几个部分可以用这几个字来分别概括。
会:5w2h清单。
why,因为什么冲突或事项需要开会,即会议目标,为了解决什么事,what,确定会议主题,who,会议干系人都有哪些,通知谁,谁决策,谁主持,谁记录,理解自己是什么角色,就容易更加理解自己在会议中的意义。where,在哪里开会,when,什么时候开,how,什么形式开会,视频会,会议室,还是电话会议,需要哪些资源,白板笔、投影仪,PPT?how long,开多久会议。
理解会的5w2h有什么意义呢?以笔者的角度看至少有以下几方面的益处。明白角色之后,就能明白不是每一个会议自己都一定要去参加;明白如何开会,就知道该详细的推演会议从而准备相应资源,投影仪是否适配,话筒是否准备备用电池,白板与粉笔是否够用等等....明白when与how long,那不就明白了自己的度过的时间段。
议:打靶心,控节奏。
开会就像射击,会议目标其实就是靶心,为了解决什么事而开会,开会要有哪些目标,当逐一讨论时,最忌讳的便是脱离靶心,在无关的话题中无限发散。另外,控制节奏是会议主持人需要注意的事项,这里的节奏包含几个含义,一是会议时间比例,即进度,二是发言人的范围,三是发言主题的限定。
这个部分有两点建议,开会是一件为了推动事项决策提高效率的事情,所以开会本身也应该提高效率。所以在开会时,有两个小建议值得牢记,一是在提出问题时带出解决方案,你想的越多之后的发言也就越有质量,也就意味着群体决策效率的提高,二是如果你发现在会议中有人持你的反对意见,请务必保证自己在批评或者反驳他人意见之前,自己正确了理解对方意图。笔者有一个好方法,那就是对方反对意见一出,自己想要反驳时,先逆向思维假设对方是对的,那样你就忍住了。
论:统一性与相关性。
结论是会议的果,是执行的因。所以如果想要保证后续的动作执行相应顺利,最好的方式是在会议时让决策人与执行人达成共识,形成统一的意见。在这个层面中,要考虑的不仅仅是意见的统一,而是结论的相关性,决策依据,决策人,决策结论带来了哪些任务,谁来转化结论为任务,谁来记录决策任务,谁审批,谁知悉,谁负责,都是与会者需要明确知悉的问题。
在这个过程中,笔者有一条建议,那就是在会议结束前当众重申会议结论,让每个人都能够确认知悉结论及任务,一来查漏补缺,二来明确任务。
行:围绕结论的资源再分配。
结论在纸上,执行在地上。在结论形成之后,就是围绕着结论重新分配资源了。很多时候大家喜欢用SMART原则(具体、可衡量、可达、可证明、时间可控)来明确目标,但是对于执行来说,笔者更建议直接从资源组合出发,人力资源(谁负责,谁辅助,谁执行,谁验收)在什么时间(什么时候开始,花多长时间,什么时候结束)花多少资金成本(费用估算),达到什么效果(预期标准)。
在这个过程中,边界清晰,具体可行是首要标准,其次更加需要注意的是执行的追踪与反馈情况。比如为每一项任务设置反馈机制,比如每一项任务都应设置验收人。
以上便是笔者对会议的四字理解,简单查阅了罗伯特议事法则,有兴趣的同学们可以去看看,要比笔者说的更系统,更全面,更标准。
三张广告图,脑洞比你足。(第68期)
1.一张很污的广告。
在放上这张广告之前笔者还是犹豫了那么一下下的。不知道是否有同学还记得小时候的化学实验,比如高锰酸钾与硫酸铜的各自变色实验,很多化学魔术也由此产生。在这则广告中,最大的利器其实不是大胸,而是大胸下雨之后隐藏的变化,湿身一词大概就是形容如此之类的事情吧,雨水可以形成变化,阳光可以,火可以,冰也可以,我们再考虑注意力的广告时,不妨可以试试利用自然的变化来看看不同的场景改变,也许你就成了大自然的作品,而不是一块干巴巴的屏幕。
2.日晷与广告
其实这则广告与上一则有异曲同工之处,都算是巧用自然的力量,上一个用的是雨水,这一个用的是阳光。一个显示太阳阴影的广告牌,就像是一个日晷一般记录了日出日落的足迹,也就记录了时间的迁移,有趣的是,它就像一块钟表一样是变化的,人们就像看表一样看到它,XX即将来临,XX即将逝去,诸如此类岂不是都可以这样玩。
3.烫头的不仅是于谦,还有香烟。
这则广告也很有意思,在香烟的圆柱形侧面中画出抽烟的小人,而人类抽烟的过程就像是这只小人慢慢逝去的过程一般,值得一提的是,烟头部分的灰沫,就像是小人脑袋的头发一般,随着香烟的变短而靠近。公益广告非常常见的思路便是用比喻处理很多物品,比如吸烟的肺形烟头收集器,肺部晴雨表,世界地图的污染元素组合.....