财务部档案管理制度

制定一个清晰完整的财务档案管理制度有利于我们完成工作，高效沟通。

一个目标：（why)

信息保存共享，公司业务活动所产生的有价值的记录保存起来。财务档案保存的需求主要体现在日常工作需求，对外提供资料，员工工作交接等方面。

比如：内部审计、年度财务报表审计需要翻阅会计凭证、特殊事项说明（预估收入与实际收入有差距部分的邮件说明）；

为取得税收优惠需要向税局提交资料（残疾人加计扣除需要向税局提交发放残疾人工资的银行回单）；

日常工作中需要查询某项费用超标如何处理需要用到已有的财务相关规定文件（比如有有员工加班自驾车而不是打车该如何报销）；

互联网行业人员流动大，即使是财务部也是存在着较大的人员流动情况，做好交接工作至关重要，所以档案管理制度更是很有必要尽早建立起来。

三大体系：(what)

目前我们拥有的财务档案管理体系比较简单，包括纸质版和Excel表格电子版。纸质版包括会计凭证、与税务、银行、账务、审计等相关的文件资料；电子版主要建立在纸质版的归集的基础之上。在此基础上还需要在电子版中添加日常工作中使用的但之前未归档的资料，比如报销制度、账务处理制度，具体可以以公共网盘的形式存在。

我站在使用者的角度，将财务部档案管理制度分为4大体系，分别是：

公司层面：

一、制度流程

1、员工手册（休假手册，人事制定）

2、岗位手册（岗位说明，财务总监制定）及每月员工工作总结和下月工作计划

3、员工报销手册、差旅报销制度、合同审批流程、付款报销流程、预算制定流程

4、部门会议纪要

二、证照资料

1、营业执照正副本

2、税务登记证（国、地税）

3、开户许可证（人行）

4、法定代表人身份证及复印件

5、账户开立及销户资料

6、贷款卡

7、公司章程

三、合同协议

1、商务部门销售合同、销售工单、结算单

2、采购部门采购合同（主要为宽带及托管合同）

3、投融资与法务的投资合同

四、银行相关

1、各公司主体网银资料备案

2、对账单

五、印章

1、财务专用章、发票专用章

2、用章申请制度

审计

1、验资报告

2、审计报告

3、每月财务报表

包括合并报表、按其他要求编制的利润明细表、利润预估表、附表、项目情况明细表

4、记账凭证

包括序时账、科目余额表、资金余额表

5、内部备查表

包括余额调节表、固定资产折旧表、待摊费用摊销表、内部往来明细表

（内部审计资料汇总表、外部审计资料汇总表）

政府部门

一、税局：

1、税种核定表

2、税务检查类（研发费加计扣除）

3、月度、季度、年度申报表（包括增值税、附加税、个税、印花税、所得税等）

4、税收优惠：研发费加计扣除项目、残保金加计扣除、高新技术企业认定

5、发票

未使用发票、进项税发票装订成册、发票领用表

二、统计局：每月统计报表

三、行业协会：政府补贴

三大步骤(how)

收集、处理

日常工作中完成的项目内容，及时归档，比如高新技术企业认定工作的一整套资料，按照所属类别放入税务相关资料中。

比如每月的银行流水、对账单、凭证及时打印，并归入审计资料层面。