公司流程再造。最近有店长问我:流程文件我们店已实行了,店面也做了分工,开会时也强调,但怎么没感觉到员工有什么变化、店面有什么变化?是不是我们搞流程再造多此一举,徒做表面文章而已?
无数的成功企业都已在说明同一个道理,如果一个企业没有规范完善的工作流程,是不可能做大的。
一个企业人少时,口口相传即可,即使有错误,也有能力及时监督、及时纠正。但当人员多时,这种口口相传,就容易出现偏误,而且因人员多、量大、环节多,即使出现了偏误也不容易发现,更谈不上纠正了。如果当一个团队人一多,而混乱时,不仅仅是业绩下滑那么简单,更是打击到团队的士气与信心。员工不是怕有活干,而是不知道该做什么或不知道如何做。最重要的口口相传容易出现信息损减或理解偏差,即当我们在口头传递信息时,一级一级的传递下去,信息会以至少10%的速度递减,而且还会有错误率,所以在企业管理中,口头沟通交流是靠不住的。
这就需要流程文件以指导,同时当我们执行时,如何能够确定执行了,如何确定执行到位了,也不是看一眼就行了,这需要执行表单。当大量资料与表单在支撑着执行时,我们就可以知道做什么及如何做了。尤其当新员工入职后,最需要书面文件对其的指导。所以千万不要怀疑流程的作用。
但为什么现实中,却经常出现流程失效、仍然我行我素的情况?
这就是执行流程时出问题了,总感觉流程是限制束缚自己的,做起来太麻烦、太过繁琐,总想按照原先的做法。于是今天减少一点,明天迁就一点,时间长了,执行流程就在了糊弄别人、糊弄自己的事情,费力不讨好。
为什么大部分的企业流程一开始信誓旦旦,但到最后却往往成为了形式?
问题在于我们在实施流程时,没有做检查、纠正及奖惩、激励!
何为检查?我们要求下属所做的每件事,都要有检查,哪怕是抽查。人都是这样,一旦有了检查,就会感觉头顶上悬着一把剑,时时担心落下来。所以特别重视。而检查也要形成常态,不要三天打鱼两晒网,执行的人还没放弃,检查的人却先放弃了。而且,往往只要检查不放弃,执行的人往往就会坚持下去。
检查人一定要注意一个问题:按照标准检查,即要求说在前,检查在其后,且先让员工知道执行的标准与检查的标准,即让员工事先就知道什么时间该做什么事、做到什么程度,这样员工心里有数了,就会不再恐惧检查了。员工最担心的是,不知道检查什么,有时自己辛辛苦苦干了,却发现检查人检查的却不是自己干的内容,于是员工很受伤,时间长了,就破罐子破摔了:反正我怎么做你都能检查出问题来,干脆不做了!
检查出问题后,先与当事人或当事人的上司一起分析为什么会出现这种情况?从工作流程上来看以后如何避免此类事情再发生,或者对流程文件或执行环节提出哪些修正意见或建议,从而让员工感觉到上司真的很在乎工作流程,而不是一看到问题只有批评。
但这样做并不意味着不再考评了,反而一定要将检查结果予以量化考核,即按照提前做的考评规定将奖惩执行下去。那一刻可能会让当事人不舒服,但一定按照规则执行,否则,以后没人再不折不扣地执行了。
同时,要定期开总结会,一是整体而言大家哪些地方做得好,哪些地方经常容易出问题;二是哪些个人做得好,同时道出大家的辛苦与困惑,最后激励大家有信心将流程贯彻下去!如果有条件的话,有点小奖品,效果会更好的,不见得奖品有多好,重要的是一种会议氛围及荣誉!
对于表现不佳的个人,私下里可单独约谈,了解情况、分析问题、提出要求、帮助提升及约定如果再出现问题惩罚。