界定问题——迈出解决问题的第一步

人活在世上,就会有各种各样的问题;人的一生,就是不断解决问题的一生。不管你是富可敌国还是一贫如洗,也不管你是王侯将相还是贩夫走卒,每个人都有自己的问题,只要活着一天,就会问题不断。

问题的含义

那么,什么是问题呢?《思维力》一书给出一个简洁的定义:问题源于现实与目标之间的差距

对了,这里说的问题不是数学题,也不是语文题,不是求答案的问题,而是需要解决的现实问题。

正如定义所说,问题就是现实情况没有达到你的目标,如果现实和目标之间没有差距,你这个问题也就消失了,是不是?

比如说,你的收入目标可能是年薪100万、1000万或1亿,而实际是5000或1万,离目标还有一点距离。你的问题是钱不够花,你要努力赚钱。当你成了百万富翁、千万富翁,你缺钱的问题就没了,你就可以像马云一样说:“我对钱没有兴趣”。然后,你的问题就变成怎么把钱花出去。

再比如说,你病痛缠身,你的目标就是重获健康,你的问题就是把病治好。等你痊愈了,问题也就解决了。

企业及各种组织遇到的问题也是一样。比如产品销量不理想、员工工作不努力、留不住人才等等,这些都是因为现实的情况没有达到目标,才产生了问题。

问题产生的原因

问题产生的原因很多,《思维力》一书列出了最常见的4种原因,可以覆盖大部分日常情况。这4类主要原因是:没能准确地描述问题、没有理清问题的结构、被问题的表象所蒙蔽和忽略问题隐含的假设。

一、没能准确描述问题。

这类问题经常出现,因为语言文字的局限,接受信息的人不一定能领会说话者要表达的真正意思。

这样的问题描述里经常包含一些模糊、可能产生歧义的词语,如高、低、不少、很多、多数、越快越好、多多益善等。

比如一个人说自己工资高,另一个人说自己工资低,高和低在你心里是什么概念?实际上前者是刚毕业参加工作的大学生,工资6000,后者已经工作10年,工资20000。是不是情况和你想的不大一样?

再举个例子。年末了,领导让你去买一些台历。一些是多少呢?你问了一下领导。领导说每个办公室1本。你数了一下,10个办公室,于是去买了10本。

如果遇到类似不准确的问题描述,首先要做的就是澄清问题,把这些非量化、有歧义、模糊化的问题描述转化为可量化、可例证、清晰化的问题描述。

二、没有理清问题的结构。
这类问题主要是任务类问题,如出差、会议等。因为涉及的细节内容很多,为了避免麻烦和节约时间,最好一次确认。

《思维力》里举了一个出差的例子。涉及到的内容有乘坐什么交通工具、带什么行李、在哪里落脚、都有谁去、去做什么等。如果不能一次确认清楚,一项一项问,领导会怎么想你呢?

如果接到会议通知,也面临类似的问题:会议内容、时间、地点、谁去、怎么去等。如果漏了哪项,一定要确认一下。

遇到这类任务型的问题,可以用5W2H(Why,What,When,Where,Who,How,How Much)框架来明确构成要素。用这个框架过一遍,应该就不会遗漏什么。当然有些时候并不需要确认全部7个要素。

三、被问题的表象蒙蔽。
很多时候我们遇到的问题并不是真正的问题,只是问题的表象或初步解决方案。

(一)区分问题的表象和问题本身。
《思维力》举了某公司一半员工上班时用QQ聊天的例子。如果直接解决这个问题,可以装一款QQ屏蔽软件。但是问题可能没那么简单。假设经过调查,员工聊天的原因是工作量不足,工作量不足是因为人员冗余,人员冗余是因为业务量减少,业务量减少是因为产品价格偏高,价格偏高是因为产品过时。

至此,终于找到了员工玩QQ的原因的根源,则正确的应对措施是升级产品,而不是屏蔽QQ。

再如,有些人想跑步却不能坚持。不能坚持的原因是太辛苦,辛苦的原因是强度太高,强度高的原因是不了解身体的工作规律。解决跑步不能坚持的对策是结合自身情况量力而行,劳逸结合,循序渐进,而不是靠“毅力”死撑。

分析这类问题可以用5Whys分析法,就是连问5个为什么(当然也可以多于或少于5个),直到找出根本原因。

(二)区分问题的初步解决方案和问题本身。

《思维力》中有一个例子,刘小波因为与新来的上司不和,打算跳槽,但她的妻子不同意。而实际上跳槽并不是刘小波的真正问题,他的真正问题应该是与上司分开,而跳槽只是解决问题的选项之一,他还有换部门、把上司换走等选项。也就是说,跳槽只是真正问题的一个初步解决方案。

将问题的初步解决方案与问题本身混为一谈是最容易犯的错误之一,也是大量浪费时间和精力的根源之一。(《思维力》)

四、忽略问题隐含的假设。
实际上,我们工作中、学习中和生活中遇到的所有问题都有一定的假设和适用边界。

比如说,北方人和南方人就是一个相对的概念,你考虑某个地方的人是北方人还是南方人,会不自觉地把自己的成长环境作为参考,或者以其处于中国的地理位置作为标准。这样,黑龙江人和云南人、可越南人和俄罗斯人可能得出完全相反的结论,就是因为问题隐含的假设不同。

(一)隐含的环境假设。
我们生活在地球上,地球环境很多时候就是一个隐含的假设。比如我们讲水(冰)的熔点沸点,隐含的条件就是一个大气压,没有杂质。

(二)隐含的时间条件
比如我们判断一个人,说他是好人、坏人,性格内向、开朗,我们隐含的时间假设就是他一直并且永远都是这样。

《思维力》中举的一个例子是内向的人不适合做销售,隐含的时间假设是一辈子、永远。而实际上内向的人也有做销售的,正好可以通过销售来弥补性格的不足。

隐含的条件并不是绝对的,条件发生了变化,结论也就会随之变更。

总结一下,本文主要介绍了界定问题的四大类型,以及使用的方法。

一、无法准确地描述问题。解决方法是通过量化、举例等准确地描述问题。

二、缺少梳理问题的清晰结构。解决方法是,站在对方角度考虑,弄清背景,可以使用5W2H框架明确问题构成要素。

三、被问题表象蒙蔽。解决方法是去除干扰,可以使用5Whys法探究问题的本质。

四、忽略问题隐含的假设。方法是挖掘并分析显性化问题隐含的假设。

总之,解决问题的第一步是发现问题,而真正的问题有时候并不是显而易见的,界定问题就显得尤为重要。问题没界定清楚就着急解决问题是不明智的,甚至有可能南辕北辙,白费功夫。


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