一周一本书 -03- 《番茄工作法图解》- Staffan Nöteberg

今天解读《番茄工作法图解》,作者是瑞典 Staffan Nöteberg,他不是番茄工作法的发明者,他是研究者和实践者。

番茄工作法是简单易行的时间管理方法,是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。

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什么是高效的工作方法,也许每个人都有不同的回答或者方法,但像番茄工作法被广泛使用和推荐的并不多,到底什么是番茄工作法呢?怎么使用?今天我来和大家分享。

一、番茄工作法

对于有时间概念的人来说,每天都会罗列一个清单,但在执行清单的过程中,大家都会有这样的体验,执行一件事情会被不同的外来因素打扰到,或者出现突发事件,导致执行事件无法完成,或者完成质量较差。

发明者也有同样的烦恼,他在思考如何做到专注,经过研究终于发明了番茄工作法,来提升工作效率。

什么是番茄工作法?

简单来说,就是列出你当天要做的事,设置25分钟闹钟,然后从第一件事开始,此外还要有每日回顾,做每日承诺,控制中断,预估要花的时间等。

二、使用方法

A.前期准备

  • 工具:番茄钟
  • 自己动手:做一张活动表格
  • 自己动手:做一张今日待办表格

1.番茄钟

番茄钟可以在应用商城下个相应的APP,使用方法很简单,每一个番茄25分钟,中间中断不算一个,也没有半个之说。

2.一张活动表格

将活动项目从上而下列出来,每一个活动,如果知道某件事必须在某个时间完成,可以标上最后期限。

3.一张今日待办表格

从活动表格中选出一些最重要的活动,填写到今日待办表格中,看看你的活动表格,有没有漏掉的没填的内容,活动表格里的事情不要一股脑的抄到今日待办表格里,要考虑全部做完的承诺是否合理。

番茄工作法有一定的目标导向,量力而为地选择一定数量,今天能完成的活动,这是你的承诺。如果他们得以完成,满心欣慰是回报给你的精神奖杯。

B.中期执行

执行过程中的关键字

  • 中断
  • 自我评估与调整

要想做到关注,就得坚决抛开各种杂念。在执行过程中往往各种因素会中断你的进程,导致关注度不够,效率低下。

1.中断

中断分为两种

  • 内部中断
  • 外部中断

第一种是自己造成的“内部中断”。具体的说,是直觉像心智发出的信号,告诉自己去做当前专注意外的事情,就是说三心二意了,脑子里突然蹦出其他的想法了。

第二种是别人找出的“外部中断”。有人找你询问或者请你帮忙,并且答复等。

解决中断策略

内部中断

首先要接受它,然后记录它,立即继续你手头工作,避免真的被打断,记录的突然冒出的事件纳入活动表格中,一旦番茄钟启动,就必须走到响铃。

外部中断

有人找你面谈,在不影响的前提下,可以请求对方尽量推迟。建议他尽量往后安排。记录外部中断的类型和数量,在待办表格中记录下来,确保在未来的计划中能把它考虑进去。或者把它标记上“计划外紧急”

处理外部中断,有以下四步组成。

  • 1.告知:我手头有事,正忙
  • 2.协商:周五在做,可以吗?
  • 3.计划:写下活动名称,稍后把它计划在未来的番茄钟
  • 4.答复:按承诺回电或者答复

C.后期自我评估与调整

一天完成了这些工作番茄钟以后,我们需要复盘,反思每件事情大概需要的时间,进行改正,事件的问题需要总结,在下次做计划时可以持续改善我们的工作方法。

问自己

  • 你能按照每天计划完成工作吗?
  • 你是否经常修改自己的预期?
  • 讲承诺的事情全部做完你需要多久?
  • 你所预估的活动时间,最长花多久时间?
  • 你所预估的活动时间,最短花多久时间?

每天问自己进行自我评估然后调整,持续改善。

三、总结

番茄工作法是微观层面的管理方法,相当于一个单人在执行25分钟的迭代。

执行过程中原则

1.番茄时间(25分钟)不可分割,不存在半个或一个半番茄时间。
2.一个番茄时间内如果做与任务无关的事情,则该番茄时间作废。
3.永远不要在非工作时间内使用《番茄工作法》。(例如:用3个番茄时间陪儿子下的棋、用5个番茄时间钓鱼,等等。)
4.不要拿自己的番茄数据与他人的番茄数据比较。
5.番茄的数量不可能决定任务最终的成败。
6.必须有一份适合自己的作息时间表。


卢侃侃,每天进步一点点

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