写作包含四大支柱：结构、风格、可读性和语法，它们如同保持椅子稳固的四条腿。结构关乎文章组织以及表述观点的顺序；风格是写作的方式，包括如何使用恰当的例证支撑所写内容；可读性与表达方式、写作材料的视觉愉悦感和易读性等有关；语法包括措词等，与语言表达形式的正确性和可接受性有关。
结构
原则 1 运用“自上而下”的写作法 先写总结，开门见山。
说明文的主要目的是解释、告知或说服，而小说或其他创造性写作的主要目的是启发或娱乐。就小说和其他创造性写作而言，延迟给出总结无伤大雅（甚至是更好的选择），比如意外的结尾。但是，说明文在写作时不宜向读者隐瞒结论，应开门见山地给出，不要玩“我有个秘密”的把戏。
多运用“自上而下”的方法写作：
最重要 —次重要— 次重要— 最不重要
避免使用“自下而上”的方法写作：
最不重要— 次重要— 次重要— 最重要
也就是说，我们在写作时，应该要考虑先给读者一个目标，然后再告诉他们抵达目标的方向，否则就无法以最高效的方式传递信息。
在没有目的地和飞行方向时，飞行员决不会将飞机驶离跑道。当写作意图是解释或告知时，我们应该先总结，然后再运用细节作为支撑，不要玩“我有个秘密”的把戏。
原则 2 分解事物
把主题分解成二到四个主要部分，然后运用引导句。
主题归纳与引导归纳:
主题句归纳的是文章或报告中一个单独段落的内容，而引导句总结的是一整篇文章或报告的内容。
想出二到四个主要观点:
在写作中，“三”是个神奇的数字。思考围绕三个关键观点或概念构建你的文章。 想出二到四个主要观点
商业报告写作概要
一般的说明文写作都包含引言、正文和结语，但是在商业报告中，“正文”一词往往被“调查结果”替代。
商业报告包括执行摘要（通常占一页）和建议（通常占两页）。执行摘要是作者的调查结果、结论和建议的总结，它成于报告前，但写在最后；建议是作者根据自己的结论，陈述认为应该采取的措施。
商业报告的作用有四种：1.可行性研究。2.比较研究。3.评估研究。4.成本研究。
原则 3 使用转折词
使用转折词提示写作的方向。
但是、然而之类的“转折”词被称作语言的交通灯，它们有四大作用：对比、举例、接续和总结。下面，你会看到两篇范文中标注出的转折词。表示说明的词语包括首先、其次、比如和譬如；因此提示总结；然而提示比对；而且提示递进。
最简单的写作方法
以下是一个可以帮你写出任何东西的万全方法。它列出的可能不是最令人兴奋的写作结构，但却清晰而且实用： 1.选择立场。 2.写下结论。 3.陈述“有如下几个原因”。 4.使用转折词。
原则 4 回顾六大基本写作结构
使用六大基本写作结构，使观点的顺序安排得当。 写作中最常用的六种结构包括：1.范畴结构。2.评价结构。3.时间结构。4.比较结构。5.线性结构。6.因果结构。
原则 5 整合相似事物
先结束一个主题的讨论，再接着讨论其他主题。
想象一下你去动物园观光，结果发现所有的动物全关在一个笼子里。这对动物而言不仅甚为危险，观光者也几乎不可能将所有动物看得真切。不幸的是，有时候一篇文章就可能像个动物园，各种不同的动物（观点）全在一个大笼子里，混乱不堪。当我们写作（及说话）时，我们描述的观点应该组合起来，最好是先完成一个主题的讨论，再接着讨论其他主题。
风格
简短地展现以便他们阅读，清楚地展现以便他们欣赏，如画般地展现以便他们记忆，最重要的是，准确地展现以便他们被它的光明所指引。 ——约瑟夫·普利策
（Joseph Pulitzer）
原则 6 支撑所说内容 使用准确、具体的词汇支撑所说内容。
好作品和普通作品最大的区别，在于你是否使用了准确、具体的例证。比如说，你要写一篇关于苹果的文章。不是所有苹果都一样，你要写哪类苹果？金冠苹果、富士苹果、麦金托什红苹果还是史密斯奶奶绿苹果？苹果什么颜色？什么形状？味道如何？口感怎样？产地是哪？我们再来看看商业语境下的例子。假设你听说公司利润下降了，那么详细情况是什么？是销量下降了，售价降低了，还是成本增加了？如果是上述情况之一，程度如何？
需要注意:简洁与细节之间需要有平衡取舍
简洁和细节之间存在着权衡。充分的细节使文章更长，但这并不意味着冗长。简洁要求句子层面词语数量尽可能少，而充分的论证则可能需要更多句子。
模糊的语言会弱化文章主题，因为它迫使读者猜测你要表达的含义，而无法完全专注于你的观点。选择准确、描述性词汇会使文章更有力。有时，为了准确和具体，你必须使用比平常更多的词语，这无伤大雅。砍掉多余词语固然重要，但是充分论证所说的内容更重要。
ps: 引用精准事例证明你的观点，而不是直接给出结论。
例如推荐信中， 在描述自我（如写一篇个人随笔）或他人的写作（如写学术、专业推荐信或工作推荐信）中，业余人士确实会犯这种“品质购物清单”的错误。十多项品质要给予充分的说明在实践中也不太可能，较好的方法是选择两到三个品质逐一进行较为详细的阐述。
以举例、引用或秩事形式加以佐证会更好。
原则 7 让你的例证个性化 增加个性化的例子，使文章更难忘。
上一原则是准确的语言，这里说需要个性化的例子证明。 个性化的例子通常与代词“我”的使用紧密相连。不要害怕使用这个代词，它会迫使作者以个性化和准确化的方式与所述话题相关联。读者乐意通过个人经历来了解某一情境如何，并与作者（或演讲者）发生联系。
轶事 —轶事是修饰观点的小故事。
引用 —引用能够成为十分有说服力的工具，尤其是引用伟人或名人所说的话。引语如果选择得当，会使你看起来非常有智慧，还能为你的文章增色不少。不幸的是，要从记忆中回想起适合的引用语并不总是那么容易，你可能还需要稍微搜索一下。除了作为引语选集的书籍以外，还有许多在线引语档案可以查询。
类比 —类比是寻找两种完全不相同事物的相似性，从而帮助读者更清楚地理解给定关系。
明喻和暗喻
明喻是比喻两种不相似的事物，且常常用“像”、“如”等引入。明喻的例子如：“敏锐的头脑就像一把刀，把问题解剖。”明喻的运用相对简单，而且能够成为表述观点的强有力工具。
暗喻直接指示某物是另一物（而不说某物像另一物），“如”或“像”之类的词常常不用。暗喻的例子如：“他有钢铁般的勇气。
原则 8 1保持简洁 用简单的词语表达你的观点。
简化写作最基础的方式是使用较简单的词汇。英文中较简单的词汇——动词、名词和形容词——含义更宽泛，而较复杂的词汇则含义更准确。因此，使用相对简单的词“安全系数”更高。考虑到你的读者群。
注意: 注意☞原则6提出要使用意思准确、具体的词，而不是意思宽泛、模糊的词，原则8的重点则是使用简单词。写作艺术要求作者协调这两个概念，从而保持一致。“小词”（较简单、常使用的单词）不一定是精确词，例如在“这个房子不错”和“加班时间多”中，作者应该考虑用更准确的词替换“不错”和“多”，也可以选择增加补充句，毕竟读者很可能会疑惑：“不错”和“多”究竟是什么意思？
原则 9 砍断长句 通过拆分长句，使文章更清晰。
保持文章内容清晰的方法之一，就是限制长句的使用，最简单的方法是把长句拆分成两到三个短句。提醒一下：使用短句的关键并不是所有的句子都要短，长短句相结合从而创造起伏变化的风格，也是写作艺术需要发挥作用的地方。作者在写作中必须判断如何交叉使用长短句，同时还要判断如何变换句型。
好的短句（三到五个词）能迅速抓住读者的眼球，偶尔使用短句还能给你的文章增添一份灵动，
例如： 我喜欢啤酒。啤酒比世上任何东西都更能够诠释我。我是谁？我是啤酒男——至少我的众多好友是这么称呼我的。
“主题句一行原则”在写作中十分有价值。在理想情况下，主题句的长度不应超过一行，以确保读者能迅速理解你的观点。
原则 10 删除不必要的词 砍掉冗余语句、过多的限定和不必要的自指。
句子不应包含不必要的词语，段落不应包含不必要的句子，同理，一篇文章不应有不必要的段落，机器不应有不必要的零件。这不仅要求作者应保持所有句子简短，避免细枝末节，仅扼要阐明主题，更要斟酌所说的每一个词。”
冗余 当作者在不必要的情况下重复一个词语或一个观点时，就会产生冗余。
过多限定 偶尔使用限定词会使读者觉得你理性，但过于频繁地使用限定词会弱化文章含义，显得你在写作时很犹豫，徒增加文章篇幅却没有增加内容。
不必要的自指 避免这些不必要的短语，如“我相信”“我感觉”和“在我看来”。说明文写作通常没有必要提醒读者你所写的内容是你的观点。
原则 11 使用主动语态 多用主动句，少用被动句。
在一般情况下，写作应该多用主动语态，少用被动语态，因为主动语态更以行为为导向，更直接、简练，减少了必需词汇量。例如，句子“哈利爱莎莉”用了主动语态，只包含了五个字。句子“莎莉被哈利爱着”用了被动语态，则包含了七个字。
原则 12 多用动词，少用名词
不要把动词和形容词名词化。 词语名词化在写作中是一个十分重要的概念，它描述的是动词和形容词转化成名词的过程。名词化在写作中会弱化文章内容的原因有很多，其中主要是因为它会使句子更长，使读者提取句子含义时更费力。下面是几个名词化的例子。
避免动词转化为名词
避免形容词转化为名词
原则13 使用平行句式表达。
原则14 利用句式变化
原则15 选择恰当语气
原则16 保持文章性别中立
可读性
原则17 利用排版和设计（页边距、段落间距等）
原则18 运用可读性工具（加粗、斜体、破折号、项目编号、举例、阴影）
原则19 使用标题或者提要
选择20 回顾和修改
