提升工作效率 秘诀就在这里

在网上看到一句话是这样说的,富二代、官二代、颜二代都是生出来的,也就是说一个人从出生起就决定了起点是不一样的。这倒真不是什么狭隘的仇富观点,而是事实。

在认清事实之后,我们需要认识到的另外一个事实是,即便起点不一样,每个人也拥有很多公平的资源,其中最宝贵的就是时间。

不管一个人贫穷或富有,身居高位或出身平凡,貌美如花或相貌平平……拥有的时间还是一天24小时,不多也不少。但为什么不同的人拥有一样的条件,日子过着过着,差距却拉得越来越大呢?

其实仔细回想一下,我们读书的时候,同班的同学,在学校里坐的是同一间教室,用的是同一本教材,听的是一个老师的讲课内容,可最后考试成绩却千差万别。到头来才认识到,学霸和学渣的距离真不是一天养成的。

随着年龄的增长,猛回头才觉得“时间就是金钱”,这句话还真不是瞎说,它就是一个警钟,只不过它听起来太普通,普通到让我们自动忽略的地步。

而那些认真对待时间的人,就好像是一早就具有财商的人一样,把时间存储罐早早建立起来,规划起来,所以才能把工作和生活安排得相对妥当。

我记得一篇文章写到成功人士是怎样安排时间的?其中有一个方法让我印象深刻,那就是把时间分成大块儿和小块儿。我把它简称为——主食、辅食搭配法。

想想每天吃饭的节奏,如果把一天的三顿饭比作主食,那么水果、营养品就是辅食。人要想健康地生活,每日三餐是必须的,但是想要活得更滋润、更有品质,也需要适当补充一些水果和营养品。

时间也是一样,大块儿的时间主要用来处理相对复杂的事物,这样可以保证我们完成工作中最关键的部分;而小块的时间用于处理相对简单的事物,这样可以让一天的工作量合理分配而不会感觉到太累。

就拿公司的高层管理人员来说,他每天接收的邮件数量是非常多的。

比如一个公司有七个部门,平均每个部门发2封邮件,他就有14封邮件需要处理,再加上还要跟客户沟通,有时候需要跟政府部门打交道。而且很多事情不是一次邮件沟通就能解决的,如此反复,一天处理几十封邮件很正常。这些邮件回复起来一是很花费时间,而是收发邮件会干扰正在处理的关键事物,一看到邮件就回复效率也挺低的。

他们是怎样做的呢?据说有些人白天基本不看邮件,而是把回复邮件的时间集中放在某一个时间段,比如晚上八点钟。白天精力充沛的时间,他们会用整块的时间用于开关键的会议,处理需要花费大块时间的事物。

而在固定的时间段集中看邮件,然后根据邮件内容再分批次回复。这样有什么好处呢?比如有些邮件的内容虽然是不同的人发送的,但有可能针对的问题是同一个,他就不用再多次回复,而是可以编写一样的内容,抄送不同的人,下达指令。这样也可以节省沟通的成本。

也许有人会说,如果是特别紧急的邮件,如果不及时看,岂不是耽误事儿吗?其实最紧急的事情,当事人通常会选择打电话不是吗?

从回复邮件这件小事,我倒真的受到了一些启发。比如我在制作方案或者写文章的时候,经常会被打断。有时需要去跟不同部门沟通,有时是需要向领导请示问题,有时是需要找领导签字盖章……总之有一些琐粹的事情。等到做完这一堆事情,发现思路早就没了,写到哪儿也忘了,再重新整理,又进入不了状态,一天下来,做事效率很低。

看到这个案例之后,我改变了自己的做法。现在我会主动把需要进行思考的事情放在上午来做,而一些琐事就做评估,不是特别紧急的,尽量放在下午3点之后。

因为上班的时间段,上午的精力是最充沛的,做事效率也很高。而到了下午三四点的时候,人稍微有些疲惫,精力不够集中。有些人会选择咖啡或者茶来解乏,而我就起来走动走动,顺便把想解决的问题也完成了。

而且上午把主要任务完成之后,整个人的状态会放松一下。试想一下,你在放寒暑假的时候,如果用一周的时间把所有的作业完成,剩下的时间玩起来是不是特别嗨。可是如果你的作业没完成,之前玩的时候时不时还会想起来还有任务没完成,总觉得不够放松,对不对?道理是一样的。

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