本期我们继续来了解VLOOKUP函数,看一下它的精确匹配如何帮助我们快速获取一一对应的数据。
在Customer Quote这张工作表中,首列的数据是“Item”,即项目的编号,我们需要通过这些编号从International Price List工作表中获取与之对应的“Short Description,Category”等数据。
在面对着大量的数据集时,我们可以省去手动复制粘贴的时间,而应用更高效率的VLOOKUP函数。本期的案例是要找到与每个“Item”相对应的数据,所以我们需要的精确匹配。
在E6单元格中输入VLOOKUP函数,点击A6单元格作为其第一个参数,即需要查找的对象。
输入逗号,点击International Price List工作表,选择整个数据区域(点击A4单元格,按住Ctrl+Shift,按右箭头再按下箭头),按F4键锁定数据区域,这是第二个参数。
再次输入逗号,然后输入“3”,因要查询的结果在数据区域的第三列,这是第三个参数。
再次输入逗号,我们看到会展示两种匹配选择,TRUE代表近似匹配,FALSE代表精确匹配,我们双击FALSE即可。
按Enter键后,Customer Quote工作表中的“Short Description”列中即快速完成数据的获取与录入。
通过VLOOKUP函数完成上述案例中的数据查询和获取,效率是不是非常高,而且准确,只要数据没有缺失,也就不会有出错。然而我们发现函数的第二个参数——数据区域,还是需要一些繁琐的操作,为了进一步提高我们的效率,可以将所要查询的数据区域设置成一个“表”。
点击International Price List工作表,选择数据区域中的某个单元格,按快捷键Ctrl+T,打开创建表的对话框,点击确定。
为数据区域创建表后,命名为一个有意义的与数据区域相关联的名称,例如此处为“pricelist”。
回到Customer Quote工作表中的E6单元格,再次输入VLOOKUP函数,这次在输入第二个参数时,我们选择已创建的表pricelist即可,无需通过一系列的操作选择数据区域。
按Enter键后,可快速填充好所有的数据。
同理,在录入“Category”列的数据时,我们可以通过VLOOKUP函数的精确匹配以及所创建的表,快速完成函数公式的填写和数据的录入,不同的是所要获得的结果所在数据区域的列数。
关于创建表的相关内容,可参考文章:
Excel的“创建表”功能,自动将新增数据添至已创建名称! - 简书
Excel“表”的优势之数据选择的灵活性、删除重复值与冻结标签! - 简书
至此,我们已经将VLOOKUP函数的两种匹配方式介绍完了,作为Excel的常用及较为复杂的函数之一,我们需要在更多的练习和实际工作中对该函数的应用逐步熟悉,使其真正为我们的工作服务,提升效率!