在机关如何办文、办会、办事？这篇文章讲透了

办文办会办事，是机关干部特别是行政人员的最主要工作，把这“三大件”干好了，你就是职场翘楚，就是哪里都需要的“金砖”。

说起来容易，做起来难。既然如此重要，定然是不那么易做的。各个环节、各个细节，需要注意的太多了！可谓“一份教训，一份经验”。

多学经验，能帮助我们有效地避免一些“坑”，少走弯路、少犯低级错误。

今天推荐给各位读友的文章是，甘肃省庆阳市华池县委常委、组织部长胡正平在任庆阳市委副秘书长时，在全市科级干部培训班上讲解文秘工作的讲稿。

办文、办会、办事是文秘工作主要任务，也是我们公务人员做好工作的根本手段。 文秘工作，也就是办公室工作。每一个单位、每一个部门都有文秘工作的存在。各级办公室（有的叫秘书部门），都为对应的各级组织和工作机构服务。

概括来说主要有四大职能：参谋助手、综合协调、督促检查和后勤保障。这些职能都是通过办文、办会和办事来实现。可以说办公室主要干的就是办文、办会和办事的工作。

另一方面，大家来自各个部门，不论从事党委部门、还是政府部门的工作，工作任务的完成，都是通过办文、办会和办事来实现。某种意义说，办文、办会和办事的能力就是工作能力的重要表现。所以我们有必要在这个方面和大家交流。 首先我给大家讲讲办公室工作特性。只有懂得办公室工作的特性，才能了解办公室办文、办会、办事的特点和要求。

办公室工作有四个特性：

一是关键性

办公室居于枢纽位置，是参谋部，智囊团，是中枢机构，是核心部门。江泽民同志讲过“各级办公部门是各级党委的左右手”。“办公室处在承上启下的地位，在党的工作部门中具有特殊的地位和作用，它的工作好不好对党委乃至全局的影响很大。”

二是服务性

办公室是服务机关。我们常说，办公室是“三服务”，为领导服务，为部门服务，为干部群众服务。

三是综合性

部门来说，各科的工作都要涉及。我们办公室的工作涉及到党委工作的各个方面。我们是全科医生，什么病都要看。

四是被动性

办公室工作是根据领导工作的需要来开展的。很多事先是不能预料的、偶发的、临时性的。什么时候出现，自己不好安排，也无法事先安排。在很大程度上是被动的开展工作。

办公室工作的特性，就要求我们办文、办会、办事做到四个必须，这也是办文、办会、办事的总的要求。

一是必须高标准、高质量。

办公室的工作都是一些大事，影响深远、责任重大。另一方面，办公室工作代表了一个单位、一个部门、甚至一个地方的工作。这就要求办公室办文、办公、办事必须高质量、高标准、不能出现任何的差错和失误。

二是必须体现领导的意图。

办公室是为领导服务的。这就决定了我们的工作是从属性的工作，必须以领导的满意为工作标准。我们必须领会领导的意图，按照领导的要求进行工作，做到到位而不越位。为领导决策实施服务，不能参与决策；协助办理不能包办代替。 秘书的水平永远是超越不了领导的水平。只有好的领导才有好的秘书。那个领导讲话材料写的好，那是领导的要求高。只有高水平的领导才能提出高的要求。领导的水平决定着秘书的水平。

三是必须熟悉多方面的工作情况。

办公室工作涉及方方面面人，涉及到各个领域，办公室工作人员必须熟悉各方面的知识和经验，成为多面手。我们党代会报告、政府工作报告，这些大材料涉及到全市经济、社会发展的各个方面，起草这样的材料，就要对各方面的工作都要掌握和了解。

四是必须把握工作规律。

办公室工作虽然千头万绪，但也有规律可找。我们要善于总结，勤于思考，从普遍性的问题中发现规律，把零碎的、杂乱的心得化为系统的经验，把感性的经验变成理性的认识。

第一部分：关于如何办文

“办文”主要办两个方面的“文”，一个材料起草，另一个就是公文的处理。

一、材料起草

材料起草很重要。对于领导来说，他是领导者行使职能、推动工作、实施决策的重要手段。

对于文秘人员来说，写材料是文秘人员的看家本领和核心能力。我们讲办公室的首要工作就是参谋助手，参谋助手的重要载体就是文字材料，就是把我们的意见和建议通过起草材料转变为领导机关的决策和部署，把我们个人的真知灼见通过起草材料转化为集体的决议和政策制度。这就是“以文辅政”。

我们办公室工作既要紧密联系群众，又要紧密联系领导。如何联系，我看最便捷的、最深入联系领导的途径就是文稿起草。

只有在文稿起草的过程中，在领导对材料反复修改的过程中，我们才实现了与领导干部工作上的交流，思想上的交融。我们注意到这样一个现象。一个单位，能够得到领导重视和关注的是材料写的好的人，提拔进步快，能够得到重用的是材料写的好的人，能够被上级部门发现，调入上级部门工作的是材料写的好的人。所以我们文秘人员和机关工作人员都要把写材料作为第一要务，下苦工钻研和学习，才能以文立身，以文立业。

写材料是很一项艰苦的工作。写材料需要创造，创造就要付出智慧，就要付出艰苦的努力。有人说，“再会写材料的人，也没有好写的材料”。

每一个材料都要细心琢磨，都要费尽思量。

写材料的过程，是文秘人员研究问题，提高自己工作能力和学识水平的过程。

我们一定要珍惜为领导服务的机会，服务就是学习，是全方位的学习。通过给领导写材料，我们能够学习领导的思维方式、工作方法和从政经验，能够提高我们的写作能力。领导是我们最好的老师。所以我们写材料，就要有不怕吃苦的精神，就要把每一份材料作为学习的机会。只有这样我们才能不断进步，也才会感受到成功的快乐和喜悦。

下面我谈五点具体的感受

首先，要熟悉文体要求

文秘人员起草的材料主要有两大类型，一大类型就是我们常说的公文。

公文，是公务文书的简称。公务文书是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体。公文有其特定的撰写程式和行文格式，是传达党和国家的方针政策、发布党规政令、指导和商洽工作、请示和答复问题、报告情况、交流经验的一种重要文字工具。这就是公文的概念。 机关公文文体主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。每一种文体都有自己的适用范围、写作要求、固定格式和语言特点。写这类材料可以说是“带着镣铐跳舞”。要严格按照文体要求去写，文体一错，全盘皆错。

另外，我们文秘人员为领导服务，要代为单位和领导起草一些正式公文以外的文稿。常见的有讲话稿、述职报告、致辞、主持词、理论文章、序、贺信、唁电等等。有时还要撰写一些消息、通讯等新闻稿件。

这些材料也是领导活动的一部分。领导秘书承担这方面的任务更多一些。这些文稿也有各自的文体的要求，但是相对于公文来说，要求没有那么严格，能够给文秘人员更多自由发挥的余地。文秘人员的写作水平主要体现在这一方面。

第二，要深入研究工作。

文稿是推动工作、解决问题的一种载体和一种工具。材料写的好不好，关键是工作研究的透不透、深不深。认识的深度，决定了材料的高度。

我们起草材料就是要深入的调查研究。主要要研究三个方面的问题，一是要研究上情。就是研究政策。我们提出的观点、办法和措施，要符合国家的法律规定和上级部门的要求。二要吃透下情。就是要研究我们的工作现状，特别要研究工作中存在的问题。问题看准了，才能提出符合实际的对策和措施，才能找准解决问题的办法。三要了解外情。就是借鉴外地在解决同样问题上的成功经验。用外地的经验来完善我们的对策和措施。

我们起草材料是代领导表达观点，必须充分表达领导的思想和主张，体现领导的风格和特点，反映领导的能力和水平。

一要站在领导高度。为领导写就要站在领导的高度，写出来的才有深度、有厚度。我们起草材料时要“身在兵位，敢为帅谋”，学会“提拔自己”，善于“关起门来当领导”。深刻领会领导思考问题的角度，想一想如果我是领导会怎么讲，这样写出来的才符合领导身份和角色。

二要把握领导思想。起草材料要通过领导的谈话、文章、批示，特别是脱稿讲话，把领导对同一问题的看法和见解串联起来，并加以丰富和完善，提炼出鲜明的论点、提高与领导思想的贴合度。

三要体现领导个性。讲话中多用具有独特风格、体现领导个性的语言和表达方式，会增强吸引力和感染力。熟悉领导的性格气质，留意领导的个性风格，揣摩领导的思维方式和用语习惯，善于用领导的语言阐述领导的意图。

第四，要善于提炼观点。 一篇好的材料必须有观点、有内容、有层次。观点就是对事物的看法和态度。材料写的好不好，就看有没有人能记住、忘不了的话。这些话就是观点，有观点就是有思想。

第五，驾驭语言文字。 语言是交流的工具。公文语言有三个特点：一是平实。二是简洁。三是准确。

办公文我归纳为把好“五关”。 第一是把好政治关，第二是把好政策关，第三是把好事实关，第四是把好格式关，第五是把好语言关。

第一，要把好政治关。 办理公文我认为首要是把好政治关，因为公文是有规范体式和法定效力的，不能出现政治错误。盖着大红章发下去，是有法律效力，绝对不能出现政治问题。

一是不能违反或不符合国家的法律法规。二是公文里面不能出现姓名、职务、排序上的错误。 三是公文里还涉及到一些权限的问题，我们也不能简单的处理。

第二，要把好政策关。 政策必须前后一致，左右一致，不能是前一个人是这一条规定，后一个人又是另一条规定。当然，有时候政策需要调整，但必须保证之策的一贯性。不一致的政策下去了，下面就会无所适从。后果严重的可能会损害一部分人利益，可能会引发社会稳定的问题。

第三，要把好事实关。 事实包括数字、引文、人名、地名，还有公文涉及的一些事情的事实，都必须要把好关，不能出任何差错。

第四，要把好格式关。 公文的格式是规范的，有统一的规定。不是想怎么来就怎么来，在这方面我们要严格按照国家行政机关公文处理办法来处理。

第五，要把好语言关。 我刚才在讲起草材料的时候讲到了语言的问题，那么我们在讲公文语言的时候就特别强调准确、简洁，不要啰嗦。我们的公文都要求简单一些、简短一些，要求要明确一些。还有最重要的一点是做好校对，不能出现差错。

第二部分：关于如何办会

会议是指导工作的重要方式。早在原始社会就有氏族民主议事会。现代社会会议成为人们信息交流的重要方式。

我分析会议有五个方面的会议。一是了解情况的会议。如调查会、汇报会。二是实行决策的会议。如党代会、人代会、政协会，全委会、常委会，党组会。三是安排部署工作，统一思想的会议。报告会、动员会。四是工作落实过程中的会议。督查会、促进会、现场会、汇报会。五时工作完成之后的会议。总结会，表彰会。另外还有一些开工仪式、发行仪式、竣工仪式等等庆典活动都可以归到会议的范畴。

有一个调查统计，领导者和管理者的工作时间一般有30%左右甚至有的高达85%的时间是在会议中消耗掉的。还有一个资料介绍全世界每天至少有五千万个会议，而美国每天有一千一百万个会议，居世界之首，并不是只有我们中国的会议多。

会议办会的程序三个方面19项工作：

（一）会前准备。 一是制定会议方案。二是下发会议通知。三是起草会议文件。四是做好会务准备。五是作好生活安排。

（二）会中服务。 一是组织好人员报到。二是开好预备会议。三是写好会议主持词。四是组织好大会发言。五是作好会议记录。六是安排好分组讨论。七是组织好现场参观。八是编好会议简报。九是回收好会议材料。十是做好与会人员返程的服务事宜。

（三）会后收尾。 一是搞好财务结算。二是搞好会务总结。三是搞好材料合订存留。四是会务用品的归还和整理。

办会主要要做好三点：

第一，制订方案 制订方案就是前期谋划。凡事有谋则胜，不谋则败。开会也一样，方案制定的好，会议就不会出现纰漏，会议才能圆满成功。

周密细致的工作方案，保证会议的圆满成功。制定方案要注意三条：

一是要周密的思考，不遗漏任何一个环节。党代会大家知道要通过一些决议，主持人会问大家对决议有什么意见请发表。主持人问到这样的内容，下面没有任何反映，会场就显得非常尴尬，我们特别安排工作人员“应声”，下面说“没有”，主持人就会转到随后的议题。像这样的环节，我们都要考虑周到。还有代表乘车，车号的张贴。

二是要明确责任，每一个环节，每一项会务的工作，都要明确到人。有人来落实，有人来检查、有人督促落实。不能出现遗漏。

三是要沟通衔接。制定方案能够便于请示汇报，也便于沟通衔接。审定方案的过程是我们的意见建议变成领导决策的过程，也是和领导沟通协调的过程。一个会议有很多的议程，需要领导的审批和决定。比如说会议确定几个发言人，确定哪几个发言人，不是想定谁就定谁，是要报批的。比如说分组讨论，怎么编排分组也不能说你想怎么定就怎么定，都要报批的，都要上报领导做主。同时领导在审定方案的时候也就知道了他自己在会议中承担的任务。就会做好自己的准备工作。

第二，把握关键

把握重点是一条重要的工作方法。任何过程，如果有多数矛盾存在的话，其中必定有一种是主要的起着领导作用的、决定作用的，其它是处于次要的、服从的地位。还说我们要做的工作是什么？要全力找出主要矛盾，抓住主要矛盾，这一些问题就迎刃而解了。

第三，关注细节

细节特别重要，有一句话叫做细节决定成败。有一人讲魔鬼存在于细节当中。有一本书叫《细节决定成败》，我完全同意这个观点。

一个活动、一次会议，是由无数的细节够成的，有很多的细节，我们关注那些细节呢？我看要关注和开展的活动有关的细节，关注影响成败的细节。

办会重点是什么？ 我认为在三个方面不能出现问题。

一是议程的衔接。

会议方案确定以后要尽快和参与会议的各个方面做好衔接工作，让每个参与会议的人知道自己该干的工作，干到什么程度。会议的议程和主持词一定要一致。会议主持人是会议的组织者，主持词统领整个会议。开会最重要的就是主持词。

二是会议的通知。 通知会议也是组织会议的关键环节。会开始了人到不齐，如同备下酒席没有人吃一样。我们通知会议一般要通知一次，落实人员一次，就是要保证会议通知到人。现在有这样的一个现象，一方面抱怨会多，另一方面害怕不通知会议。没有通知到，有些单位就会给领导反映，为什么给我们不通知。通知会议要通知好会议的时间、地点和要求。比如党代会要求穿正装，这就要提前通知，让代表有所准备。如果几个会和活动在一起举行，我们要一项一项通知清楚。

三是音响的调试。一般的大会没有扩音设备不行。音响一定不能耍嘛达。大型的会议一定要保证电力的供应。没有电就没有了音响，无法实现语言的交流。