选自《番茄工作法图解》第15页
R:
2.2.4 让打断变成任务
每当我们应用番茄工作法的时候,总会有一些内部或者外部打断,那么就要用番茄时间, 去处理、去安排这些计划外事件(电子邮件、电话、会议等),让打断变成第二要处理的 事情。最自然最普遍的是每抽出一个专用番茄时间(或更多)来安排这些打断。采用逆转 机理来保护当前的番茄时间,让打断变成事件,要用适当多的番茄时间来安排它们。我们要 强调的是番茄工作者要完成以下的目标:
成功地拖延打断,越迟越好,尽量减轻这些打断的紧急程度,增加这些打断的可控制性。
逐渐地减少专用番茄数,让安排这些打断的时间越短越好。
人们在刚开始应用番茄工作法的时候,会惊奇的发现,他们每用于工作和学习的番茄 数(即不包括打断),竟然低于处理计划外事件的番茄数(即为打断)。在有些团队中,成员 们在工作和学习的时间不超过 2 到 3 个番茄数,而其余番茄数都花在了开会、打电话、发邮 件上。
I:
What:当我们实践番茄工作法的时候,总会不时遭遇来自内部或外部的打断,内部的打断包括自己的不专注,精神涣散,外部的打断即来自他人事件的干扰。如何处理这些打断,以保护我们的番茄钟时间呢?我们应当学会尽量去延迟打断,并安排专门的番茄钟去处理它。
How:
1. 首先,我们要提升专注力,尽量减少来自内部的打断,遇到想做或需要做的事情,就在计划外的事件一栏做好记录,之后马上回到正在进行的番茄时间。
2. 遇到来自外部的打断,要先判断事件的紧急程度,和他人进行沟通,看是否能够延迟。不能够延迟,如领导布置得紧急任务,则停下手中的番茄时间,重新开启新的番茄时间来处理紧急事件。能够延迟的事件,则快速做好记录,计入日程,再继续之前的番茄时间。
3. 每天留出专门的1个或适量的番茄钟时间来处理这些打断,我们的目标是逐渐减少安排处理这些打断的时间,以增加自己对时间的掌控感。
Why:对于忙碌的现代人来说,专注25分钟做一件事情,看起来似乎挺容易,但实践起来就会发现,各种各样的打断纷至沓来,打断干扰了我们本来就稀缺的注意力,浪费了宝贵的时间,同时让我们丧失了对时间的掌控感。
When:每当在工作学习时,我们的注意力不能集中,或者他人打断了我们手中正在进行的番茄时间时,我们都可以适时运用这个方法。
A1: 我之前听别人说番茄钟这个方法很好,就跟风下了潮汐APP。只知道专注25分钟,再休息5分钟,其他的也没去研究,觉得好简单,可以试用一下。在实践过程中,我才发现专注可不是那么简单的事情,一会想起微信群还有信息没回,信用卡还没还,账还没去报销,一会办公电话又响了,领导又要你去办个事……我感觉时间真的已经不受我掌控了。我主观判断这个方法不契合我的实际,就将它弃用了。
反思: 学一个东西不能只了解皮毛,在实践中要结合自己的实际情况做调整。因为被打断几次,就全盘否定这种方法并不可取,应该主动再去深入学习理论,并在实践中逐步找到成功应对的方法。
A2:
目标:在未来的三个月中,认真实践番茄工作法,更科学有效地应对来自内部和外部的打断。
行动:
1. 有意识地将干扰注意力的物品移出视线,如手机关静音或放抽屉,锁好零食,保持桌面和屏幕简单整洁。做注意力训练,例如专注看书30分钟,不能做其他事情。使用Forest APP定时,没有特殊情况,学习工作期间不能碰手机。
2. 在执行番茄时间过程中,如果突然想到了某个紧急的事情或害怕遗漏的事情,就快速在计划外事件一栏做好记录,不再继续纠结。
2. 遇到外部的打断,先迅速判断事件的紧急程度和重要程度。紧急又重要,比如领导要我紧急处理的事情,或者一些紧急突发状况,则应立即废弃正在进行的番茄时间,重新开启新的番茄钟处理紧急事件。如果可以推迟或延后,则和当事人沟通好,把事情计入计划外事件一栏,到第二天再去处理。
3. 鉴于自己的工作状态,计划每个工作日的下午,用1-2个番茄钟处理各种打断,以不断增强对时间的掌控能力。