难以掌握精简表达的七大恶习

ATT：不要期望别人忍受你的七大恶习，你有责任自己去改正。

• 胆怯
  你将自己的真实意图隐藏在无意义的对话中，而没有胆量把话说明白或者表明某种立场。你担心他人会反驳你跟你意见不一，所以你将自己的真实想法隐藏在成堆的行话和流行词里，说出的话总是模棱两可。但是，管理层却听得一头雾水，且不知道该如何对你进行评估和指导。
  坚定立场，说出真实想法。
• 自负
  你什么都知道，但是让人沮丧的是，你总是无法遏制想说明所有细节的冲动。用“学究”来形容你再合适不过了。你一旦开口就没办法停下来，所以没人愿意跟你说话。
• 麻木
  不尊重他人时间。
  Tips:许可暂停：当你已经给出了一个清楚的答案，但还想继续讨论时，这会是停止说话的最好时机。要有停止说话的控制力，让对方听懂你说的内容，并且主动邀请你继续说。
• 舒适
  对待熟悉的人产生怠慢，让人的表达不够精简。但是，让你感到兴奋的事情可能会让别人感到痛苦。
• 困惑
  当脑中想的事还不够清楚确切时，你就选择把它说出来。这绝对是严重的错误。当你还在酝酿想法时，此时你的想法还是混乱的、模糊不清的。只要你没有在公共场合把未成熟的想法说出来，就不要紧。
  可是，即使你的想法还在酝酿之中，并不完整，但人们仍然会根据你说的内容对你和你的能力做出评价。当你想要说出脑子里的想法时你必须非常谨慎地选择在什么时间、什么地点、对谁说。
• 复杂
  你固执得认为有些事情太复杂，并且无法将其简单化。
  当人们想要一个简单的答案时你就需要给出一个简单的答案。如果他们得不到想要的答案，就会对你失去耐心和信任。
• 粗心
  你在口语表达方面非常敷衍。

精简表达四要素

• 图示法
• 叙事法
• 谈话法
• 展示法

图示法

写大纲的好处

有准备——我已经做好表达想法的准备
有条理——我清楚自己所有的观点是如何相互关联的
清晰——我清楚的知道自己的观点是什么
有关联——我可以画一幅更大的蓝图来突出自己的观点
有自信——我完全知道自己该说什么

叙事法

叙事V.S.推销：

• 叙事完胜说服

• 与其只向听众推销观点，不如给他们讲述一个研究充分、有着合理结构的故事更有效果。叙事方式给人带来的启示和优点有：

留下一个积极的印象
叙事的方式让人感觉更像是在对话，而推销的方式却只是在演示。
提高听众的参与性
当听到一个好故事时，人们很想参与其中。
获得尊重，更加专业
人们希望自己受到合理的对待，而不是被操控。

讲出好故事的关键要素

醒目的标题
引人入胜的故事梗概
强烈的冲突感
表达个人的态度
连贯的叙事线索
事件间逻辑清晰
角色的发展
强有力的总结
除此之外，故事还必须言之有理、观点明确，最后表明作者的态度和决心。
可能遇到的陷阱：
确保故事短小
不要将故事讲成寓言，不要总讲“从前”这类故事
人们所讲的故事必须能解决商业问题、做出决策、发现新趋势、分析复杂的市场动态——同时，还可以让听众觉得自己与其息息相关，并且便于理解。

构建叙事导图

焦点-困局或者挑战-机会-方法(你该如何将故事展开？故事中提到的三四个人物分别是谁？关键因素有哪些？故事发生在什么时间、什么地点，以及以什么方式发生？)-回报(结果)

（思考：用户场景或应用场景可以认为是叙事法中的片段）

谈话法:控制对话和TALC法

有人认为，精简表达就是要避免所有对话。

然而，想要做到真正精简的表达，就要鼓励加入优质的、有意义的对话，而且要控制对话。对听众来说，你必须确保要说的事情很重要，而只有积极倾听才能知道听众关心什么，从而引起听众的兴趣，赢得听众的支持。

如果对话在你的控制中，你就能很自然地在任何时候结束对话，不会有疏远对方的嫌疑，也不会感觉尴尬。

在对话中，应避免三个常见的错误，忽视它们，可能会让对话变得冗长枯燥：

• 消极倾听
  让对方喋喋不休、事无巨细地说，但又没有说清到底发生了什么。（结果：对话失控）
• 等待说话的次序
  让对方说，然后插入其中说自己想说的部分（结果：生成两个对话）
• 反应冲动
  冲动地回复对方说的某个字眼或想法（结果：对话方向不清楚）

有控制的对话就像打一场网球比赛，而不像打一场高尔夫比赛。

交谈关乎积极倾听，关乎高质量的问题，双方还会有来又往地开些善意地玩笑。在对话开始一段时间后，对话节奏就会出现平衡。

只有当你进行一段而非两段对话时，才有可能做出简洁的表达。你还要控制对话的走向、节奏（停顿）和进展状态，要做到这些，你需要做一件很少有人能做到的事：倾听。当你没有喋喋不休时，你才有可能围绕对方开展对话。

TALC法——平衡和简短的结构
TALC法指的是T（talk，讲话）、AL（active listening，积极倾听）、C（converse，交谈）。
需要注意的是，导图法和讲故事的技巧并不适用于TALC法，因为后者的目的是保持平衡和控制对话。

T/talk（讲话）:如果有人开始说话，就让他/她说。不要担心他/她说1分钟还是5分钟，只是让他/她说而已。
你要注意下面两个关键内容：
当那个人说完后，准备好你要说的内容；
确保你的应对有一个清晰的论点。

AL/active listening（积极倾听）
你要注意下面两个关键内容：
问对方开放式的问题，而且这些问题要与你听到的内容相关；
试着将谈话引到你真正感兴趣的话题上去。

C/converse（交谈）：当谈话中出现停顿，你就需要插话、评论、提问甚至将谈话衔接到另一个不同话题上，但这个话题要与之前谈话的内容相关，然后继续进行另一段对话。
你要注意下面三个关键内容：
当轮到你说话时不要另起一段无关的对话；
回答要简短；
知道自己何时该停止说话，对方才能有机会继续说。

积极倾听：知道对他人来说最重要的内容

积极倾听有助于归纳和总结。积极倾听不仅能让你听到很多信息，还能将信息进行提炼，归纳成有力的总结，从而获得他人的重视。
积极倾听让你不至于说太多话。
积极倾听能让对方讲更多的话。善于倾听的人也擅长提问，能让对方讲更多的话。
积极倾听能让你看起来更有人情味。

展示法

我们需要从一开始就假定人们不会去看文字的部分。一篇文章除了文字的部分，其所用的图片也应该能独立连贯地表达文章的内容。

一些实用观点

• 赶火车对话

我们应该把做出精简的表达看作一种责任，是对他人的一种理解和尊重，并努力成为一个精益的沟通者。想象自己有件非常重要的事情要和某人说，但这个人恰好要飞奔出门赶火车，他的时间非常紧张，在这种情况下，你会怎么做呢？试着这样跟其他人说话，即使他们并不着急赶时间。

• 让书面表达简洁有力

写得诱人。文章的标题或主题行要醒目，这能为你吸引读者。
在写邮件和文件时，总要让读者在读完第一段前就能明白自己的观点。将邮件的长度控制在屏幕的窗口范围内，如果对方需要滚动屏幕才能都完你的邮件，那这封邮件就太长了。
留有空白。确保行文中留有空白和空间，每段文字少写几句。
勇敢表达。如果你要表达一个重要的想法，那就大胆地说出来。
运用点句和列举。每条都用醒目的词语或短语开头。
删除无用的部分。删掉不必要的部分，确保文档精简，便于阅读。

• 让会议保持精益

当你做好了准备、计划好了要讲什么时，要记住：人们更希望与你交谈，他们更看重你展示的清晰观点和展露的自信。
你要在演讲开始后的5分钟把故事讲到一半。
假设自己的演讲时间比之前预留的时间少一半，因为你无法预知演讲会不会延迟开始、提前结束。
不要以为你说的越多，就会让人听起来感觉你准备得越充分，不要犯这样的错误。

• 精益社交

如果你无法在发布社交媒体消息时做到简洁，那么你很可能在自说自话。
你不仅要努力把信息长度调整到让人容易了解的范围内，还要想办法控制信息发布的频率。
那些发布冗长无趣的信息的人在给自己的职业生涯带来限制——因为它们在训练这个世界，让其忽视自己。他们的意图可能是好的，但却没能做到简洁表达。他们没有意识到自己发布、分享和传送的所有东西都应该是有价值的、重要的，而且必须说到点。
用写新闻的方法去写个好标题。

对待闲聊，也要有一种“这些都有记录“得态度，谨慎并用心经营自己的声誉。
不要让你的谈话听起来过于商务休闲化。如果你说话不经过大脑，那么你的领导和同事很可能会认为你做其他事也同样不经过大脑。

• 想到的内容不一定要都说出口

小孩子和老年人有一个共同之处：不会将信息过滤。对这些人来说，脑子里想到的和嘴里说出来的是一回事。在谈话过程中，你的脑海中会想到很多事，但我们没有必要把这些事都拿出来与别人分享。试着想一下：如果你能适时保持缄默，你能省掉多少麻烦事？

当你觉得做事不顺心时，请问自己下面几个问题：
当我想与别人分享坏消息时，我有没有停下来考虑要说的内容？
我有没有注意到自己给别人留下什么印象？
我是否留意到自己说消极的话很容易被曲解？
我是否记得（包括闲聊在内）自己说有说过的话都有记录？

• 如何表达坏消息

当你要表达坏消息或给出严苛的反馈意见时请考虑下面三个重要问题：
问题：我是否简洁明了地表达了坏消息，而没有手下留情？
原因：我是否说清了原因，对方是否理解了原因？
可能性：我能否把这个艰难的坏消息时刻转变成真心的鼓励？
5到10分钟说完，然后抽离。简短祝福，不要惺惺作态。

• 汇报工作

当回答“项目进行得怎么样了？”这样的问题时，最好的回答方法是直接回答到点子上。只需要说：“这是我正在做的事，这是我完成的事。”然后，你可以让结果自己说话，让结果去证明你的能力。

尝试：下次，当有人问你一个典型的问题（比如“周末过得怎么样”），要用不到30秒的时间说出自己的总结性标题，然后再用30秒解释原因。