随着经济发展及市场竞争加剧，招投标，这种商品经济高度发展的产物越来越深入到公司商务、业务活动中。招投标是招标投标的简称。招标和投标是一种商品交易行为，是交易过程的两个方面。招标投标是一种国际惯例，是应用技术、经济的方法和市场经济竞争机制的作用，有组织开展的一种择优成交方式。
依据既往评标、参标经验，归纳出投标文件准备工作的几大步骤及需要注意的事情，抛砖引玉、以供大家参考、交流。
我认为投标文件的准备，大致分为三个主要过程：专家分析、管理定位、执行“填空”。
一、专家分析—--需劳神、要脑勤
拿到招标书后，第一步就是分析，分析招标方需求、分析评分标准，以按需针对性准备。首先从大面上分析招哪方面的内容：技术服务？工程集成？工程实施？产品采购？一份招标书，如同一份考卷，首先要知道考的什么。因招标的不一定是本企业所在行业，对同一事物不一定按本企业惯用词语表述，故须专家进行相应分析，如理解错误，将可能造成直接废标。
如看病分为普科和专科，首先判断出招标方考校的什么，考的“化学”、还是“生物”，然后组织对应专家进一步分析，针对评分标准，分析归纳出需准备内容，有的放矢地针对性准备；同时提出问题，或要求招标方澄清以进一步明确具体化招标内容，或待管理定位以清晰明确投标目标。
经过专家分析，依据评分标准等指标，归纳出投标文件所需内容，定好目录、明确所需资料，以备后续“填空”。此过程有个情况值得注意，有时一个事物按我方认为分为ABCD描述将更为清晰，但招标文件却仅要求描述ABD，那么投标时一定须依招标方要求按ABD描述完成后，在能保持并体现我方知识或技术优势的前提下，选择性补充描述C。
二、管理定位—--需劳心、要嘴勤
并不是所有的标我方都有优势、能力去满足的。如，经专家分析，对方考的“山海经”，而我方却仅有“论语”，此时“管理定位”的作用尤为重要。首先管理层（投标负责人，也往往是中标后的项目经理或负责人）对我方综合资源应有充分了解，明了能否协调出“山海经”资源，同时还需有担当，在无对应资源的情况下，如何完成考题（在只有“论语”的情况下“山海经”考多少分即可），即在有限资源的情况下，协调明确投标目标及投标书完成程度；模糊或不明确目标及工作程度，将在执行过程中造成工作混乱，增加内耗成本。
当然、在有售前支持的情况下，一般不会出现去投“山海经”的情况；好的情况是在售前支持、专家配合的情况下投“论语”。在所需即所有（或所长）的情况，也需慎重对待，毕竟存在竞争对手。此时，需要注意的是，如何体现优势、如何优化报价，在售前、专家、管理三个环节的有效配合下，分析归纳投标书内容，做到有的放矢、针对性展现我方优势，并保障投入利益；在三者配合下，将投标工作分解定责，细化各块工作任务，明确各项工作目标及所需展现程度，形成一个个具体、简单、明了的工作任务，方便后续执行补充，以利人尽其责、高效合作，针对性、精准地完成投标工作，在保护自有核心竞争力的情况下尽最大可能提高中标率。
三、执行“填空”—--需劳体、要手勤
有了前面两步，编写投标书将会如“填空”一般简单。但此过程中，专家、管理者均应承担起执行工作，丰富、提高标书编制效果，提升标书技术表述、管理表述层次，为唱标工作做好充足准备。此过程中重点保证，专家分析出的各评分项均有对应呼应，同时保证标书的有效性，不废标、不缺项。
一般情况下，投标组往往临时组建，“填空”堆砌，难免有前后标书不一致的地方，这将是标书中的硬伤，而且很可能在唱标答疑阶段被抓着不放，这就需要管理（投标负责人）审慎笃行、专家积极配合、执行高效填充，方能完成一份目标明确、表述清晰、结构完整、优点明显、“对答如流”的投标书。
