近两年密切参加了三个跨国项目(欧洲、东南亚),特别想从项目管理的角度,分享跳过的坑和感触极深的经验。
另一方面也是为了复盘,我一直认为:所有不能内化为规则、管理工具、自我认知提升的所谓“感受、情绪”都不能使自己有所裨益。
项目开始前
第一条:谨慎选择合作伙伴
这关系到项目是否会如期完成,以及质量。如果有得选(当然大部分没得选,有钱的才是上帝),选择有多年行业经验、完整团队、供应链人脉的客户。
第二条:项目三表(项目成本核算表、项目计划表、项目风险评估表)
重点说说项目计划表:如何协同团队?如何标注关键节点?如何评估进展?没接触前,根本体会不到它的强大!个人也可以用来进行年度规划。
项目进行中
第一条:结果导向 (result-oriented)
最近听 Peter Diamandis 的 podcast,聊创业者心态,我突然意识到经常问错了问题:Not why? But who / what!大部分人在大部分时候会做的仅是抱怨、吐槽,但没有提出解决办法。尤其向老板汇报,总是在阐述项目无法完成的“客观”原因,后来一个工作了三十年的荷兰项目经理友善得指点我:老板不喜欢看项目无法完成的借口,而要转换下思路,换成我还能做些什么去实现目标(proposals)。这和将 PPT里 problems 全部替换成 challenges 一个道理。
第二条:列优先级(20/80 rule)
项目中你永远都会觉得时间不够用!这不是坏事,也和个人能力关系不大;恰恰相反,能力(权利、责任)越大,需要处理的事情越多,会越觉得时间不够用。这和选择关系很大:选择去做什么,不做什么。如何去解决?我摸索了两个对我很有帮助的工具:
Important - Urgent 四象限:第一象限(分配团队合作),第二象限 (重点关注)
Open Point Lists: 优先级排序(二八法则,优势资源优先解决高级&中级任务)
第三条:15min站会(short meeting)
早上开工前,所有人开个短暂的 15min 站会(站着开会),说说今天打算完成哪几件事,最好有块白板列出团队的 OPL(上图),第二天回顾并更新。有四点好处:敦促队员进行规划列出重点任务;写在白板上带来紧迫监督感;团队内交流信息,大家都在忙什么;遇到什么困难其他队员知道如何提供帮助。
第四条:建立模板(template)
我有一条规则:凡是需要做二遍以上的事情,都要有一套模板。如何凸显专业性?客户抛出一个复杂任务,打开电脑,半个小时利用模板(项目计划表、priority OPL etc.):整体评估项目,拆解项目阶段,标识大致时间点,列出关键点和挑战。
第五条:沟通,沟通,沟通(talk)
40%的项目延期、失败来源于信息不流通:团队内部、第三方供应商、客户。
第六条:推倒重来 or 另起炉灶(start from the beginning)
遇到好几次这种情况:突然接手一个进行到一半的棘手项目(要不然为什么会突然换人)、处理一个根深蒂固但毫无头绪的问题。这有两点好处:理解整个问题产生的背景;能否重现问题,确定是不是一个系统性问题(系统性问题更难解决呀!)
第七条:小步快跑、快速迭代
先搭个毛坯房(储蓄),再考虑如何精装修(理财)、室内布置(投资)、加固地基(保险)、几套房(资产配置)。