这个衣柜整理法是时间管理上的一个方法,操作对象是我们生活工作中的各种事情。操作原理就如同我们整理衣柜里面的衣物的步骤。整理的时候先收集衣物放在床上,进行清理整理分类然后再放入衣柜当中,整理后最终的结果是让我们能很容易地从衣柜当中找出一件适合自己场合穿的衣服。
第一步 捕捉收集 清空衣柜
用收集篮收集一切引起我们注意的事情,我们将这个过程称为捕捉,收集篮子是需要每天清空的,收集篮收集的内容都叫杂事。
收集工具
1.纸质的记事薄、便签、备忘录
2.实实在在的工作收集篮
3.电子的手机清单工具或者记事本、录音设备
注意事项:
1.收集工具越少越统一越好;
2.保证5秒钟进入录入状态,这个就需要把自己的收集篮随身携带在身上了。
3.定期清空这些工具,每日清空收集篮把交给别人做的事情,把已经完成的事情全部清除掉。用空空的收集篮迎接新的一天。
第二步骤 明确意义:为衣物分类
当收集篮收集了一堆事情后,在合适的时间我们是可以进行清空收集篮的,我们需要明确每一件杂事的意义,所以先快速分辨出收集篮的杂事,哪些是可以行动的,哪些是不可以行动的。
我们进行清空收集篮的时候不是随意处理的,应该遵循下面几个原则。
1.从上面第一项开始处理,判断事情的实质,决定下一步的行动方案,然后放到相应的地方去。尽最大的可能快速突击到工作篮的底部,不逃避任何一件事情的处理。
2.一次只处理一件事情,处理完一件事情以后再去处理下一件。
3.永远不要再放回收集篮(被迫中断的事情除外)从收集篮中取出事情时,立刻判定它的实质以及处理方法,不要再次放回收集篮内,争取一次就把它做到最好。
注:三类不能行动的任务
1.垃圾
2.将来某时:比如去北京旅游
3.参考资料
注:六类可以行动的任务
1.2分钟行动 2.项目 3.任务
4.行动 5.指派给别人完成的事 6.特定时间做的事
脑袋里只装一件事
脑袋里只装一件事的好处:
1.专注 2.成就感 3.摆脱压力 4.更好的结果
脑袋里只装哪一件事?
只装下一步行动:我们的焦点只有一个,就是下一步行动。
第三步:组织 将分类的衣物重新储存
让我们重新整理一下思路
1.我们有一个收集篮,里面写满了杂事
2.我们明确了每一件杂事的意义,知道了不同类型的事情,决定下一步行动方式不同
接下来我们按次序把收集篮的杂事从上到下按照之前的原则进行行动 删除 或者归类经过2分钟不到的时间,我们已经拥有了3张清单和一份日程表了。
日程表:这里存放特定时间要做的事情,比如开会、约会等等,因为涉及提醒,可以同步到手机的日程表。
将来清单:可以使用32K那么大的效率手册来管理所有清单,将来清单可能很久才能执行,所以我把它放到最后位置,每周回顾的时候翻开看看,看有没有事情可以浮华成行动了。
行动清单:这是每天的主要清单,排在最前面,在每天工作的时候把效率手册放到右手边,翻开到行动清单这一页,随时可以在上面记录,当行动完成之后,也可以随时从上面划掉。
项目清单:这个清单比较复杂,有时还需要随时补充资料什么的,不过往效率手册添加纸张很容易,即使是A4纸也能折叠后加进去,所以经常会有专门的区域来存放项目相关的一切。
这样看来,我们的清单系统看起来应该是3+1的组合。
这样的3+1组合就构成了工作中的清单系统 每天早上浏览一下3+1清单,立即就对当天要做的事情心里有数了。
第四步 回顾:对衣物做到心中有数
经过之前的组织整理,做事就会有条理,相应的压力就会变小,但是做到这一步还没有结束,良好的收集习惯还有“3+1”清单系统,基本上已经可以解决日常工作上的忙碌问题,但是要解决盲目问题,我们还需要深思。
为什么需要深思?对你的清单进行深思至少有3个好处:
第一:孵化杂事
如果步做深思的话,我们的“将来也许”会越来越庞大,因此我们必须对这个清单进行修剪和浮华处理。删除不敢兴趣的,思考时机成熟的事情。
第二:产生灵感
找个不被打扰的时间段,重新审视过去发生的事情,还有将来要做的事情,很多平时觉得棘手的事情都会在这个时候找到灵感。
第三:提升高度
我们不应该只看到脚下的路,我们要去选择道路,才能走得更远,通过对一周工作的重新审视,向自己发问:我的目标是什么?我该如何取舍?当我们站在新的高度去看待现在的人和事,会有意外的发现。
当知道了为什么要进行深思之后,选择一个恰当的深思时间是非常重要的,推荐下面两个时间段。
1:每天下班:
下班时问自己4个问题:
a.今天做了些什么
b.对哪些比较满意,对哪些不满意?
c.推荐了哪些重要的事?
d.明天的规划是什么?
2.每周回顾:建议每周做一次回顾,可以根据自己的实际情况来安排时间。
如何进行周回顾:
a.清空收集篮
b.检视将来清单、行动清单、项目清单
c.检视日程表
d.本周收集到印象笔记里面的内容
e.年度目标
第五步:行动 选择最佳方案
分享一下David Allen 提出的6个高度:
1.原则(五万英尺)
找个时间好好思考自己的价值观,原则和目标,这些是你工作的灵魂所在。
2.愿景(四万英尺)
这里包含3-5年的工作目标,可以是职位的,也可以是组织能力、协调能力等。你需要问自己:我想要什么?哪些人已经做到了?他们是如何做到的?达到这个目标时你会做什么?
3.目标(三万英尺)
比愿景更细化的东西,通常在一年内就会有一个阶段性的成果。
4.责任范围(两万英尺)
工作上的角色,如销售、管理;生活中的角色,家庭、个人财务、精神层面等;兴趣爱好的角色等。
5.任务(一万英尺)
这里包含了任务和项目,虽然我们已经有了一个自上而下的系统 但是我们仍然要将注意力放在眼前的一个个项目上。
6.下一步行动(跑道)
这是最为细枝末节的事件,把它们全部放进行动清单,然后一一消灭,谁关注细节谁就更成功。刚开始我们都在同一个跑道里面绕圈,最终只有职业规划清晰的人,才会驾车进入快车道,直奔目标而去。
我们在选择究竟执行哪一个行动的时候,通常会根据四重标准进行。
a.重要性 b.环境 c.时间 d.精力
本文整理自书籍《小强升职记》