【本周作业5】
【主题】：懂委派，促达成
【片段来源】：《博恩·崔西的时间管理课》
拆书家：黎娟
【R:阅读原文】
要想在工作中把任务有效地委派给他人,可以按照以下六个步骤来完成。忽视了其中任何一个步骤,你都要承担沟通无效、士气低落、表现低劣的风险。
- 1.人和工作相匹配。在职场上,把工作安排给错误的人是一件很耽误时间的事。在这种情况下,通常任务会被分配给没有足够能力或无法按时完成它的人。过去的表现是未来表现最好的预测。因此,不要把项重要的任务交给一个过去没能出色地完成这项工作的人。当然,对于一个没有做过该项工作的人,如果第一次接受任务就被认为无法高质量地完成,也是不公平的。
- 2.对要完成的工作达成一致。当你选出了一个合适的人来完成某项工作后,和他一起来讨论这项工作,并就必须对要完成的任务达成一致。你越是愿意花时间来商讨并就最终目标和结果统一意见,你就越能对工作有一个清晰的认识,而一且着手处理,也就能越快地完成。
- 3.解释应该如何来完成这项工作。向接受任命的人解释你希望他以什么方式来完成这项工作。说明你希望看到的对该工作的处理方式,以及你或其他人以前是怎样成功地完成它。
- 4.让员工复述你所说的话。让这个人用自己的话把你的要求复述出来,让她告诉你你刚才所解释的过程以及你们认可的最终结果。只有这样,你才能确认对方完全理解了他被任命的这项工作或任务。
- 5.设定完成期限。设定完成该项任务的时间进程和完工期限。同时,安排定期的汇报和检查。如果出现延迟或其他任何问题要让负责人向你及时反馈。
- 6.异常管理。异常管理是工作中有力的时间管理工具如果工作按照既定方案进行,就不需要负责人向你报告。如果没有他的消息,说明一切顺利。只有当异常情况发生时如任务无法按时按量完成,负责人才需要向你汇报。
【I:用自己的语言重述原文意思】
【why】不知道你有没有过这种情况：你把一件事情委派给同事或者下属完成，结果出来的效果不是你想要的？或者对方没有按时完成任务？我们工作沟通中经常出现沟通无效的委派任务场景，这又是为什么呢？【what】其实，要想在工作中把任务有效地委派给他人，按照委派工作六步法完成的效果会更好。
【how】具体怎么做呢？请看以下六个步骤：
- 1.第一步，人和工作相匹配。这里的匹配是指把任务分配给有足够能力完成或者能按时完成的人，一般根据对方过去的表现作为预测，如果是第一次做这件事的人需要根据你对他的了解来看是否委派。比如你是一个销售主管，你有一个整理近一个月订单的工作想委派给下属，要求是按照不同销售区域进行分类。你发现小王整理订单擅长而且做事靠谱，可以安排小王来完成这个任务，因为订单数据整理错误会影响销售业绩数据统计。
- 2.第二步，对要完成的工作达成一致。选到合适的人后，和他一起讨论这个任务，就要完成的任务达成一致确保对方明白。比如上面这个例子，你可以跟小王说明具体任务事项，确保他明白。
- 3.第三步，解释应该如何完成这个工作。跟对方说明你希望他用什么方式或者之前是用什么方式完成的。上面这个例子，你可以告诉小王之前什么方式比较高效处理这个问题。
- 4.第四步，让员工复述你所说的话。让对方把你说的话复述一遍是再次确认任务交代清楚了。上面这个例子，你交代要任务细节和方式后，可以让小王复述一下你说的话，以防万一他有不明白的地方。
- 5.第五步，设定完成期限。跟对方交代任务需要什么时候完成，如果是比较长期的任务需要说明中间的时间进程以及定期汇报。上面这个例子，你可以跟小王说三天内需要处理完，并且跟你报告结果。
- 6.第六步，异常管理。工作执行中如果无法按时按量完成任务，交代对方需要及时汇报。上面这个例子，你要告诉小王，如果有什么因素影响任务完成进程，要及时汇报。在很多情况下，除一些重要的、紧急的工作必须由你亲自完成之外，还有一些不那么急的工作都能适当地委派给别人去做。
【今日作业】
请根据上面的【R】与【I】写出你的
【A1：描述自己的相关经验】请你回想一下过去一个月工作生活中，有没有你没按照以上六步法来委派任务给他人，最后对方没有按时按质完成的情况呢？比如交代下属要一个月内写完一个材料但是最后他没有按时完成的？又比如你交代下属一个采购任务过程中出现一些问题下属没有及时向你汇报的？是在什么时候呢？当时发生了什么呢？请仔细想一想，把你想到的具体事件写下来。【A2：我的应用（目标与行动）】我们今天学习了有效委派他人工作的六步法，相信大家在未来的日子里也会用的上这个方法。现在，请大家想一想，未来的一周工作中，我们可能在什么场景中会用到委派他人任务的方法呢？你想达到的预期效果是怎么样的呢？你打算怎么做呢？请把这个计划写下来。
【A1：描述自己的相关经验】
［故事］
上周1，我让同事帮我调研一个缓存开源框架，并且写一个demo。最后的成果是这个框架与其他框架的优缺点、它有什么特性、包括哪些典型的功能，demo要包括3个功能；需要在周5之前交付。
在我给他讲解的过程中，他不断地点头，我以为他听明白了，然后就没有管了。到周5他把demo给我后，发现完全不是我想的东西，也没有达到我的要求。最后我不得不自己重新做了一遍。
［反思］
我觉得这个任务是没有问题的，要求明确、清晰，但是结果却大相径庭，原因至少有两个：
- 首先我认为在传递任务后，对方收到我的信息打了折扣，也就是沟通中的产生了信息递减效应。
- 其次，在做这个任务的过程中，我没有及时跟踪任务进度以及是否符合我的要求。也就是没有做异常管理及时纠正。
【A2：我的应用（目标与行动）】
［目标］
委派任务：调研Event Sourcing，时间是1周，成果是10页以内的介绍PPT以及一个功能完整的demo。
［行动］
- 首先在布置任务的过程中，告诉他我的任务后，让他复述我的要求和目标。
- 我还会要求他记下来。这样即使一时忘了，他也可以拿出来再明确自己的任务。
- 要求每天汇报一下工作进度，完成情况。如果出现上一次那样的情况，可以及时纠正和调整。
