首先，我得说明，这并不是一编教你如何使用待办事项列表或其介绍的文章，请不要浪费你的时间。如你跟我一样，曾经使用过，但后来又放弃了，希望这编文章得到你的共鸣。
我这个人的记忆力不好，如果不把要做的事情记下来的话，很容易就会把一切都忘得一乾二净。正如徐志摩所写：「轻轻的我（的思绪）走了，正如我（的思绪）轻轻的来；……不带走一片云彩」。
因此，我曾是待办事项列表的忠实拥护者。每天下班前，我会花10至15分钟整理我的待办事项列表，把已完成的事项删除，再加入新的事项，最后检视一下各个项目的进展，看看是否需要作出调整。然后就可以把工作掉下，安心下班，不用担心晩上半夜醒来，发觉有工作未完成，可以安心睡到大白天。第二天早上开始工作前，我会打开待办事项列表，看看当天要完成的工作，再把一些昨晚或当天早上想到的新点子加到列表上，一天的工作就可以轻松愉快地开始了。
但最近工作超忙，因有几个大型项目同时开展，日间大部份时间都花在前期的筹备会议中，很多需完成的工作更一拖再拖。我的待办事项列表变得越来越长，旧的未去，新的又来，每天花在整理它的时间也越来越多。但往往在我最忙乱，最需要调整规律的时候，老板就会来落井下石，把我的已乱成一片的待办事项列表进一步打乱。前两周，老板不知从何跳出来说，「我立即要截至昨天的报告，要快，你可否一个小时之内给我？」。临时临急，收到这下达的额外工作，我头顶的那片乌云立即变成五雷轰顶，我找狂找得遍地头发。结果手头上的迫得要紧的工作又要先搁一搁。这种情况不时出现，那份待办事项列表就变得越来越惨不忍睹，我越来越没有勇气面对它，最终就放弃了。
一切需从自我的内部资源出发
以上情况，在我的职业生涯中，出现过N次。每当繁琐事增多，我那份尘封了的待办事项列表就会出来亮一亮。开始使用的时侯，我总是很积极很兴奋的，但当老旧的问题再次出现时，那份待办事项列表又再次进入封尘榜。
现时在坊间有很多不同的时间管理或项目管理工具及教材，我也用过不少，但个人经验告诉我，就算再好的工具，也不一定适合我。有人视某项工具为神器，但我会说那不是我杯茶。因各人有各人自的喜好，工作习惯，各种内外部资源是否配合，所面对的职场生态环境及困难等。最重要的是，要先找到自己的根本问题所在，才能积极面对，从而找到合适的对策。
经过这二十几年的挣扎，让我总结一下我的问题。其实问题并不在于那份列表、那些工具、甚或我所面对的职场生态环境上，而是源于我自己。像上述的故事，主要的问题是我总是没有把自己的事情放在第一位！每天大部份的时间都花在其他人或其他人的事情上，例如那些不一定带来成效的筹备会议，或老板突然下达的紧急工作，甚或是同事们请求的小帮忙，结果我自己的事情便没法完成。这就是在教练程序中，我们经常提到的——当我们面对选择的珍贵时刻，我们作出了甚么的选择——而我，选择了把他人放在第一位。
了解到问题所在之后，我便在心态上作出调整，凡事在接受委托前都先想一想，考虑一下自己当下的状况，按轻重缓急审视各项条件及资源后，才作出决定。
我可如何改善我的问题？
经过各种考虑后，我作出了以下的改变：
1. 重新分配每天的作息时间
- 一天八小时的工作时间，其实很快便会过去的，不要幻想自己是超人或有法力，能完成很多事情，要合理化各项工作的时间安排
- 每天留下一至两段宁静时间，这就是人们常说的 quiet time block，作为处理突发事件或用作整理手头上的工作，这也让我能更灵活的使用时间。于这段时间内，我不会接听电话或看电邮，让我专心的处理手上工作
- 电邮是一名严重的时间小偷，我有时时刻刻查看电邮的习惯，因我担心有些突发紧急的事情，而我未能实时作出反应，时间就这样一点一滴的流失了。但细心想，这种状况出现的机率是相对低的，而当遇上紧急事情的话，一般人是会直接打电话联系我的。改掉这习惯后，我设定早上，午后及下班前三个时段查看及回复电邮，其他时间坚决不看
2. 学懂说不
- 不把所有事情都怀抱着，独自撑下去，如果工作真的多得没法处理，便要提前老实的跟老板说，希望他/她能提供协助。如我不能按时完成工作，这不紧直接影响我个人的工作表现，这也会直接影响我的老板的工作表现，因我的工作部份很可能是他/她的全盘计划中的一部份，亦可能影响他/她的其他后续安排。只要我不是意图推诿责任或偷懒，在这种情况下，老板通常都会作出合理的安排
- 职场上，维系同事与同事间的关系是非常重要的，但这并不代表对他人的请求都要来者不拒，只要我坦诚地说清楚我的情况才拒绝请求，同事们是会明白的
- 会议的作用是让与会人士有机会互相交流及讨论，或于较短的时间内说明一些复杂的事情。但对于一些低效能的会议，我会说不。这些会议通常会让到会的人轮流发言，各人主要是表述自己的立场或提供数据。我会建议通过电邮交代清楚，这样就不需要把一大班人拉到会议室中等候发言
最后，你是否面对类似的问题？你又如何处理？欢迎分享你的故事。
