一、目的：为什么要做这个电子文件管理系统呢？
（一）问题导向
- 换了Mac，原先Win的文件夹分类方法用不到了，不知道怎么办好了
- 不知道怎么给印象笔记分类了，尤其是在给与工作有关的信息时。有一些关于公司的文件（营业执照、商标），另外还有一些在进行的项目，还有乙方提供的提案PPT等文件
- Mac里的文件越来越多，想找关键文件找不到
- 文件散落于多处：两个电脑里有、百度云盘也有
- 文档存储的平台也多源：石墨、幕布、印象笔记、为知笔记，不记得存储在哪个工具上了
- 文件的版本很多，不知道哪个是最终版（比如说我的合同，之前做数据时也遇到过这样的问题）
- 找不到哪些照片p过的
（二）期待导向
- 20170830后宫群里看到老大的文件夹系统，想像老大一样呀
- 之前老大还分享过他整理后的百度云的框架，清爽
- 人生系统化，充满秩序感，感觉很棒啊
- 把电脑文件管理系统的理论与方法迁移到其他工具上
（三）为什么会产生问题？
信息管理的意识/方法/规则缺失
问题的本质就是你缺少规范
（四）老大的理论
第一步：把执行中和已完成做分离
第二步：把成果和过程文档作分离
- 用价值、系统这两个词展开文件系统和文档系统的构建。这就是两种思维方式：项目化、成果导向。
- 我说一下我的思路：
系统思维：输入-系统-输出
输入：人、知识
系统（白箱）：项目化、推进、记录、经验总结
输出：三级成果
那么，文件管理需要在哪里出现？要如何出现？
1.执行中的和已完成的。从时间的角度，哪些是正在进行的项目，哪些是结束的项目，这里应用了项目化的思维方式。
2.成果和过程文档分离。指的是已完成的内容要把成果和过程文档分离，举例之前做的土地规划项目，从立项到数据成果验收，会产生哪些内容呢？收集的资料+过程数据+按照国家规定的结构建立的成果，项目结束后不会去查找过程文件，基本没有动过了，只会用到结果数据，作为下一次的基础数据。
9月5日因为答疑课老大大致系统讲解了如何做，发现了之前自己理解的一个错误，我把“工作”“生活”这些文件夹理解成了执行中的。
二、业务流程
- 初步建立：利用Xmind登记目录结构→按照策划的目录结构增删改当前的结构
- 维护：新添加的文档严格按照分类归队。
三、工具体系
（一）强力底版分类模板
知识管理六个部分分别是：工作、素质、爱好、身体、家庭、社交。另外增加缓冲区（收集箱），放置待处理的文件，定期清空。
四、机制、规则、应用范例
（二）规则
想想地理信息系统的规则，按照代码执行
分类
- 分类深度不宜超过三层，即文件夹-子文件夹-孙文件夹
- 分类是动态变化发展的。一级分类基本不会有大的调整，主要调整下面的分类。
- 要有“缓冲区”这一类
- 每个工具上的目录结构需要在Xmind中登记，如果目录结构有调整，文件内的目录结构也相应调整
命名
- 一级和二级文件夹命名规则：2位数字+文件夹名 00收集箱 01工作
- 三级文件或文件夹命名规则：时间+主题+版本号 20170903电子文件管理系统
- ＃（井号）——标注等待处理的文件或者文件夹
- @（@号）——标注正在处理的文件或者文件夹
清理
- 每天下班前清空桌面的文件
- 每周周总结时归档一次：把各种文件处理并归档
（三）应用范例
-
百度云
-
幕布
- 石墨
- 电脑文件
- 收藏夹
- 网络收藏夹（花瓣网）
- 邮箱
- Process on
- 微信，QQ，电子邮件
其他想法
- 文件和文档是两个概念
- 思考我的结构背后的假设是什么？
- 文件夹的分类考虑2点：6维度+项目化
一些疑问
同步：需要多平台协同的是要同步；
备份：完成了以后要备份。项目要备份，成果要备份。
有效层：你的文件夹每一级别在分类的时候，是基于什么假设划分的？
悖论层：相关假设之间是否冲突？
解决层：是否有稳定的假设可以在每个层次间统一文件夹的秩序？
老大梳理的内容
项目成果里，是不是没有指针系统，对于成果版本进行登记？
文件：百度云、xmind
文档：幕布、有道云、石墨、processon
然后，这是what层面的，在项目里进行项目归属划分，就解决了。
内容来源
- 永澄老师- 分类理念及实践
- 永澄老师- 强力底版的多领域实践
- 风雨阳光- 跟着永澄老师重建文件管理系统 共9篇
- 柠檬佳- 170817-电脑文件整理方法-柠檬佳-V1.0
- 浩浩- 阳志平文件名的规划
- 20170830后宫群讨论内容
- 20170905PORT训练营答疑提炼
