初识项目管理与首次见习实践

当初看到《小强升职记》时就很羡慕小强,因为他有一个很称职的师傅在一点一点带他成长,让他学会了时间管理。如今,我竟也有了这样一位师傅@laoshujia,机缘巧合,我已在不知不觉中开始了我的《和道学习记》。

2015年7月初看完《漫画项目管理》一书,对项目管理是什么,项目管理有什么程序,项目管理的整体框架结构有了了解。

一、项目管理轮廓

  1. 项目的特征:独特性、有期限性。项目 vs 业务(重复性的)。
  2. 项目管理知识体系:领域管理、沟通管理、品质管理、时间管理、成本管理、人力资源管理、采购管理、风险管理等。
  3. 项目计划书包括:范围定义、制作WBS、活动定义、活动顺序设定、估计必需的资源及时间、制作日程表、估计成本等。
  4. 项目实施阶段包括:项目启动、外包管理、品质管理、风险管理、团队管理。
  5. 项目控制环节包括:确认项目进展、向干系人说明情况、调整项目计划书。
  6. 项目完成后要进行:成果确认、总结回顾。
    具体内容详见脑图,地址:《漫画项目管理》,密码:fmp8。

二、见习实战

2015年7月7日晚,临时被拉入“ZK网站改版会议”,被@laoshujia点名作会议记录,会议记录见文后附录。
这是一次典型的“项目沟通会议”,属于项目控制环节。因该项目最大干系人(CC)提出了网站调整的相关利益诉求,因此为判断是否有必要如数进行修改,及落实各相关部门做好应对工作,把握各部门对干系人需求的统一认识,特召开此次会议。

会议流程:

  1. 项目经理就干系人的利益诉求逐一确认,与相关部门进行沟通;
  2. 项目经理就存在疑惑的利益诉求与主要干系人进行沟通确认;
  3. 项目经理总结下一步行动;
  4. 分发会议纪要并布置任务(会后邮件通知)。

本次会议存在如下不足之处:

  1. 最主要干系人未按时与会,导致与会人员对利益诉求的理解存在争论,影响了会议效果;
  2. 研发部主要负责人X未能如期参会,导致会议中技术与设计的沟通出现了混乱。

启示:

  1. 项目经理在会议前先找干系人确认利益诉求,可有效避免上述第一点问题的发生(本次会议因双方都很忙,未能提前确认);
  2. 会议不等主要干系人而准时开会,虽然会在利益诉求的理解方面存在困扰,但是作为一个网络虚拟团队来说,最重要的是各与会者的时间(大家都凑到一个时间很难),因此,需要充分利用时间,对能达成共识的部分先达成共识,不能达成共识的部分等干系人到场后再问及解释——尊重与会者的时间很重要;
  3. 项目经理不能自主判断任务完成时间,即不能直接答应干系人的时限要求,具体的时间应由具体部门负责的专家评估后提供时间,最后还需要把各部门的时间汇总+1d后才能反馈给干系人——要不然领导满意了,员工就累死了——协调工作也是项目经理的职责之一;
  4. 不是所有的利益诉求都得按要求做完,如果资源有限,需要与干系人沟通若需取舍则哪些可以改、哪些暂且不用改,以保证项目按期完成。

收获:

学习了如何做会议纪要,要点包括:时间、地点、与会者、主要议题、达成了什么决策、还有哪些没有解决的问题、下一步行动、截止日期等。


附录:会议纪要

时间:20150707 21:30-22:50
参加人员:XY、DM、MJ、CC、CY、ZN、XX、HD
项目经理:XY

会议内容

一、主要议题
总第N期ZK开营在即,官网上线已迫在眉睫,今晚针对干系人对新官网的诉求作逐一确认,确定调整工作内容并分配至各组。改版事宜需在2015年07月13日之前完成。

二、亟待解决的问题
略。

三、达成的决议
略。

四、人员安排

总协调:XY
内容提供:CC、CY
研发:XD、MJ
设计:ZN、XX、HD

五、下一步行动
研发给出工作时间和计划 (7月9日12:00前,XD)
设计给出时间和计划 (7月9日12:00 前 ZN)
整理主要需求xls表并提供研发设计 (7月8日 22:00前, XY)

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