作者：Leo Babauta 里奥·巴伯塔
学过时间管理的小伙伴都知道 GTD，它是 Getting Things Done 的缩写。而 ZTD 是 Zen To Done 的缩写，中文翻译过来叫“简易做”。也就是说，这套系统其实是基于 GTD 而提出来的，可以说是简约版的 GTD，如果你学习过时间管理方面的知识，这本书基本上可以跳过了。
什么是ZTD？
如上所述，ZTD 就是 Zen To Done 。从根本上来说，ZTD 和 GTD 并没有冲突，相反他们的联系非常紧密。为什么不是从GTD开始而要从简单的ZTD开始呢？那是因为ZTD的重点在于：你可以选择能对你发挥最佳作用的那些习惯。
GTD非常全面和系统，而ZTD也有10个习惯，但是它并不要求你全都掌握，10个习惯之间相对比较独立，所以你可以挑选其中几个或者1个来做，也是可以受益的。如果非要说出其中区别的话，那就是ZTD关注的是行动，而不是工具本身。
习惯培养1：收集
你有没有这样的情况，刚有个想法从脑袋当中闪过，但是因为忙着其他事情，这个想法就错过了，再怎么努力也想不起来。
所以我们需要这样一个收集系统，它可以随时随地将我们脑袋中一闪而过的想法、任务、项目纪录下来。因为只有这些东西能够被记录，你才不会忘记他们。
解决方案：一本容易携带的笔记本和笔就显得非常重要，作者推荐用Moleskine的笔记本。这里强调一下什么笔记本是次要的，重要的是要携带方便，最好24小时能够带在身上。如果你觉得带着本子不方便，个人建议可以用手机上的App代替，比如笔记软件「印象笔记」，可以设置在通知栏直接录入信息。另外如方片收集，或者系统自带的备忘录都可以是你收集信息的入口。但是记住这些不需要太多太杂，你只需要集中在一个地方纪录就好了。
习惯培养2：处理
一段时间后你会发现你已经收集了很多想法了，接下来的问题就是如何处理它们。巴博塔建议每天至少处理一次你的收件箱，若有需要你可能要更频繁地整理。
- 从上往下处理信息，马上做出决定。从收件箱中的第一项开始，立刻做出决定，不要跳过、拖后或延迟做出决定。
- 删除。如果你不需要这条信息，就删掉它（总是保持这个为优先选择）。
- 委派他人。你是做这件事的合适人选吗？如果不是，交给最适合的人。
- 立刻完成。如何这件事需要的时间少于两分钟，那立即完成它，而不要放到任务清单中。
- 等下在做的任务。如果这件事需要的时间多过两分钟，马上把它列入任务清单中，并且等下马上完成它。
- 制作档案。你需要额外的参考文件来完成某件事情，那赶快为它制作一个档案。
- 无论如何，不要让收件箱里有剩余的项目。删除或者制作档案，处理每一个项目直到收件箱为空。注意，如果你的收件箱中有上百的项目，那最好把它们放入另一个文件箱中等下处理（专门搁出几个小时去处理它们），接着再继续处理新进入收件箱中的信息。
- 重复这些步骤，保持你的收件箱为空。如果你有限制自己的收件箱数量，实现这一点并不难。保持收件箱为空会让你觉得棒极了，庆祝一下？！记住，不要一整天都在处理收件箱，最好形成习惯总是在固定的时刻去处理它们。
习惯培养3：计划
每周安排要完成的最重要的任务，安排进每天就是1-3件最重要的事。书中称为“大石块”，有人把这个过程称为三只青蛙。意思是，这三件事很难，就像吞青蛙那样，但你又必须得尽快去做，一旦做完最重要的事其他事情做起来也没有那么难了。
- 重大事件(Big Rocks)：在每周开始的时候（星期天或星期一），坐下来看看你的任务清单。想想这周你最想要完成什么？刚开始的时候尽量将数目限制在4-6件，待到熟练了且你觉得自己能完成更多的时候，再添加多的任务。不要忘了要确保这些重大事件中包含至少一项与你年度目标有关的任务。
- 安排日程：将本周重大事件放在你的周程计划中。每天放置只一个或两个，否则你会忙不过来。并且分出1-2小时的时间去完成它们，尽量把时间安排得越早越好。放置好这些重大事件后，你就可以计划其它的不是那么重要的事情了。
- 最重要的任务：每天早上，马上决定今日最重要的任务。这和你的重大事件很相似，每日选择1-3个最重要的任务，而这其中可能包括一个你已经安排了的重大事件和其它几个最重要的任务。同样的，尽量将它们安排在尽可能早的时段。如果安排的太晚，你常常会被其他的任务干扰，而导致任务失败。
- 完成它们：前面说的这些无非就是为了搞定这些最重要的任务。每天早上做的第一件事就是完成第一件最重要的任务，远离干扰，把所有精力都放在任务上直到完成它为止。做完之后可以简单的奖赏自己。然后去完成第二件最重要的任务!
- 回顾：如果你完成了最重要的任务，那一定感觉这一天特别棒。所以要记得回顾你所完成的，顺便表扬自己一下。
习惯培养4：执行
所有的计划做完了如果没有强有力的执行，一切都是白费。所以执行是所以习惯中最最重要的。
ZTD强调，每次只做一件事，而非鼓励多线程工作，也不要在做一件事情的时候多次被打断。以下是书中的建议：
- 重大事件(Big Rocks)：选择一个任务最好是[每日最重要的任务之一，做出决定：是一次全部完成、还是现在抽出一段时间（30分钟）去做它。
- 选择好环境：在你开始工作前，消去所有使你分心的事。关闭Email、关上手机、拔掉网线等等，把办公桌上堆积的混乱的东西写清理干净。
- 记录时间：设置一个计时器（像CoolTimer等等），或者尽可能的集中于你的任务不要松懈，不让自己变得心烦意乱的。
- 避免干扰：如果你在执行时被干扰了，马上把这些新到的信息或者任务记录到你的笔记本或收集箱中，然后继续原来的任务。重申一遍，千万不要尝试多线工作。
- 快速调整状态：如果你必需去检查你的Email或者执行其他的任务，那停下来，深呼吸，重新使自己的思绪集中，调整到正确的状态再继续任务。
- 不可避免的中断：无论如何，有时总会碰到一些我们无法避免和拖延的事情而中断现在的任务。当遇到这个情况时，把现在的任务进度记录下来，把所用的资料也都整理放到一旁。当你弄完那些无法避免的任务后，简单地把所有的资料重新拿出来，然后再看看记录的任务进度，又可以马上开始原来的任务了。
- 享受休息：深呼吸，舒展一下身子，在工作时也要享受好的休息。身体可是革命的本钱，千万不要亏待了哦～
- Ahhh：当你完成任务后，表扬你自己！奖励你自己上一会儿网，看一会儿电视——但是不要太长了（10分钟），然后继续你的下一步行动。千万不要让你被奖励冲昏了头脑，忘记了下面的任务。
习惯培养5：信任的系统
- 好习惯：简易信任的系统 —— 建立简单的列表，并每日查看
很多人对GTD望而却步的原因是，GTD需要很专业很复杂的工具，很多人陷入本末倒置的地步，原本你是想让生活更简单，没想到反而被这些工具所绑架。所以不得不说一套值得信任、简单的系统是多麽重要。
ZTD鼓励我们建立情境清单，什么是场景清单？就是你在什么场景下做什么事。比如有以下场景：刚起床、刚到办公室、开车、坐地铁，排队等候等等。这些清单能让你第一时间反应自己“应该做什么”而不是白白浪费时间。
书中提到几种工具，总的来说就是纸质的和电子的。因为有些不太符合国人习惯，这里就不列出来。提一下作者强烈推荐Moleskine笔记本，和我自己觉得可以用来做清单的App“奇妙清单”，还有类似的“滴答清单”或者“minimalist”。但记住，这些工具用得顺就好了，别太在意是哪个，重点在于行动。
一旦你选好工具，就马上开始记录，并且要记得要简单。这个习惯的另一部分——每天查看你的列表，也是很重要的部分（比你用什么工具重要得多）。
习惯培养6：管理
管理你生活中的一切物品和信息，那就是给它们找个合理的固定的家。每次想要一件东西，你就去它的家里找它就是了。是的没错，这个习惯就是只需要这个简单的规则：把所有信息都放在正确的地方。
形成系统：把所有接收的信息都放入你的收集箱在工作与家庭中）。处理你的收集箱，马上完成一些任务或者将其中一些放入任务清单中，然后完成它，从清单中清理出去。在这个系统里，你永远都不应该有疑问自己下一步该做什么。
为信息找个家：如果你总是把一些资料堆放在你的工作台、书桌、床上或者卧椅上，你就应该想想：这些东西是应该放在哪儿的呢？它们的“家”在哪儿？如果它们还没有“家”，你就为它们找一个吧。安排一个地方专门放东西或某一类东西。车钥匙？找一个地方专门放钥匙；脏衣服？不要把它们都扔在床上；首饰？把它们放到一个安全的地方收好。
简单的整理系统：一旦你已经把收集箱中的项目处理，你可能还需要参考其中的条目，这时你就需要一个地方来收集这些项目。千万不要把这么一叠文件随便堆在不知道什么地方——建立一个简单的整理系统（方便的字母安排顺序，或者Geek喜欢的十六进制方式等等）。准备几个备用的空白标签和文件夹以便随时建立一个新的整理夹。不要害怕有太多的整理夹，相反的，你应该避免将不同的文件混杂在一个整理夹中（那就失去意义了）。
马上开始。我知道，你在看这篇文章的时候正在想“等下我就去做建立一个管理系统”。不要“等下”，现在就开始！
习惯成自然。把所有的东西都放在正确的地方的习惯不是一夜就能培养成的。你可能忘记，也可能为了偷懒而没做。你应该坚持，黏住这个习惯，至少坚持这个习惯30天，直到它已经变成自然使之。
注意过渡阶段。当你从一件事情转移到另一件事时，其中过渡的时间是应该注意的。因为你需要把一些材料整理到一边和清理一下，但是这个时间我们常常不会去想该如何整理和收集，而是下一步该自己做什么。当你在培养这个管理习惯的时候，注意这个转移过渡，这样你就能记得去整理和更容易的管理好事情。
保持桌面干净。永远都不要让你的工作台、书桌、床、床头柜、咖啡桌和地板上堆着东西。如果你正在犯这个错误，请为那些东西找个“家”。
使用标签。标签是管理中最好用的工具。准备一些空白标签，为那些抽屉和文件箱都标上标签。所以你就可以对事情都了如指掌。
评估审核。无论何时，回顾你的管理习惯都是一件保持进步的事情。你会发现有一些管理上的不当之处，像某一些资料都被整理在一个房间，而你却常常在另一个房间使用这些资料等等。而有些时候，你需要重新整理一遍所以抽屉和文件箱，以便保持事情都在可控制的范围内。
习惯培养7：回顾
在这个系统中，回顾也是很重要的一环，它让你避免偏离方向，回顾过去的一天/周所做的事情，是否因为浪费过多时间而深深自责，还是把精力都投入到重要的事情上面——后者值得好好奖赏自己。
书中列了5步每周回顾的方法，跟着做你也能很好地掌握：
- 回顾你的长期目标，中期目标和短期目标。回顾你的人生目标如果你没有，抽出时间仔细考虑一下），根据你的人生目标制定一个今年自己想完成的长期目标，只需要一个（如果你制定了太多，就选择最重要的，目标太多便会失去准心）；然后再为接下来的几个月制定一个中期目标，这个目标应当是帮助你进一步接近自己的长期目标；最后再为接下来的几周选择一个短期目标，来帮助你接近自己的中期目标。当你完成这些步骤后，以后的每周回顾也就是一次对自己目标进展的回顾和对目标的重新确定。每周对你目标重新确定是非常重要的，只有这样才能保证你的前进方向正确，保证你的精神和体力上都做好准备，继续保持不断前进。（刚开始的目标设定大概需要10-15分钟，以后的每周回顾大约5分钟。
- 回顾你的笔记。在你的笔记上，大部分的任务都应该已经完成的，但是重要的是在重新回顾它们时，发现那些没有完成的任务、没有处理的信息等等。就是简单的扫过然后把未完成的事情重新记录下来。（大概5-10分钟）
- 回顾你的日程表。回顾上一周的日程表，看看是否有需要提前的事项，或者有新产生的需要完成的任务。然后再看看下一周你需要完成的事情。（大约5分钟）
- 回顾你的清单。无论你是使用多份情境清单或者一份任务清单，回顾它们是同样重要的，确认上面列出的事项是最新的。划掉那些已经完成的事项，并且看看你的“接下来的任务清单”、“某一天/可能清单”、“工程清单”，如果你有使用这些清单。（大约10分钟）
- 设定你的短期目标和放置你的“大石块”。如果你已经完成了一个短期目标，你就回到第一个步骤重新设定一个新的。如果还未达到短期目标，那回顾自己的任务时，看看怎么样能取得更好的成果。列出这周你想完成的重要任务和其他的任务，然后将它们安排到日程表中，尽量将它们安排在早晨。这些任务是优先级最高的，所以每天不要安排太多的，只需1、2个便可。
习惯培养8：简化
如果你按照上面的收集系统来做，你会发现自己每天记下的任务很多很杂，每天都有做不完的事情琐事。
但我们也提到了，每天最重要的事情不要超过3件事，那么如何做到呢？以下是书中提到的小技巧：
清除，再清除。花几分钟时间回顾你的任务和项目清单，想想如何简化他们。或许你可以把这当作一项考验：把自己的任务消去一半。如果你有50个任务，试着减少到25件。该如何清除任务呢？有些任务是很久以前的，不再需要做了，而还有一些任务可以被拖延。
什么才是最重要的。了解你的主要目标是什么，其他目标是什么。你应该把精力都集中于一件事情上，同时两三件也可以，但千万不要同时进行十几件事。当你的小任务与你的主要目标有关系时，那么它们就是重要的，否则就不是。
减少你的承诺。你打算完成多少项目？你打算做多少额外的工作？可你是不可能完成所有事情的，你需要学会说不。就算已经说好了，你仍然可以说不，对别人坦诚相告：你有其他紧急任务要去做，不能答应他们干某事了。慢慢的，你就应当减少你的承诺。
简化你的信息源。我减少了RSS订阅量，也减少了每日Email回复的数量。这一年多来，我只读一份报纸或一份杂志。有些新闻是不能带给我们任何价值，所以简化你生活中的信息输入，从而也简化输出。
每周回顾。每周花一点时间去回顾，清除那些掉不必要的任务，你不需要一份庞大的任务清单来变得高效。
完成大石头。在每周回顾中，找出你打算在下周完成的几份重要任务。这些就是你的大石头。把这些大石头放进你的每日日程中，把它们安排在最前面，优先先完成你的大石头，不要把它们推到每天的最后。
让价值最大化。看看这两个新闻作者：一个超级忙碌，每周写很多文章，这些文章都不错，但还不是非常优秀；另一个作者每周写一份文章，但是总能上头版，而且到处都在讨论这些文章，它在互联网上也到处被转载，这些文章使他在记者的行业很成功，他也因此得到了更好的工作，甚至出版了自己的著作。也许这个例子有些极端，但它说明了要点：有些任务需要长期投入，有些只会你一直忙碌，实际上却不重要。把精力放在那些重要任务上，它们将使你成名，带来长时间的回报和长时间的幸福与满足。这些就是你的“大石头”，清除其它的不重要的。
三件最重要的事。写下你一天中最重要的三件事，当你完成它们的时候划掉它。如果可能的话，将一天的时间都花在这三件事上，至少也应该投入前半天来做这三件事情。你的最重要的三件事可以是你每周的“大石头”，或者任何你需要当日完成的任务。
把小事放在一起做。每天都会有些小事情需要你去处理，因为不及时处理掉它们，它们或许会带来更多的一些小麻烦。所以把这些小事情都写在一起（我写在页面的底部）。一般来说，你不需要立即着手它们。设定一个段时间（大约30分钟，放在一天末，比如4点之后），然后一起完成所有的这些事情。这些小事可能是：打电话、回复电子邮件、处理信息或文件等等。快速地完成它们，然后将它们从清单中消除出去。这样，一天过去你就没剩下多少没完成的任务了。如果不行，也最好是将小事情（而非重要的任务）拖到第二天，Email也可以放到一起处理。如果你不这样，这些小事情就是一种干扰，每天利用一次或是两次的时间把它们全文搞定！
习惯培养9：常规
到了这一步，你需要做的是将上面所有的习惯形成统一的系统，每天/每周/某个场景下跟着常规清单走。还是书中提到的技巧，学起来：
工作任务：做一份清单，包括所有你在工作中想要完成的任务。这可以是每周回顾内的任务，也可以是做报告，或是清空你的收件箱等等其它任务。在每一天的开始设置三件你需要完成的最重要的任务，并且每周回顾你的目标
个人任务：对于个人的事务，像锻炼、瑜伽、自我调节、记日记、阅读书籍和RSS订阅，或是付帐单、洗衣、购物、照料孩子、去银行、邮局等事，也去制定一份清单。比如说，购物清单等等。
批量处理：花点心思去处理你的任务清单，看看能否将小的任务放在一起来做。一是节省时间，二是减少干扰。举例来说：如果你需要去购物、去银行、去邮局、去宠物商店，那么将这些事放在一天来做。你可以从一周中专门抽一天时间来做个人的事情：处理邮件、付帐单、平衡收支、写文件、准备东西、列购物清单等等。在工作时，你可以将打电话、收发邮件等类似的事情放在专门一个小时中做。
每日清单：审阅一下你的清单，看看哪些是每天都做的。比如说：收发邮件、打电话、设定最重要的事、记日记、锻炼、阅读RSS、清空收件箱等等。计划你的每日日程，没必要精确到每一分钟，但要确定每天做这些事的固定时间。我的建议是：设定一份早上的例程(可以把在家的和在工作的分开)；一份一天结束之际的例程(工作结束的和一天结束的)；和一份要完成的最重要的任务和其他事情上的例程。
每周清单：包括每周你会做几次(或更多)的事情。这可能是每周回顾、清洁房间、锻炼、洗衣、园艺等等。将这些事在一周的时间内分散开。不要把每天放得太满，你每天最多做两三件就好了，理想的情况是每天1-2件事。如果你需要做的太多了，那么你需要考虑简化一下。否则这很难坚持下去。
开始执行：一旦设定好了每日和每周的例程， 那么就开始执行它。对于每日的例程，至少坚持一个星期。每周结尾时，回顾看看效果如何，如果效果不太好，就得作出调整。对于每周的例程，至少坚持两周，遇到问题时也需要自己调整一下。
坚持就是胜利：设定例程很容易，但坚持下来便是很难的。一旦你发现了适合自己的日程，一定要坚持30天，是他慢慢形成习惯。只有这样，你才会感到镇静，更能掌控你的生活。怎样坚持30天呢? 可以把它当作一项挑战、给自己设定奖励、把你的计划告诉别人、把你的日程贴在墙上等等。在坚持此习惯过程中，不要同时进行太多的习惯培养。
习惯培养10：激情
在《重新定义公司——谷歌是如何运营的》（点击查看）里也同样提到激情这个关键词。在谷歌，一人很优秀但如果对他对从事的工作没有激情他们也不会考虑录用。很简单的一点，和一个对一件事情有激情的人相比，没有激情的人遇到挫折更容易选择放弃，他们极少能够长时间做平凡的（无聊的）工作。而如果你真正很有激情地想去做一件事，无论多么辛苦，你都会去努力的完成吧。你会付出更多的努力，抽出更多的时间，耽搁的时间也减少了。
在所有“轻松搞定”（ZTD）的习惯中，“找到热情”这个习惯是最难的、也可能是最重要的一个。 如果本书提到的10个习惯，你选择只培养一个，我会推荐“找到热情”。
或许你是该想想自己到底想做什么？（不要说是睡觉）你最喜欢从事什么？你心仪的工作岗位是什么，如何达到它？仔细想想，多考虑几天，待你确认以后，下一步就去实现它吧：
调查：有谁在从事你心仪的工作？他们有什么经验和想法？他们是如何得到这份工作的？获取这份工作有什么要求与标准？在网络上搜索、询问认识的朋友，你能获取的信息越多，对你也就越有好处；
找出绊脚石：你还需要什么去获得这份工作？是一份更高的学位、已有一份不错的工作经验、或者是需要其他的技能？
设定计划：想出一些有用的方法去解决你的绊脚石。如果你永远都不开始计划，那你就永远不会获得自己想要的工作。所以，为自己的成功铺好道路吧。
开始行动：不要等待机会，机会只会降临给时刻准备的人。所以，主动去发现和抓住机会，执行你的计划——至少每天一点，直到你达到目标。也许现在看起来，需要走的路还很长，但是你一旦实际行动起来，总有一天，你就会到底目的地的。
坚持不懈：不要因为几次失败而放弃，为了自己的目标而奋斗。Don't Give Up!
做一份使你充满激情的工作与任务，会让你精神饱满，动力十足的！
如何培养ZTD中的习惯：
这里有条原则必须强调一下：每次只养成一个习惯。可能你觉得以上的习惯很多，没关系你可以按顺序来做，也可以从某一条你觉得对当下的自己最有用的开始，也可以自己搭配着来。这里有个极简版的ZTD，只有4个习惯：搜集、处理、计划、行动。同时只用到两个工具：一个小笔记本、一支笔。
这里是一些改变习惯的方法（选择最适合与你的）：
承担义务。告诉你的亲人、朋友、同事和网络之友，你要改变习惯了！使你自己产生压力，让你因为承担义务而坚持不放弃；
坚持实践。改变习惯也是一种技巧，就像其他技巧一样，它也需要实践。参与一个月培养一个好习惯，并且坚持你的习惯整整30天。你不断地坚持，重复，失败，再尝试，最终才能熟能生巧；
推动力。通过各种途径来推动你自己不断向前
跟踪记录。每天都记录下你的改变过程。听起来挺麻烦的，但它确实非常有用，也更容易成功。每天睡觉前，记录一下。把记录本放在床头，同样也不断促使你去坚持。
支持帮助。参与一个习惯培养活动，或者与你的伙伴一起培养。毕竟，与别人一起培养习惯，会更容易成功一些。
奖励庆祝。每隔上一个星期，就为自己的收获小小庆祝一下。在一个月结束后，则来个胜利的庆祝。这也是使你坚持的推动力哦～
集中注意。这是非常非常重要的，在30天里集中于你的新习惯，一天也不能放弃。这就是为什么，一次培养多个习惯是非常困难的，你的注意会被分散，导致不能集中与其中任意一个。
积极的想法。告诉你自己，“我能行！”压扁那些消极的想法，采用积极的想法吧。
最后
最近看到有些人说，时间管理本来就是错的，时间不能被管理，因为每天24个小时对每个人来说都是一样的，你再怎么管理也不能变成25个。所以他们是反对时间管理，而提倡自我管理。
但说到底，自我管理也好，精力管理也好，时间管理也罢，说到底都是对自己生活的梳理，对提高生活的掌控感，进而提升幸福感。我们不必纠结于这些词汇的字面意思，这个不是重点。
这也许是写笔记以来书摘最多的一篇，但也是值得的，书中的语言通俗易懂，容易执行，相信读者们跟着学起来将会对生活有一定的改变。
每周一本书，每周给你提供我的阅读与思考，欢迎关注勾搭，一起交流，一起学习。
handsome
2017-3-12
