为什么需求要具体并要被确认？
举个例子，出差时间久了，经常到住的宾馆楼下餐厅用餐，餐厅供应简单套餐，我基本都在此解决一日三餐，餐厅只有一个厨师，但此厨师出手的菜很咸，连续几次再三要求服务员向厨师要求口味淡一些，但是每次都效果不明显。于是改变策略，要求其转告厨师只放他平时一半的盐量，效果立刻体现且每次都能满足要求。可以用下面的流程图来表示。
项目需求通常在流程部门间不断地被传递，基于成员个体理解的差异将会发生失真乃至错误，所以需求必须是具体的、可执行的、可验收的，当然需求必须也是被确认的，那就是点菜单了，这可是需要顾客最终买单的。
所以项目合同中一定不能存在所谓的“敞口协议”，也就是无法量化进行验收的条款。项目管理中典型的“敞口条款”有：客户满意、快速响应、稳定运行有效控制……（什么是满意？多长时间算快速？稳定指哪些指标？如何算有效？）很多项目的失败，是在签合同那一刻就注定的。
流程真的是第一位的吗？
我们再以点餐为例，由于餐厅厨师少上餐速度比较慢，在餐厅等很无趣却浪费时间，之后我就会在房间里打电话给餐厅订餐，要求准备好后打电话通知我，我再下楼用餐。但是总是在房间里等很久也没人打电话通知，打电话下去问，每次回复都是好了很久了啊，无语！我于是在几次之后，这样告诉服务员，我不确定是下楼用餐还是帮我送到房间，请准备好了与我确认。很及时，电话都会主动响起要求确认。我们可以用下面的流程图来表示。事后了解，餐厅所以服务员都是新人，业务能力有待提高，一忙就把打电话的事给忘了。设置了不可逾越的反馈点，即使是新手也知道如何去做了。同时这也是一个可复制性的流程，保证每次都能完成目标。
在项目管理中效率一直是被追求的，但由于组织中成员业务能力、性格特质等千差万别，所以理想化地认识人的主观能动性是危险的。制度流程是项目保证安全的基础，合理的流程设置可以将项目风险约束在可控的范围内，保证每一个项目都能获得起码80分的成绩。正如任正非所言：“先僵化再优化！”
