给小嘟的第九封信: 关于正确沟通

亲爱的小嘟:

今天是你回去老家的第三天。你今天过的开心吗?我的孩子。

今天这一天对妈妈来说,是异常忙碌也不寻常的一天。

昨晚上让爸爸给我的自行车打气,没想到,打完后我们在客厅里面忙碌时,就听到巨大的“嘭”的一声,我和哥哥听到声音有点惊吓又有点疑惑,是不是自行车爆胎了呢?跑到一楼的楼梯间一看,果然,后胎内外两层车胎都破了,哎,可能是打气太满了,在这炎炎夏日,热胀冷缩的作用下,就只能车胎报废了。

所以今天早上,我送哥哥去上学只能打电动车了。其实走过去也不远,十分钟足矣,可是如果要哥哥走过去,肯定是一路哭过去了,想到今天是教师节,又是一大早上,就真的不想让他哭哭啼啼的,于是打电动车成为刚需。

我们我们坐上车,风有点温暖,两路的树向后倒退,其中有很多大花紫薇,它们从五月份就日日繁花似锦,如今仍是花团锦簇,如何能开得这么久又开得这么优雅?我深感难得。

很快我们就到了幼儿园所在的那条路。路过一所正阳小学时,广播正在播放着朝气蓬勃的体操进行曲,透过校门栅栏,我们看到穿着一色校服的学生整整齐齐地列着队,随着广播音乐双腿正在做原地踏步的动作,手一致地上下摆动,显得非常有节奏又很有美感。这几乎是我们日日经过时所能看到的景观,可是由于今天不用自己卖力骑车,我看得更轻松更享受些,而哥哥更是睁着大大的眼睛贪婪地张望,他非常羡慕这些哥哥姐姐,已经屡次表达要去这个学校上小学了。

我们很快就到了距离正阳小学不足两百米的幼儿园。停车付钱,叮嘱哥哥记得和老师说节日快乐,并拿出礼物送给老师,然后就目送他像每天那样汇入正在操场做操的小朋友队伍。然后我步行到公司上班。

座椅还没坐热,负责出货事宜的同事就提醒我说A客户缺一个型号的货,本来预估型号是今天有货,可是如今提货的卡车已经在等了,而生产却尚未上线。面对这种脱节,我赶紧给客户写了一封邮件,希望客户接受调整型号的做法。客户当地时间比我们早四个小时,可是邮件发了后,半个小时仍是没有回复,我于是给客户打了国际长途,催促他紧急回复邮件,他在电话里的声音很友善,是一个年轻人的感觉。

邮件很快就来了,他不接受换型号,原邮件是:That is the most popular model and that is what sells here. We will wait for your next delivery. Thanks. 我看了邮件后,回复他: OK, well noted. We"ll keep the short 8 pcs for your next order.我理解的意思是,他同意缺货的8个产品下次再发货。于是,我告诉商务部让提货的司机不必等货足,先发有货的。然而一个小时后,客户的邮件来了,他的邮件是: NO! We mean ship everything together once your new stock of XX arrives. 可是司机早已离开,我只得回复: Oh, it's too late to call the truck back now. We have to keep the goods for your next order, pls noted. Your previous email: We will wait for your next delivery. Thanks. It says very clear for us to take the action.

很快我就接到电话,对方尚未报名,我的直觉就告诉我是那个A客户。当确认是我后,他几乎像机关枪一样,既严厉又大声地在电话里咆哮,他的不满和愤怒像冰雹一样硬梆梆地砸到我头上,我决定倾听他的不满,在他一通又一通地没有停顿的: Sunny, how can you do business like this way? How can your company do business like this way? Give back my money , I won't want to work with your company any more...我接受他的质问,在他的分贝要刺伤我的耳朵之时,将话筒从我的耳边拿开,在他反反复复地质问又威胁之后,我终于插话了,If l misunderstand your meaning, I am really sorry. But can we calm down, so we can solve the problem? 我重复了两三遍后,他仍情绪激动,但是已经明确提出他的要求: call back the truck, and wait to carry the short model until it has stock. 这个客户不过是几千美金的订单,如果真如他所说让司机等货好,而货要明天好,那我们真要亏了裤子还没衣服穿。客户真不会考虑厂家有无盈利,他关心的是他的需求。在这件事情上,貌似是一封邮件的误解引起的误会,好像我并无书面的错误,而客户为何能如此理直气壮呢?其实,原本客户的订单是有货的,这是我之前确认给客户的。可是一个礼拜前经理贸然把现在他缺货的那个型号的货给了另一个客户,算准了今天给客户发货时那个型号又刚好可以生产出来,不料生产却脱了结。而我们的沟通又出现了误解,所以才有了这一系列的连锁反应。而我在整个事件中的错误主要在下面:

第一: 货物被挪走,我不知情。其实我只要在安排出货前核对下库存就可以发现。这是我懒。
第二: 昨天商务部和我们确认叫司机来提货时,经理说今天M300BT会有货,我应该叫迟一天来,客户又不急着出货,我应该预留出意外发生的时间。
第三: 邮箱收邮件的延迟设置。这个是我没发现的,之前交接时前一个同事设置的邮件接收时间是每15分钟。我在客户愤怒之后,才发现客户之前发了四封邮件,而此时我才收到。我本应该早点收到回复处理,客户就不会打电话过来如此愤怒了。没有发现邮箱收邮件的设置滞后,这也是我的错误。

所以整个事情,因为我要承受全部后果,也因为我间接的错误,都是我的错,这无可厚非。面对客户的指责,我并不生气,反而因为第一次面对客户这样的情绪化时刻而觉得既新鲜又好笑。而当我笑着说,这个客户好像有点情绪化时,我另外一个曾跟进过他的同事说,我之前接触他,他不是这样子的。恩,那肯定是我做的不对。

无独有偶,上次B客户也和我发生过一次沟通误会。

对一个产品的报价,我说,the regular price for it is USD50, but we can give you USD3/pc as discount. 客户就误解为单价为3美金,于是呼啦啦下了两千台,哪怕PI 里面显示是47美金,客户也未曾发现。事后,客户又是退货又是要求再打折扣,总之我因此在转正的评价一栏收获了经理的: 表达能力有待提高的建议。

我真的需要正视自己的表达能力和理解能力。对于很多非英语母语国家,我应该学会既简单清晰地表达自己的意思,又要能够从他们的语言表达中Get到他们的真正意思,如此才能避免来日方长的沟通误会。

小嘟,我越来越发现,一个问题出现的时候,孰是孰非已经不重要了,重要的是谁要承担后果,又怎么解决问题。事后及时反思自己的问题所在,以吸取前车之鉴。其他的各种负面情绪于事无补,反而损耗精力,如果修养可以,尽量减少这种不必要的内耗,这才是明智之举。

写于2019年9月10日

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