人的记忆力有限，无法同时记住很多事情，也没办法做很多事情，如果没有工具和方法的帮助，可能到后来你才发现，不重要的事情做了很多，很重要的事情确没有做完。长此以往，你的注意力老是分心要记住重要的事情，所以你要使用gtd时间管理法。
什么是GTD时间管理法
gtd通过管理你需要做和想做的事情，让大脑集中精力完成最重要的事情，而不是记事情。
GTD其一共有五个步骤，分别是收集、处理、组织、执行、回顾。
1.收集
首先，将你要做的所有事情，都收集到一起，括实物资料和脑海中的想法。
实物资料:记事本、便利贴，各种文件资料，将它们全都集中放在一个地方。
脑海中的想法，包括你的工作安排、自己想要完成的事，则全都列出来写在一张纸上。
2.清理
对收集的事项，对这些事做进一步判断，明确这件事的下一步行动是什么。
对于垃圾，比如一些以后都用不上的文件资料，可以直接扔掉。
对于参考资料，为将来可能有用的，它们统一放在一个文件夹里，无论是实物的还是电脑上的文件，以备需要时查找。
对于待处理的事务，将它们记录在备忘录上。
需要采取行动的事情分为三种情况：
立即行动
如果一件事情短时间很快就可以做完，就立即行动。
委派他人
如果这件事别人也可以完成，就交给别人去做，告诉别人你期望的结果，并告诉截至完成时间，并跟踪事情完成进度。
延迟处理
如果这类事情，你安排了什么时间去做，你只需要把这个事情记录在日程表，到时候执行就行。
3.组织
经过上面的步骤，不需要行动的材料已经清理掉，可以立即执行的已经完成，有明确执行日期的事项，则已经放到日程表上，现在剩下的，就是那些需要延迟执行的待办事项。
(1)明确下一步具体行动
对于这些事项，要明确下一步行动具体要做什么。所谓下一步行动，就是可以执行的步骤。
一个公式：下一步行动 = 时间+做什么事 + 关键人
(2)进行分类处理
处理这些代办事项的最好方法，是根据情景进行分类。
所谓情景，就是你在做一件事时的条件或者地点。
比如，可以将事项分为以下几类：
电话
在电脑旁
在办公室
在家
外出事宜
议事日程(需要和别人讨论商量的事情)
阅读/回顾(平时收藏留待以后再读的文章资料)
当你在电话旁的时候，打开“电话”清单，对照上面的事项处理就。同理，“在电脑旁”、“在办公室”、“在家”、外出事宜”也是一样。
4.回顾
你需要不时回顾检查，让你对自己的任务心中有数。
首先，不时查看日程表，这样可以知道需要进行哪些工作。
然后，根据情景查看清单。如果你在电话旁，就查看“电话”清单，看看有没有电话需要打;如果出外办事，就查看“外出事宜”清单，确保在外面把需要办的事情办妥，免得忘了做某事来回跑。
再次，及时更新你的系统。接到什么新任务，马上按照上面的流程，将这件事放到合适的地方，安排执行。
最后，每周做一个回顾。在某抽一天时间，对这个星期的任务检查，看是否有遗漏;看是否有需要收集的新任务，马上将其纳入系统中处理;浏览下周的事项安排，如果不合适可以做出调整;自己有什么新想法，可以收集记下来。
5.执行
上面列出了处理各种事项的流程和方法，当有几个任务同时出现的时候，如何判断先做哪件事?
可以参考四个标准：情景、有多少时间、有多少精力、重要性。
情景：在任何时候，你首先考虑的，是你在这个条件下，你手头上掌握了什么资源，能做些什么事。
有多少时间：选择行动的第二要素是你掌控时间的长短。目前这个任务要耗费你一个小时，但是你在15分钟后必须要开会，那么，你可以选择一段比较长的没有打扰的时间再完成这个任务。
有多少精力：当你充沛，思维活跃的时候，处理有难度的工作;当你精神疲惫的时候，处理诸如整理文件、收拾桌子的杂事。
重要性：对于你而言，什么事情是重要的?除了一些你不得不先完成的工作，你还要思考，自己的责任、目标、价值，从各个层面，找出自己认为重要的事情。
