职场汇报演示PPT制作的一些反面教材，你也会犯吗？（第六期）

PPT演示汇报，是职场中几乎每个人都会面临的事情，一个成功的PPT演示汇报，是将听众感兴趣的内容以一种通俗易懂的方式展现出来，并顺利传达给对方。

小灰灰结合多年培训讲课经历，结合PPT制作技巧、演说技巧，分享的“让你PPT汇报演示有料又有效的秘籍”。小灰灰的系列分享已经到第六期了（前五期分享的大纲在文后可以查看，关注可以阅读前五期的分享）。

这同一个主题的系列分享的目的，就是为了学会“如何找到吸引对方的内容”和掌握“让对方轻松听明白的表达方式、制作PPT的技巧”，所有的分享也都全都是站在对方的角度进行思考，这也是职场汇报演示的主要目的，就是要让对方接收到。

前五期的分享，小灰灰分享的都是建议的正确的、正面的方法和技巧，这是非常有助于我们做出一个很棒的PPT，同时，了解一些反面，错误的案例，对我们帮助也是挺大的，说不定，这些小灰灰和其他伙伴犯过的错误，可以让你做的更好呢。

还是先看下本次分享的目录：

01 不要无意义的居中

有很多伙伴，在制作PPT时，对其文本内容时都喜欢居中的格式，居中大多少时候是很美观的，居中对齐很好看，很有平衡感，但是在下面这些时候，就不要用居中了，

一是，有项目符号时，对齐带着项目符号的文本，不适合居中，显得文本很乱。

比如下图的带项目符合的文本

案例1

二是，数值表格也不要随意居中

记住我们的整个演示是站在方便对方看，为了简单、易懂，对于数值表格，很多小伙伴，经常使用的是左对齐，或者居中对齐，诚然这样很好看，但是没有太大意义，使用数值表格的目的，还是为了一眼看出那个数值大，哪个数值小，要一目了然。所以数字表格，是不适合居中对齐，听众不能第一眼就看明白所表达的意思。

数字表格正确的对齐方式应该是，第一列文字部分应该左对齐，显得很整齐，保持列宽；

上行文字部分应该居中对齐，方便阅读，不太接近表格的边框；

数值部分应该居右对齐，为了能清晰的判断出数值的大小。

比如下图的数值文本

案例2

02 文本内容要精炼

很多小伙伴做的PPT是直接从WORD复制过来的，有大段大段的文字。PPT是关于逻辑的艺术，对逻辑，对论点有要求，我在第四期介绍了一个简单但是好用的三步法提炼概要、关键词，对于PPT来说或，无意义的词语都要删掉，一般PPT中一行文字最长不要超过20个字。

PPT还是辅助演说用的，只要列上核心要点，关键词就可以了。

下面这个案例，可以练习把大段的文字简洁化

案例3

小灰灰之前有一篇文章，如何提炼简练文字内容，感兴趣可以看看。

03 绝不要使用难以形容的颜色来区别

很多人为了标重点，或者使用曲线图等图表时，经常使用各种颜色来区别，使用颜色的时候也不加注意，比如下面这个例子

“墨绿色或青色的是A公司，水蓝色的是B公司，中间红色是本公司……”

案例4（折线图和柱形图）

你发现问题了没？

这好像不是在对图表进行说明，反而好像是对颜色进行说明，本来听众关心的是图表的内容，却被对颜色的说明和对颜色的区别吸引了注意力。

使用颜色的时候，尽量要使用“红、蓝、黄”等简单常用的颜色，位于PPT调色版最上面的颜色。

04 根据PPT内容对图表进行排序

根据PPT内容对图表内容进行排序的时候，只要稍加注意，也会变成“简单易懂”的PPT。

比如柱形图，只要按照从小到大或者按照从大到小的顺序排序都可以。

排序前

排序后

案例5 排序的图表

05 注意图标上的备注文字是否和图表脱离

案例6

这是我们很常见的一个图表，颜色一多，有没有发现，要看清楚这个图表，就是简单的看谁大谁小，是不是很费劲，这是直接从EXCEL插入图表的缘故；

在图表上右键，选择添加数据标签，就会自动显示数据的分类名和数值。

看一看，前后的对比。

有没有发现，只要稍加注意，站在用户的角度，做一个简单易懂的PPT还是很容易的。

附录前面五期分享内容的大纲，我的目的，就是让你做一个有料又有趣的PPT汇报，做到价值、易懂、有趣。

第一期，主题是一次精彩完美的PPT汇报，需要做到哪几点？

我们知道，一次完美的PPT汇报，需要能达到下列三点：

01 向对方阐述清楚你的想法

02 对方理解并同意你的想法

03 对方按照你的想法去执行

为此，一次完美的PPT汇报，需要做到：价值、易懂、有趣，三者兼备；

第二期，我们分享了，如何让你的PPT汇报易懂，为此我们要掌握6点原则，即是

01 了解演示汇报的几种叙事模式

02 少即是多，按KISS原则进行材料组织及演示

03 就像美女的裙子，内容太长或太短都不合适

04 PPT里面埋下，需要让对方形成的记忆点

05 整体时间的控制，不需要让对方长时间集中注意力

06 虎头凤尾，开头结尾很重要

第三期，分享了要做到高效汇报，前期准备不能马虎，需要准备下面几点：

01宣讲前，先思考对方的兴趣点，满足大多数听众

02确认宣讲的时间、流程，准备好内容

03提前30分钟到现场去检查准备

0455387，你给对方留下的印象正是能影响对方的地方

第四期，正式进行汇报材料的准备，文案提炼组织需要注意的事项：

01 充分理解自己PPT的内容，能提炼出关键词，关注到对方收到

简单的三步进行文案的提炼，概述的提炼—大纲的提炼—关键词的提炼

02 眼见为实，多用通俗易懂的例子和图像

如何让PPT生动易懂呢，百问不如一见，不如使用一些例子和图片

03 例子和图像是双刃剑，要慎用！

04 一个能够发挥效果的的汇报演示流程

从第五期开始，我们正式开始涉及到PPT制作，

第五期，汇报演示PPT制作的2个关键点：

01 字体和字号、文字颜色及背景

02 制作一个让听众想知道后续发展的PPT

因果关系及其必然性，顺着它去思考、行动，是听众最容易理解并接受的。

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