文/徐利刚

怎么样才能把工作做好，让领导对你刮目相看？

假如你是一个秘书，现在总经理要求你安排次日上午九点开一个会议，你怎么处理？怎么安排？可以花几分钟想想你具体要做些什么，再接着往下看。

按处理这个任务的水平划分，可以把秘书划分为九个段位，下面是一至九段秘书的不同做法。

一段秘书:发通知——用电子邮件发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书:重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书:勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，可能使用到的物品是否有准备充足，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书:细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排，然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考。提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率。

六段秘书:做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录。

七段秘书:发记录——会后整理好会议记录给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。要求他们按照执行。

八段秘书:定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，以纪要为执行文件，监督，检查执行人的过程结果和最终结果，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。

九段秘书:做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，复制优秀团队，形成不依赖于任何人的会议服务体系！

看完这九段秘书，我不知道你有什么感想。反正我第一次看到的时候，内心久久不能平静——原来事情可以做的这么完美！

从那以后，我就开始思考，怎么样才能把事情做的面面俱到呢？这背后有什么套路呢？

到现在为止，我总结出了三个要点：

一、想别人所想

想别人未想在领导交派任务的时候，他们并不一定会把目的说的很明确，也不会把任务细节给你列出来，甚至只给你一个单一的任务指令，这有可能是领导自己也没想这么多。要想把工作做到完美，这一切还要靠你自己去琢磨，不仅要想领导所想，还要想领导没想到的，挖掘更多潜在的指令或目的。比如在前面秘书的例子中，其实领导还有很多潜在的目的没有交代：在开会前要准备什么、在开会过程要做什么、在开会结束后要做什么、开这个会的目的是什么、开完这个会要的效果是什么以及要怎么样才能把每一次会都开好等等。如果你能从一个简单的的指令——“安排一场会议”中想到这么多潜在的指令，然后去执行，可想而知你的工作能力一定离九段的水平不远了。

二、预演行进流程

魔鬼在细节假设我们不知道还有其他的潜在指令，但是我们知道一个目标——把这次会议开好。在领导说安排会议的时候，这个目标其实就浮现出来了。换任何一个指令都是一样，因为做任何一件事的潜在目标一定是把它做好。在把这件事做好的基础上，我们继续沿着开会的思路进行——要怎么样把这个会议开好呢？试着按照会议流程展开想象。首先，得发一个通知。发了通知会不会有人没有接受到呢？——那就要在通知之后确认一下。会不会有人忘记会议时间呢？或者是临时有事不能参加了？——那就提前一段时间提醒一下参会人员。万一真有人准备不来，但总经理又必须要求他来呢？——那就至少提前半个小时进行确认，留余调解的时间。会议室会不会被其他人占用了呢？——所以要提前在会议室门口粘贴公告。会议需要用到投影机和电脑，万一坏了就影响会议了——所以要提前试机、提前开机。会议室的凳子、板笔够不够用？——提前确认一下。会议过程中外界会不会发出什么干扰，影响会议效果。——提前看一下四周的状况。会议时间会不会长？——所以需要知道大概会议内容。如果会议时间长，那就需要准备一些水。怎么样能加快会议的效率？——提前发出会议内容通知、材料，要求参会人员提前准备开会内容。要怎么样才能保证开会的效果？——会议要有详细记录，涉及到的决策内容作为重点内容进行记录，会议之后要进行总结并发送给参会及相关人员，并且还有持续跟进会议中决策的落实情况，并向总经理汇报。以后怎么样才能把每次会都开好？——制定完善的会议流程，每次参照流程进行会议。明确一个目标之后，围绕着这个目标按照行进的流程进行预演，并考虑哪些细节有可能影响目标，把这些细节作为执行点展开。

三、找解题之法

排除万难遇到阻碍是正常的事，关键是能不能找到解决难题的办法。继续会议的例子，如果说隔壁公司刚好在你们会议的时间点要安排施工，到时候施工的噪音一定会影响会议的效果，甚至会中断会议。你怎么办？是另选会议时间吗？可是大家都很忙，好不容易挤出时间来参加这次会议，总经理更是明天就要去外地了，不能换时间啊！是找隔壁公司协商，让他们另安排施工时间？可是人家才不管你要不要开会呢，施工队也很忙啊！到底怎么办？你想：要不甩锅吧，就直接跟总经理说对方不愿意更改施工时间，让总经理另想办法。记住，交代给你的事情即使遇到万难，也不要直接甩锅，至少得提出你的几个建议，然后交给领导决策。你可以请示领导，要不然我们去对面酒店租一个会议室？或者找隔壁的隔壁的公司借用一下会议室？领导说，那就你负责去向隔壁的隔壁借一下会议室吧！你只好硬着头皮去借会议室。借到后别忘了试一试他们会议室的投影机、电脑，以及其他物品是否充足。事后，一定把人家的会议室收拾干净，并且找机会感谢一下出借会议室的负责人。毕竟，还要为了再借不难。