工作总结多是以文字的形式呈现，但职场中，还有一种写作方式几乎是避不开的，即制作 PPT。

也许是项目方案、活动策划，也可能是总结汇报、经验分享，等等。

说实话，PPT 并不难做，难的是做好。

那如何做出一份逻辑清晰且设计美观的 PPT呢？

这个问题，还是要先从受众思维说起。

用受众思维来考虑PPT写作，主要可以从三个方面展开。

首先，从目标出发，即在写PPT前，先要考虑好一些问题。

根据对这些问题的思考，确定三件事：PPT定什么主题？用什么结构？用什么排版？

其次，根据不同的应用场合，找出约定俗成的核心信息，决定PPT的写作风格。

最后，我们还应该根据不同功能的PPT调整内容安排。

按功能来区分的话，PPT可分成两类：演示型和阅读型。

如果是演示型PPT， 受众的注意力主要在演示者的语言和肢体上，PPT则是辅助。

上图的苹果发布会就是如此。这种情况下，PPT上的字确实要少一点。

但如果 PPT的目的主要是让人阅读，那么字多一些可能更好。

如果再细一点的话，我们还可以考虑到演示场所的大小、参与人数等因素，来调整PPT的字体大小、行距段距等细节。

回顾一下：先从目标出发，站在受众的角度思考，再根据应用场合决定写作风格，最后根据功能不同调整内容安排。

在考虑了如何根据受众写PPT后，我们还需要知道怎样将信息组织起来。

下面的案例里，我们会见到我们的老朋友——逻辑树。

情景模拟

小王制作PPT

小王制作PPT

中秋快到了，为了借势提高业绩和影响力，“铭记”餐饮公司的老板让项目经理小王策划一次活动。于是，小王开始动手写活动策划。

为了更好地向老板展示自己的方案，小王先使用受众思维思考：什么表达方式比较合适？

最后，他选了PPT。因为相对其他方式，PPT具有两个明显的优势。

PPT在职场写作中的优势

1.便于阅读：在职场中，我们往往没耐心看长篇大论的Word文档，而PPT有更简洁的排版，可以更快捷明了地将信息传递给对方。

2.吸引力更强：图文结合比纯文字更具吸引力，PPT可以综合多种视觉方式传递信息，更能打动人。

由于这份PPT主要是给老板审核，而老板时间有限，所以在内容上需要突出重点，写出老板关心的内容。

而且，他还要在同事之间进行小范围的演示，所以还需要有一定的细节。

把这些确定下来之后，小王开始构思内容框架。

要写的内容

小王打算写的内容有：

活动主题、活动背景、活动的目的和意义、资源和经费预算、活动的可行性分析、参加活动的对象、活动的流程、活动注意事项、负责人和人员安排、时间和地点安排。

请帮小王思考，如何将以上内容用逻辑树组织好？点击查看提示。

可以从背景、活动和资源3个方面建立第一层逻辑枝干。点击查看参考答案。

可见，在搭建PPT的内容框架时，逻辑树是个好助手。

有了框架后，就可以直接开始做PPT吗？

很多人有了框架和素材后，便开始一张一张地制作PPT，殊不知这样既费时又费力。

一张张地制作PPT，往往会过度关注细节，而缺乏大局观，最后需要大幅度地修改。

那么，PPT如何才能写得又快又好呢？

有一个原则和一个方法可以帮到我们。

“一页只讲一件事”原则很简单，即每页PPT都只设一个焦点。

我们对比一下两张PPT，体会一下这个原则的必要性。

第一张PPT把市场变化的4个论点放在一块，让人感觉信息杂乱。而第二张PPT只介绍变化情况，清晰明了。

学完“一个原则”，再来看看“一个方法”：结果倒推法。

工作中，有时会遇到比较复杂的写作任务，比如方案设计、商业计划书、调研报告、回顾总结等。

这时，如何从全局思考？如何防止内容遗漏？如何提高写作效率？

这些问题，都可以通过结果倒推法得到解决。

那么，什么是“结果倒推法”？让我们先来看一个案例。

情景模拟

婚礼策划

婚礼策划

KK和他的女友要在国庆节结婚了，为了有一个完美的婚礼，KK正紧锣密鼓地筹划婚礼细节。虽然家里人给了一些建议，但比较零碎，KK还是觉得不能很好地把握每个环节具体要怎么做。

由于KK是项目经理，具备良好的项目管理能力，所以这点困难对他来说只是暂时的。

很快地，他把婚礼从筹划到结束的整个流程重新梳理，建立了逻辑树。

框架有了，接下来，就是填充各个部分的细节了。

依据结果倒推法，KK可以先思考各部分完成时是什么状态，然后倒推流程。

举例来说，婚礼的筹划中要发喜帖邀请客人，从这一点倒推，就可以问问自己：要向谁发喜帖？喜帖要怎么设计？确认参加的截止日期是什么时候？

在倒推的过程中，许多问题都会被提出，帮助我们完善细节，进而完成整个流程。

又如，围绕“婚礼前一天准备”，可以先得出最后一个步骤：准备闹钟（以便第二天及时起床）。

然后，再按照时间一步步往前倒推，便可形成逻辑树。

有了步骤后，继续倒推每个步骤所需的所有细节，最后做出完整的流程图。

可见，结婚不易啊！不过，有了逻辑树和结果倒推法，就能省心不少。

让我们总结一下结果倒推法。

那么，在制作较复杂的PPT时，我们又该如何运用这个方法呢？

老规矩，上案例。

情景模拟

小杨的个人工作总结（1）

小杨的个人工作总结（1）

去年这个时候，小杨成了某研究院的一名管理员，为了展示一年来的管理情况，他需要写一份个人工作总结。经过思考，他决定用PPT来呈现这份总结，并用结果倒推法来制作PPT。

首先，小杨将自己想写的内容做成列表，并整理成逻辑树。然后，在遵循“一页PPT只讲一件事”的原则下，根据各部分的内容，估算PPT页数。

接下来，小杨开始设想PPT制作完成后的样子，并完成草稿。

这份草稿包括封面、目录、过渡页、内容页，而且，内容页的每张PPT都写了小标题。

如图所示，PPT框架有了。经判断，小杨觉得这个框架OK，于是继续倒推每一页的具体内容和呈现方式。

PPT常见的呈现方式有：图表、文字、逻辑、陈列、事实+观点、数据+说明。

对于“主要工作完成情况-各所工作周报管理”这张PPT，为了更加直观，小杨决定用图表配合文字说明。（倒推。另，“各所”是研究院下的各研究所的简称）

那么，具体要用哪种图表呢？（再倒推）

经过思考，小杨决定用一张表格列举细节，并用一张圆饼图展示不同工作的比例。

就像这样，小杨通过倒推，先把PPT的呈现方式确定，再放入详细内容（请看下图）。

当每张PPT都这么过一遍后，PPT初稿就完成了。

PPT 做完后，小杨感到“结果倒推法”很实用，并为其归纳了3个优点。

下面，我们总结一下小杨用“结果倒推法”制作PPT的步骤吧。

对于步骤4，大家可以参考以下的结构。

补充一点：PPT 的框架出来后，最好用受众思维确认思路后再填充细节，保证开始时就不走偏。

制作PPT时，大概要花一半时间在PPT的目标、主题、结构和逻辑上，这些工作决定了PPT的内容质量。

而另一半时间则要花在 PPT的排版和设计上，这些工作决定了PPT的外观质量。

所以，想做好“内外兼修”的PPT还需有“视觉思维”。

其实，在信息传递中，视觉思维发挥的作用和故事思维是类似的。

俗话说：人靠衣装马靠鞍。有设计感的PPT，受众也更愿意仔细地看，也更好理解。

不过，视觉思维真的只要几分钟就能学会吗？

答案是肯定的，很多实用的技巧往往并不难，难的是实践。

下面，就为大家介绍让PPT变美的6个原则。

№.1六大设计原则

1.对齐原则

版面设计最重要的原则就是对齐，因为对齐会给人一种秩序感。

我们不但要关注文字对齐，还要关注页面内其他元素也要尽量对齐。

另外，对齐不仅有左对齐，还有右对齐、居中对齐等。

在PPT中，可以帮我们对齐的工具有：辅助线和排列。

想要使用辅助线，可以在下图所示位置设置。

还可以在辅助线上右键，添加其他参考线，或更换参考线颜色。

另外，也可以使用对齐工具（开始-排列-对齐），选中需要对齐的多个元素后，再选对齐方式即可。

使用对齐原则，让各元素按某种规律安放，彼此建立视觉联系，可以让PPT更美观。

2.分离原则

分离原则就是将有关联的信息组织到一起，形成一个独立的视觉单元，为读者提供清晰的信息结构。

3.留白原则

不要把PPT填充太满，太满了眼睛会累。我们可以尽量删减不必要的语言，以突出重点。通过留白还能形成特殊的美感，如古时的水墨画。

对了，留白不是留出白色，而是留出空间，让PPT中的各个元素可以自由呼吸。

4.降噪原则

如果同一份 PPT里使用了太多种字体，或每页的颜色和版式都不同，其实都是在增加信息噪音，对读者造成干扰。

所以，建议单页PPT的色彩不超过3种，整个 PPT 的字体不超过2种。

5.重复原则

如果每张PPT都是不同的样式，整体看下来就会显得杂乱无章。

所以，可以使用统一的母版让PPT形成统一的风格。

或者，让某种元素（字体、配色、符号等）重复出现。

6.差异原则

一味地重复，会让页面过于单调。

为避免页面上的元素太过相似，可以让重点信息变得不一样，引起读者的注意力。

下面，简单复习一下课本谈到的六大设计原则。

为了提高大家制作PPT的效率，下面推荐一些模版和图片的优质来源，可以先收藏，需要时翻出来看。

№.2模版和图片网站推荐

已阅读

模版网站推荐：

对于PPT样式，Office其实就提供了大量的免费模版，可以在新建PPT的界面搜索并选择。

或者在Office提供的模版下载网址（https://templates.office.com/）和（http://www.officeplus.cn/）选择下载。

图片网站推荐：

1.图片搜索能力

在介绍网站之前，要明确一点：

能不能搜到满意的图，关键是联想能力。

在搜索前，请先根据想要表达的内容，想象可以用怎样的图片配合文字。

例如一份PPT的过渡页，标题是“项目愿景”，可以想象出“大树——生机和团结”“火箭、起跑线——表现项目顺利开展”“时钟——项目的未来”“攀登——奋斗感”等等，然后再去搜图。

2.优质图片网站

图片素材搜索推荐使用网站pexels （https://www.pexels.com/），这里的图片美观大气，且可免费作为商业用途。

另外，再推荐一个高质量图片集合网站（http://librestock.com/），这个网站包含了国外43个免费图片网站的搜索引擎。再也不用一个一个保存图片网站了，这个网站帮你一网打尽。

以上的网站虽然图片质量高，但需要用英文关键词搜索。如果想使用中文的图片搜索网站，推荐全景网（http://quanjing.com/），不过这里的图片作商业用途的话，需付费购买。

最后，给大家推荐一个纯色渐变背景的网址：（www.webgradients.com），这家网站收录将近180个渐变背景，全部可以免费下载，然后用作PPT的背景。

前面提到过“结果倒推法制作PPT”的步骤。

现在，我们补充了最后一个步骤：根据设计原则美化PPT。

下面，我们会放出美化前和美化后的两个版本的PPT。提醒下：同学们可以根据自己的兴趣，选择细读或粗读。

№.3小杨的个人总结PPT（美化前）

下面，是美化前的PPT：

经过6大设计原则设计之后，小杨的PPT发生了不小的变化，让我们看看前后的变化和对比吧。

为了弥补未美化版PPT给大家带来的伤害，下面，放出美化后的PPT。

最后，小杨的个人总结PPT汇报很成功，领导对他赞赏有加。

当然，“冰冻三尺非一日之寒”。建议大家可以多看一些优秀的PPT，培养自己的设计感，再配合严谨的逻辑，相信你也可以做出高质量的PPT！

下面，让我们回顾一下今天的学习内容。

今天信息量比较大，为了让大家更好地记忆和理解，老师特意准备了更详细的内容回顾：

明天，我们将学习职场邮件写作。

这一课的内容极其重要，因为我们学到的不仅仅是如何写邮件。

我们更会学到一个技能：如何在构建逻辑树后，将其写成具体的文字。

Amy说，想分享一个学习心得给大家。最后的时间就交给她咯。

地运用，而非仅仅局限于某些特定的场景。

比如在故事思维里学到的SCQA，在PPT的开头其实也可以用上。举个例子：

所以，可以的话，请大家将学到的方法整理到一张A4纸上（可持续添加），只记下关键词，如逻辑树、SCQA等，然后在工作或学习的过程中，可以不时地瞄一下，看看是否有能用得上的。

这样，才是真正的“学以致用”吧，也能更快地体验到“熟能生巧”。