今天突然收到一则出人意料的消息,让人措手不及。
很早以前做的关于下半年到明年的计划,都被这消息消灭得干干净净,一点用都没有了。亏得心心念念考虑、纠结了那么久,结果却成了这个样子!真真是计划赶不上变化。
事情瞬息万变,那我们还需要做计划吗?
答案是肯定的。
计划虽然有可能受到变化的影响,但是它对于我们完成任务,提高效率都有很大的帮助。计划至少有以下好处:
1.可见性。
当你列出你的计划后,你就知道你有那些事情需要做,或者做到什么程度,便于掌握整件事情的发展。也不会因为事多而忘记重大事情。
2.目标性。
计划也可以说是一种目标。只有当我们目标明确,我们才能指到哪打到哪,会更有条理,更有效率的完成工作。
3.约束性。
当我们列出一张计划时,实际上也是在督促自己完成。当我们看到计划表上的任务时,会不自觉的有一种紧迫感,这种紧迫感会约束我们完成任务。
4.节约时间。
如果没有计划,我们会不停地找要做哪件事情。当你列出计划时,你只要按照轻重缓急依次完成就好,不但节省了时间,还提高了效率。
计划有如此多好处,那么我们如何做计划呢?
1.把要做的事情全部写下来。
用一张纸把必须要做的事情依次列出来,避免遗漏,也便于合理安排时间。
2.分类。
列好清单后,把事情按重要紧急程度分类,着重处理重要紧急和重要不紧急的事情,对于紧急但不重要的事情,平时应注意预防,不然整天处于到处救火状态,还怎么有精力处理重要的事情呢?对于不重要不紧急的事情可以抽空处理,或者交由别人代为处理,甚至可以不处理!
人生的成功在于对重要事情的掌控!
3.写出计划完成的目标。
做目标很经典的一个模型就是SMART原则。他们分别是:
S(Specific)具体明确的。
比如,我今年计划要读100本管理类书籍,100本和管理类都是具体的。不能说我要读更多书,更多是多少呢?50本还是70本?
M(Measurable)可衡量。
比如阅读100本怎样才算读了?要达到什么效果?如果无法衡量,那只是翻一遍也没什么用。其他事也一样,如果无法衡量,只是做了,做得怎么样没有一个标准,这就是不可衡量。可以这样写,读100本管理类书,做好笔记并写书评。
A(Achievable)可达成。
目标不能定得太高,也不能太低,跳起来够得着最好。
太高了感觉遥不可及,太低没有成就感。比如,以前一年最多看100本书,突然定目标今年要看300本,那么自己很可能不久就知难而退,放弃了!
如果今年定目标50本,那么会觉得没有挑战,即使完成也没有成就感。
实际上可以定120--150本是比较合适的,虽然有些难度,但是努力一把还是可以完成的。
R(Relevant)相关性。
比如我读100本管理类的书籍,是为了运用于工作中,提高工作效率。这个目标就和工作相关。如果你生活中完全用不到管理方面的知识,那么,就没有太大效果。目标应该跟你的长短期目标,价值观等相关。
T(Time—Bound)设定期限的。
没有期限的目标跟没目标没太大区别。目标要有截止日期,我们才能量化,才能更好的督促自己去完成,也会更有紧迫感。
4.达成目标的方法。
①时间安排。
首先确保完成事情的时间。没有时间,再好的计划也是空谈。
②把大目标分割成周目标,日目标。
这样,每天,每周需完成的事情一目了然。完成情况也清楚明了。太大的目标容易让人产生挫败感 ,小目标更利于达成。
③设想障碍。
事先考虑一下有可能遇到的困难和挫折,有助于我们提前做好安排和处理措施。即使什么也不做,由于已做了思想准备,也会更容易面对困难和挫折。
5.纠错、调整。
当事情出现变故,或计划偏离我们的目标,那么我们需要及时做出调整,否则只会离目标越来越远。
6.总结检验。
不总结,不检验,就不知道到底完成得怎么样?有哪些需要改进的?每周总结检验,肯定比到了规定时间才总结检验要好。
还是上面的例子,阅读100本书,如果我每周总结,检验进度,发现差距立即想办法解决,那么对于达成计划会更有帮助。如果我到年底总结才发现还有几十本没读,那么也于事无补了。
古人说,凡事预则立,不预则废。当我们有计划、有条理、有期望、有方法、有时间,就能做到心中有谱,遇事不慌,循序渐进,逐步提高。