下午参加了一个集团组织的会议，会议召集人兼主持人是集团的一位中层领导，对此人能力和水平略有耳闻，今日得见，实在不敢恭维。整个程序混乱，主题不明确，冗长拖沓，完全不顾及参会人的体验，明显是因为缺乏会前准备所致，最终很多问题议而不决，不了了之。

会后，我复盘了一下这次会议，并总结这次会议的若干败笔，归纳了一个高效会议应该怎么开，仅供参考。

一、会议前准备

（一）明确会议目标

任何情况下，会议目标是一个会议召开前准备工作的重中之重，它决定了参会人、会议议题以及会议议程。即使是务虚会，也必须提前设定会议目标。没有目标的会议注定是要失败的，不仅浪费参会者的时间，也让会议在召开期间彻底失控。

（二）参会人员的选定

参会人员的选择要根据会议的目标、主题、议程、时间等要素安排确定的。在任何组织中，每个人的时间都是一种稀缺资源，所以选择参会人一定要慎重，不要随便浪费大家的时间。提高会议效率，从确定与会者开始。确定与会者的关键，不是看谁有资格参加，而是要弄清谁有必要参加。确定与会者时，应考虑以下三种类型人参会：

1、责任者：参会者是否对会议所要实现的目标负有主要或直接责任；

2、执行者：参会者是否在会后参与议题的执行；

3、顾问：参会者是否具备专门的知识与经验，有助于议题的深化；

（三）明确会议主题和议程

所有的会议主题和议程都是服务于会议目标的，任何主题的设定以及议程的顺序也都要和会议目标息息相关。议题必须仅仅围绕会议目标展开，凡是与会议目标无关的议题都不要列入会议的议程，不仅浪费时间，还容易分散参会者注意力。此外，在会议议程表中应清楚地确定各项议题所需讨论的时间，以便支持人和参会者对会议有一个良好的把控。

力求开短会，在很短的时间内能集中精力，达到最大效果。普通会议尽量控制在半小时内，重要会议或者专题会议尽量在1小时内，议程较多也不要超过2小时。

（四）提前通知与会人员阅读会议相关资料（涉密会议除外）

为了提高会议效率，无论是会议告知事项，还是需要讨论的事宜，应该在会议召开之前，提前告知与会人员会议相关内容，并要求提前准备自己的意见。

二、会议进程

（一）会议主持人有效控制时间和进程

会议应当设置主持人，这是保障会议顺利进行的重要角色。主持人可以是会议的最高领导，也可以是会议召集人，也可以是召集人指定的专人负责。会议主持人主要履行两项职责：

第一，依据会议议程，严格控制时间。主持人在会议进行中，尽可能避免参会人任意发挥，不能拖延会议时间，导致会议既定目标无法实现。

第二，确保会议按照预先制定的流程进行。主持人在会议过程中要把握会议的走向，特别是务虚会或者是意见征集的会议，要有效控制发言人的内容和观点，避免偏激或跑题。必要时，会议主持人有权终止讨论，可提议另行召开专题会议进行。

（二）确保每项议题形成决议或结论

会议的每项议题都应该形成一个有效结论。这里的有效至少包括如下内容：决议负责人、明确执行方案、可量化的检查标准和截止日期。负责人可以提前指定，或者默认分管该项工作的负责人。比如财务问题，财务部负责人应该是默认的负责人，确认负责人后，由其提出相应的方案、标准和完成时间。

（三）构建严谨、和谐的会议氛围

会议的召开效果往往取决于会议的氛围。我们经常听到的词就是“团结的大会、胜利的大会”，其实团结是一切工作顺利进行的前提，如何保持团结的氛围，是每一个会议召集人要重点考虑和解决的。个人的经验是，在发言过程中一定要多陈述事实，实事求是，避免过多的评价，这样既可以让发言显得严谨、可信，同时又不容易招到质疑和反驳。尽量避免发言人回避事实，过多的虚话套话，尽可能用量化的数据阐述问题，为参会者提供更多的信息量。只有在彼此具有合作意愿的前提下沟通，会议才可能顺利进行。

和谐的会议氛围会让与会者减轻心理压力，提高其思维活跃度，提升发言的质量，同时与会人会更加融入到会议中，更好的配合会议进程，同时其他参会人员产生积极的影响。

（四）保持与会者的专注

无论是何种类型的会议，或者会议中讨论不同的议题，都尽可能地让参会者全神贯注地去听，保持较高的参与度，这样可以让会议的品质更高。一般来说，与会者的参与意识越弱，会议的质量也就越差，甚至会造成负面效应。

三、会议后跟踪

（一）安排专人跟踪会议执行情况

公司应当设有常设机构负责落实会议的决议内容，每次会议召开后，须有专人跟踪这些决议的执行情况，如果发现重大的分歧和变化，及时沟通讨论，发现问题及时解决，避免下次召开会议时，工作推动不力，造成被动。

（二）对决议执行情况进行评估

根据会议形成的决议，每项内容都有一个具体负责人，由该负责人对该项工作的执行结果进行评估，是否达到会议要求的目标，如果差距较大，应该召开专题会议，进一步落实会议决议，形成完整的工作闭环。